Sciences et technologies de l'information et de la communication (STIC)

L'école doctorale

The doctoral school

From 1 January 2020, the internal structure of the ED STIC is modified. The ED STIC is now composed of three scientific poles:

    Pole A: Systems and Control, Robotics, Signals, Images, Communications
    Pole B: Big Data, Knowledge, Learning, Interactions
    Pole C: Programming, Models, Algorithms, Architecture, Networks

The ED website will soon be modified accordingly.

The STIC Doctoral School covers a unique thematic continuum in France in the domain of digital technology and science: control, signal processing, image processing, robotics, networks, telecommunications, data science, machine learning and artificial intelligence, human-machine interactions, programming, algorithmics, languages and architecture.

The STIC DS offers original research projects combing theory and experimentation. These projects cover a wide range of application fields: e-science, aeronautics and space, transportation, autonomous vehicles, security, smart home, internet of things, energy;  e-learning, biotechnology and health, etc.

The STIC DS offers a diverse research environment in renowned research units within the Paris-Saclay University and national resarch organisms.

Moreover, numerous companies host PhD students in their laboratories or R&D departments (on a CIFRE contract or temporary employment contract basis).

The STIC DS operates in a highly dynamic environment and works on innovative and cross-cutting STIC multidisciplinary projects e.g. in Mathematics, Engineering, Mechanics and Materials, Biology, Human and Social Sciences, Movement Sciences, etc.

 

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Thematic fields

The STIC doctoral school is organized in 4 scientific programs called "pôles". These programs are introduced here through key words and a short description.

If you wish to reach the person in charge of a specific pôle, please visit the contact page.


Pôle 1 : Systems & Control, Signal Processing, Images Processing, Robotics

  • systems and control : modelling, identification, analysis, control, estimation, optimization
  • mathematical processing of information, signal and images
  • new generation of innovative and interactive robotic systems: structure, actuation and control
  • signals and systems modelling

Aeronautics and space, transportation systems, energy, biotechnology and life sciences, social and cultural life, public media, security,... all these sectors, and many others, require fundamental research in systems and control theory, information, signal and image processing and robotics and require the development of complex numerical models.

Systems and control theory allows the analysis, understanding and mastership of the dynamic behaviour of complex systems in extremely varied fields. They lead to the design of smart devices that can detect, communicate, evolve and act on the environment, via many controllers and sensors. These systems give rise to various models: multi-physics, multi-scale (w.r.t. time or space), hybrid, discrete events… and allow to predict the behaviour and to better understand and push the limits of achievable performance in the presence of disturbances and modelling uncertainties.

Information, signal and images mathematical processing studies, models and corrects alterations or modifications that affect the transmission of information, which may admit different representations (continuous, discrete, parametric, etc.). These treatments seek to recover the original information or to improve its quality, which often results in solving inverse problems. They also aim to extract structural information and interpret the contents, for example by using pattern recognition, machine learning and artificial intelligence. Specific problems are given by the temporal, spatial or spatio-temporal dependencies of these information flows. Mathematics play a fundamental role, particularly through probability and statistics, numerical analysis, optimization, information theory, variational methods, etc.

Robotics aims to provide sensory, motor and cognitive capacities to artificial systems that can be virtual or physical, and to be created. A robot perceives, acts, decides, learns, in a complex dynamic environment, structured or not, that can be shared with humans and/or other robots. The aim is to design a new generation of innovative robotic systems concerning their structure, actuation and control.

At the confluence of these scientific and application areas, development and exploitation of digital tools in systems generating or processing information is a major issue. It involves building and implementing mathematical models of various nature (deterministic or stochastic, continuous or discrete) for the modelling of signals and systems. Numerous challenges are to be faced: develop techniques and specific mathematical methods, build, validate and analyze efficient algorithms, connect models from different physical domains, of different scales, make them interact as well as with the human who exploits them, integrate the models in decision making, in optimization or inversion processes, going up to implementation within specific software and hardware architectures. The evolution of computing power and automatic optimization/parallelization tools allows to consider a rapid acceleration of the TRLs (Technology Readiness Level) of algorithmic codes designed in laboratories to innovative SMEs and industrial companies.


Pôle (2) : Networks, Information and Communications 

  • Internet architecture and cloud services
  • Network architecture, design, programmability and security
  • Fixed and mobile network implementation, core and edge technologies, terminals,
  • Information and communication theory, metrology, methods and tools for network simulation and operation

The "Networks, Information and Communications" pole covers the whole stack of protocol layers involved in the design and optimization of communications networks, as well as their use towards the development of services.

The research carried out addresses network basics and theories, allowing the establishment of fundamental limits or the elaboration of new algorithms intended to increase the capacity, the efficiency, the security and the overall performance of the communication network. It takes into account the allocation of resources, the architectural, protocol and global constraints and is pursued down to the development of advanced engineering tools  for performance evaluation of networks, their optimization and their deployment.

The pole also addresses the implementation and the physical specificities of sub-systems, core and access networks technologies, including terminals and  the associated signal processing. This concerns all networks, whether they are based on wirelines, on optical fibres and optical devices, on radio and antenna systems, or on their combination.

Software defined networking and the related methods to access and to exploit cloud resources by network devices or by end users are also a major part of pole 2 activities.

Finally, the pole places its scientific vision in the context of the wide and increasing penetration of networks in the private and professional spheres and, as such, is also broadly concerned by the development of services, provided they are inherently based on, and accordingly parameterized by, specific network resources.


Pôle 3 : Big Data, Knowledge, Machine Learning, and  interactions

  • big data and knowledge management, reasoning
  • natural language processing
  • data mining, statistical learning
  • interaction, visualisation and virtual reality 
  • bioinformatic

The pôle ``Data, Knowledge, Machine Learning, and  interactions''  focusses on the scientific issues related to the science of data (Data Science), and to the various modes of communication with a machine, whatever the type of machine or interaction environment. In order to understand, process and use massive data and  knowledge, it is necessary to develop automatic learning methods and symbolic approaches related to artificial intelligence.

The pôle covers most of the topics addressed by the  Datasense working group of the Labex Digicosme . Pôle 2 research activities have a large spectrum of applications, they frequently requires multidisciplinary expertises, for instance in interaction with Mathematics,   with Humanities and Social Sciences.

Scientific key words of the pôle:

  • Big Data, heterogeneous, semi-structured, distributed data: Web, social networks,  sensor data
  • Knowledge: representation, reasoning, logic, and more generally questions related to the artificial intelligence, Semantic Web.
  • Interactions between humans and machines, robots, new objects: virtual and augmented reality, interactive robotics
  • Natural language processing (search and retrieval of information, translation, ...): multimedia (speech, writing, sign language) and multilingual aspects are at the heart of our studies
  • Statistical learning: defines a programming paradigm based on examples and interaction with the environment, as opposed to specification-based programming.

Pôle 4 : Models, Algorithms, Languages and Architecture for Programming:

    Operational research, optimization
    Programming, software engineering, verification
    Algorithmic, formal computation, graphic computing, cryptography
    Architecture, distributed computing and services, high performance computing
    Hardware and software design of computer systems

The "Programming: Models, Algorithms, Languages, Architectures" pôle aims to bring together the sciences of software, from the study of computational models to the efficient execution of programs on various architectures. The study of the models is discrete or continuous: Algorithmic, ie the design of effective methods of resolution; the study of programming languages, their semantics; the design of computer programs, their modularity, testing and verification to ensure safe and secure operation; execution environments as well as the different hardware architectures.

This cluster covers the research activities of Scilex working of the Labex Digicosme. The research in algorithmics and optimization in particular have a large number of applications including applications in the following disciplines: bioinformatics, energy, transport and telecommunication networks.  

Keywords :

  • Logic, algorithmics, combinatorics, formal computation, graphic computing, coding, cryptography
  • Operational research, optimization, game theory, decision support
  • Programming, software engineering, verification, proof, testing, operational safety
  • Distributed architecture, compilation, computing and services, high performance computing
  • Hardware and software design of computer systems, embedded software
Le doctorat


The doctorate

PhD Student Recruiting Process (English presentation)

General Information      Project submition      PhD Application     Competition Specific Rules  

General Information

Warning: This page contains an overview of the ED STIC recrutement process. It contains references to specific pages for practical aspects.

Recruting PhD student follows two differents tracks:

    a competition is organized for recruting PhD student funded by the partner institutions or by  specific funding such as Labex DigiCosme or Digiteo
    individual recrutement related to PhD funding such as AMN, ANR, CIFRE, CSC and others

The recruting process is similar in both cases and consists of the following steps:

    thesis project submition by a supervisor
    approval of the project by the director of the lab
    approval of the project by the doctoral school
    student application on a thesis project
    review and evaluation of the student application by the supervisor
    review and evaluation of the student application by the doctoral school

For the competition and also for others kinds of funding offers, strict deadlines have to be respected. Please visit the  Concours & AAPs web page.

Project submition      

In both cases (competition or individual), the thesis project must be submitted by the supervisor through Adum.

If you wish to submit a PhD project, practical details are provided here.

After checking the adequacy of the PhD project with the cluster scientific domain, the research lab director's opinion is collected as well as that of a member of the cluster committee. After validation, the project is publish for application.

Use the links given by the PhD Thesis Projects  web page to get the relevant list of PhD topics.

PhD Application    

The applicant submits her application on a project using Adum. The application needs to be prepared by a contact with the project supervisor and, in case of a positive answer, by an appointment with him/her.

In order to apply on a project, use the links given by the PhD Thesis Projects  web page to access to the relevant project. At the end of the presentation, you'll find a "apply" icon that you should use for that purpose. The application web page provides details about the contents of the application file

In both cases (competition or individual), an interview is organized. The interview aims to  ensure that the candidate's profile is in line with the project, to evaluate the candidate's motivation for the project and for research in general. The interview provides also the opportunity to inform the applicant about the PhD thesis processes like doctoral education and follow-up.

Competition Specific Rules  

    A student or applicant may apply on at most two projects and should express his/her priority between the two.
    A supervisor can support at most two candidates with the following restrictions :

    at most two candidates as supervisor
    at most two candidates as co-supervisor

An application concerning a project eligible for several fundings accounts for one application.

 

Inscription et réinscription

Inscription et réinscription / Registration

English translation available here

Chaque année, les procédures d'inscription et de réinscription à l'ED STIC commencent à partir de Juillet de l'année A pour l'année universitaire A--(A+1).

Les modalités d'inscription pour l'ED STIC suivent les directives générales. Il est toutefois important de vous référer aux pages ci-dessous pour connaître les documents spécifiques demandés par l'ED STIC.

  • Les doctorants en première inscription de thèse reçoivent les détails pratiques pour s'inscrire dès lors que leur candidature a été acceptée. 
  • Les doctorants en réinscription reçoivent eux-aussi un message personnalisé.

Il est important de ne pas entreprendre le CIRCUIT de SIGNATURES sans y avoir été invité par l'ED STIC afin de ne pas avoir à le refaire en cas dossier incomplet. 

Si  vous êtes doctorant et que vous n'avez pas reçu de message vous invitant à vous inscrire, vous devez  prendre contact avec l'ED STIC, de préférence avec l'assistante du pôle scientifique de rattachement de votre directeur de thèse. Donc, parlez-en avec votre directeur de thèse.

Registration and Registration renewal

For the next academic year, the registration process at ED STIC will start from July.

 

The registration procedure for ED STIC follows the general guideline. It is important to refer to the following web pages for specific documents requested by the ED STIC .

It is important not to undertake the signature process  without having been invited by the ED STIC to do so in order to avoid having to redo it if your registration file is incomplete.

Première Inscription

English translation available here.

Les inscriptions sont possibles du 1er septembre 2019 au 1er juin 2020.

Avant toute inscription en première année, vous devez avoir candidaté à un projet de thèse sous Adum. Si vous n’avez pas fait de candidature, consultez la page recrutement et la page candidature.

Après acceptation de leur candidature, les futurs doctorants reçoivent les détails pratiques pour leur première inscription de thèse.  Si vous n'avez pas reçu ce message électronique, vous devez prendre contact avec l'ED STIC, de préférence avec l'assistante du pôle scientifique de rattachement de votre directeur de thèse. Demandez de l'aide à votre directeur de thèse si besoin.

Comment Compléter votre Dossier d'Inscription Pédagogique lors de la réception du mail vous y invitant ?

  1. Vous avez déjà un compte ADUM. Loguez-vous en accédant à la page d'accueil ADUM.
  2. Mettez votre profil à jour avec soin car celui-ci vous servira tout au long de votre formation doctorale et même au-delà. Rapprochez-vous de votre directeur de thèse ou de l'assistante de pôle (contact) dont vous dépendez lorsque vous avez un doute.
    • Les onglets "Rattachement administratif" et "Financement" seront pré-remplis, sinon une aide vous sera apportée par votre assistante.
    • Certaines rubriques ont été pré-remplies automatiquent lors de la bascule de votre dossier de candidature en fiche d'inscription. Vérifiez les informations et modifiez les si besoin avec l'aide de votre directeur de thèse.
    • Complétez avec soin les rubriques de la convention de formation doctorale (pré-remplie) en utilisant les informations générales.  
  3. Pour les "documents à joindre", allez dans votre espace personnel, dans la partie "Documents administratifs" et consultez la liste des pièces à fournir pour l'inscription pédagogique. Ces pièces doivent être assemblées, dans l'ordre requis, en un seul fichier PDF et télécharger. Attention, pour l'ED STIC,  
    • Pas de pièce spécifique demandée pour la première inscription  (vous venez de faire un dossier de candidature). 
    • Le formulaire d'admission = copie du mail que vous aurez reçu vous invitant à procéder à votre inscription pédagogique.
    • La dérogation au diplôme (si besoin) est à faire remplir par le directeur du pôle dont vous dépendez avec le formulaire ci-joint à pré-remplir.
    • L'attestation de financement est requise sauf pour les financements établissement attribués lors du concours de l'année en cours.
  4. Finalisez votre procédure d'inscription pédagogique en 1ère année de thèse.

Ne pas imprimer l'Autorisation d'inscription en Doctorat ni les autres pièces de votre dossier tant que l'assistante de pôle de l'ED STIC ne vous aura pas invité à le faire. Sinon vous risquez d'avoir à refaire cette étape plusieurs fois si votre dossier n’est pas conforme.

Comment procéder à votre Inscription Administrative une fois votre inscription pédagogique validée ?

Après avoir reçu de l'assistante de pôle un message vous indiquant que votre dossier est complet, imprimez les pièces indiquées dans l'encadré "Documents administratifs" de votre espace personnel ADUM et  faites-les signer.

Pour la charte des thèses, après avoir lu soigneusement le document, signez et faites signer la dernière page.

Les signatures à obtenir sont celles-ci:

  • doctorant(e)
  • directeur de thèse et éventuellement co-directeur ou co-encadrant
  • directeur de l'unité d'accueil
  • directeur de l'école doctorale ou directeur adjoint responsable du pôle auquel vous êtes rattaché.

Etant donné la répartition géographique des signataires, nous vous conseillons de récupérer le maximum de signatures originales (idéalement la vôtre, celle du directeur de thèse et directeur d'unité).

Si vous êtes géographiquement à proximité du secrétariat de pôle,  déposez les pièces à faire signer pour rencontrer votre assistante de pôle qui pourra ainsi répondre à vos questions. Sinon scannez les documents signés et  envoyez-les par mail  au secrétariat de votre pôle.

Lorsque vous aurez obtenu la totalité des documents signés, allez à la scolarité de votre établissement d'inscription (pour l'Université Paris-Sud envoyez un message à scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr pour obtenir un RDV pour votre inscription).


Registrations are open from September 1st, 2019 to June 1st, 2020

The first registration requires that the application process has been completed. If it is not the case please check the recruting page and the PhD application page.

Once the PhD application has been validated, the PhD students receive an electronic mail inviting them to proceed to their registration, pedagogical registration followed by the administrative registration. If you didn't get this mail, please contact the secretary of your pôle (contact). You may get some help from you supervisor too.  

How to Complete your Pédagogical Registration File?

  1. You have an ADUM account. Log in there.
  2. Fill out carefully your profile information. It will be used all along your PhD training. Get some help from your advisor or from the secretary of your pole.
    •  "Administrative attachement" and "Funding" tabs will be pre-filled, otherwise the secretary will provide you with some help.   
    • "Thesis progress" information are pre-filled based on your application. Please read it carefully, modify it if necessary with the help of your supervisor.
    • Use the general guide lines  to complete the  PhD training agreement. It should be pre-filled too.   
  3. For loading your documents, go to the "Administrative documents" directory of your Private Space and check the list of documents to prepare for the pedagogical registration. These documents have to be assembled, in the requested order, in one pdf file and downloaded on Adum.  
  4. Finalize the pedagogical registration process. Warning, for the ED STIC,
    • No specific document is required for the first registration (you just completed an application).
    • The admission form is the copy of the mail inviting you to proceed to your pedagogical registration.  
    • You may need to provide a degree exemption; use the following form that should be completed by the director of your pole.
    • The funding certificate is required with the exception for PhD students who get a financial support from institution via the concours.  
  5. Finalize the pedagogical registration process.

Please do not print the registration form (authorization)  and or other documents unless the secretary of your pole invited you to do so. Otherwise you may have to redo everything several time if your document is incomplete.   

How to proceed to your  Administrative Registration once the pedagogical registration is approved?

Print all documents listed in the "Administrative Documents" repository and have them signed.  

Read carefully the charte des thèses,  sign it (last page) and get it signed  by

  • the supervisor and the co-supervisors 
  • the director of the research unit where you will work
  • vice-director in charge of your pole.

Because of geographical dispersion, we suggest that you get as many original signatures as possible  (ideally yours, those of your PhD supervisor and research unit director).
If you are close to the pole secretary office, please drop your documents there. This is the occasion to meet the secretary who is able to answer your questions. Otherwise, scan the signed documents and send them by mail to the pole secretary.

When all documents are signed, you have to go to the registration office of your registration institution (for Paris-Sud University you must send an email to scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr to get an appointment).

 

Deuxième inscription

Date limite de réinscription : 30 novembre 2019

English translation available here.

L'inscription en deuxième année nécessite que vous rencontriez votre référent. Il est recommandé de préparer les documents suivants avant de rencontrer votre référent :

  1. Rapport d'avancement
  2. Auto Evaluation
  3. Bilan formation qui est le récapitulatif de participation aux formations et formation en cours qui sont accessibles dans votre espace formation

Qui est votre référent ?

Pour connaître votre référent, consultez en fonction du pôle auquel vous êtes rattaché(e), l'un des fichiers ci-dessous. Consultez si besoin la page suivi doctorat. Attention, au 22 août 2019 certains doctorants d'Inria n'ont pas encore de référent attribué, cela sera fait dans quelques semaines. Si vous ne travaillez pas à Inria et qu'aucun référent ne vous a été attribué, prenez contact avec l'assistante de votre pôle.

Comment Compléter votre Dossier d'Inscription Pédagogique ?

  1. Vous avez déjà un compte ADUM. Loguez-vous en accédant à la page d'accueil d'ADUM
  2. Mettez votre profil et la convention de formation doctorale à jour si nécessaire.  
  3. Pour les "documents à joindre", retournez dans l'espace personnel, dans la zone "Documents administratifs" et consultez la liste des pièces à fournir pour l'inscription pédagogique. Ce sont ces pièces que vous devrez assembler, dans l'ordre requis, en un seul fichier PDF et télécharger. Pour l'ED STIC, les pièces spécifiques demandées sont : 1) rapport d'avancement, 2) auto évaluation, 3) bilan formation  et 4) l'attestation d'interview avec votre référent qui est le mail envoyé par votre référent au directeur de pôle et dont vous serez en copie.
  4. Finalisez votre procédure d'inscription pédagogique.

Ne pas imprimer  l'autorisation d'inscription en Doctorat ni les autres pièces du dossier tant que l'assistante de pôle de l'ED STIC ne vous aura pas invité à le faire. Sinon vous risquez d'avoir à refaire cette étape plusieurs fois.

Comment procéder à votre Inscription Administrative une fois votre inscription pédagogique validée ?

Après avoir reçu de l'assistante de pôle un message vous indiquant que votre dossier est complet, imprimez les pièces indiquées dans l'encadré "Documents administratifs" de votre espace personnel ADUM et faites-les signer.

Etant donné la répartition géographique des signataires, nous vous conseillons de récupérer le maximum de signatures originales (idéalement la vôtre, celle du directeur de thèse et directeur d'unité).

Si vous êtes géographiquement à proximité du secrétariat de pôle, déposez les pièces à faire signer pour rencontrer votre assistante de pôle qui pourra ainsi répondre à vos questions. Sinon scannez les documents signés et envoyez-les par mail au secrétariat de votre pôle.

Lorsque vous aurez obtenu la totalité des documents signés, allez à la scolarité de votre établissement d'inscription (pour l'Université Paris-Sud envoyez un message à scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr pour obtenir un RDV pour votre réinscription).


Deadline for registration : November 30, 2019

The second PhD registration requires that you have met your referent for an interview. 

  1. Progress report
  2. Self-Evaluation 
  3. Training assessment that you get in the "Training" directory of your private space, from the items "Statement of the undergone training modules" and "Training module".

Who is your referent ?

To know who is your referent, please check the files below following your pole.  If needed go back to the PhD follow-up page. Attention, on 22 August 2019 some doctoral students from Inria have not yet been assigned a referent, this will be done in a few weeks. If you do not work at Inria and no referent name is given for you, contact the assistant of your pôle.

How to Complete your Pedagogical Registration File?

  1. You have an ADUM account. Log in there.
  2. Update your profile and PhD training ageement if necessary with the help of your supervisor.
  3. For loading your documents, go to the "Administrative documents" directory of your private space and check the list of documents to prepare for the pedagogical registration. These documents have to be assembled, in the requested order, in one pdf file and downloaded on Adum. Specific documents required by the ED STIC are: 1) progress report, 2) self-Evaluation, 3) training assessment  4)  the mail providing the evidence that you have met your referent (this mail is sent by the referent to the pole manager and you will receive a copy). 
  4. Finalize the pedagogical registration process.

Please do not print the registration form (authorization)  or other documents unless the secretary of your pole invited you to do so. Otherwise you may have to redo everything several time.   

How to proceed to your   Administrative Registration once the pedagogical registration is approved?

Print all documents listed in the "Administrative Documents" repository and have them signed.  

Because of geographical dispersion, we suggest that you get as many original signatures as possible  (ideally yours, those of your PhD supervisor and research unit director).
If you are close to the pole secretary office, please drop your documents there. This is the occasion to meet the secretary who is able to answer your questions. Otherwise, scan the signed documents and send them by mail to the pole secretary.

When all documents are signed, you have to go to the registration office of your registration institution (for Paris-Sud University you must send an email to scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr to get an appointment).

Troisième inscription

Date limite de réinscription : 30 novembre 2019

English translation is available here.

L'inscription en troisième année nécessite d'avoir effectué votre suivi à mi parcours. Si ce n'est pas le cas, il faut le signaler à la direction et à l'assistante de votre pôle (contact) car vous aurez un entretien à passer avec votre référent. Si vous le souhaitez, vous pouvez contacter votre référent (celui que vous avez rencontré l'an dernier) pour un entretien. Vous devez préparer les documents suivants :

  1. Rapport d'avancement
  2. Auto évaluation
  3. Bilan formation qui est le récapitulatif de participation aux formations et formation en cours qui sont accessibles dans votre espace personnel, rubrique formation.
  4. Rapport de suivi à mi-parcours qui vous aura été transmis par la direction du pôle ou rapport d'entretien avec le référent. 

 Comment Compléter votre Dossier d'Inscription Pédagogique ?

  1. Vous avez déjà un compte ADUM. Loguez-vous en accédant à la page d'accueil d'ADUM
  2. Mettez votre profil et la convention de formation doctorale à jour si nécessaire avec l'aide de votre directeur de thèse.   
  3. Pour les "documents à joindre", retournez dans l'espace personnel, dans la zone "Documents administratifs" et consultez la liste des pièces à fournir pour l'inscription pédagogique. Ce sont ces pièces que vous devrez assembler dans l'ordre requis en un seul fichier PDF et télécharger. Pour l'ED STIC, les pièces spécifiques demandées sont listées en préambule: 1) rapport d'avancement, 2) auto évaluation, 3) Bilan formation, 4) rapport de suivi à mi-parcours
  4. Finalisez votre procédure d'inscription pédagogique.

Ne pas imprimer  l'Autorisation d'inscription en Doctorat ni les autres pièces du dossier tant que l'assistante de pôle de l'ED STIC ne vous aura pas invité à le faire. Sinon vous risquez d'avoir à refaire cette étape plusieurs fois.

Comment procéder à votre Inscription Administrative une fois votre inscription pédagogique validée ?

Après avoir reçu de l'assistante de pôle un message vous indiquant que votre dossier est complet, imprimez les pièces indiquées dans l'encadré "Documents administratifs" de votre espace personnel ADUM et faites-les signer.

Etant donné la répartition géographique des signataires, nous vous conseillons de récupérer le maximum de signatures originales (idéalement la vôtre, celle du directeur de thèse et directeur d'unité).

Si vous êtes géographiquement à proximité du secrétariat de pôle, déposez les pièces à faire signer pour rencontrer votre assistante de pôle qui pourra ainsi répondre à vos questions. Sinon scannez les documents signés et envoyez-les par mail au secrétariat de votre pôle.

Lorsque vous aurez obtenu la totalité des documents signés, allez à la scolarité de votre établissement d'inscription (pour l'Université Paris-Sud envoyez un message à scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr pour obtenir un RDV pour votre réinscription).


Deadline for registration : November 30, 2019 

The third PhD registration requires that you have proceeded to your mid-term follow-up. If it is not the case, please contact the manager of your pole and its secretary (contact); you will be called for an interview with your referent.  In any case, if you like, you can get in touch with your referent (the one you met last year) in order to meet him. You must prepare the following documents: 

  1. Progress report Avancement 
  2. Self evaluation
  3. Training assessment that you get in the "Training" directory of your private space, from the items "Statement of the undergone training modules" and "Training module".
  4. Mid-term follow-up report which has been send to you by the pole director or her secretary, or interview report. 

How to Complete your Pedagogical Registration File?

  1. You have an ADUM account. Log in there.
  2. Update your profile and the PhD training agreement if necessary with the help of your supervisor.  
  3. For loading your documents, go to the "Administrative documents" directory (private space) and check the list of documents to prepare for the pedagogical registration. These documents have to be assembled, in the requested order, in one pdf file and downloaded on Adum. Specific documents required by the ED STIC are: 1) progress report Avancement, 2) self evaluation, 3) Training assessment, and 4) mid-term follow-up report
  4. Finalize the pedagogical registration process.

Please do not print the registration form (authorization)  or other documents unless the secretary of your pole invited you to do so. Otherwise you may have to redo everything several time.   

How to proceed to your   Administrative Registration once the pedagogical registration is approved?

Print all documents listed in the "Administrative Documents" repository and have them signed.  

Because of geographical dispersion, we suggest that you get as many original signatures as possible  (ideally yours, those of your PhD supervisor and research unit director).
If you are close to the pole secretary office, please drop your documents there. This is the occasion to meet the secretary who is able to answer your questions. Otherwise, scan the signed documents and send them by mail to the pole secretary.

When all documents are signed, you have to go to the registration office of your registration institution (for Paris-Sud University you must send an email to scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr to get an appointment).

Quatrième inscription

English translation available here

Date limite de réinscription : 30 novembre 2019

L'inscription en quatrième année nécessite des documents spécifiques différents suivant l'état d'avancement de votre thèse :

** Vous soutenez avant le 31 décembre de l'année en cours : vous ne devez pas vous réinscrire (nouvelle procédure mise en place en septembre 2019). L'ED vérifiera que tous les documents pour votre soutenance sont prêts. Il faudra effectuer votre 1er dépôt sur ADUM (la version du manuscrit envoyé aux rapporteurs).

Voir : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/pieces-a-fournir-pour-une-insc...

** Vous soutenez après le 31 décembre de l'année en cours, alors vous devez préparer les documents suivants :

  1. Dérogation_durée_de la thèse (qui inclut un rapport d'avancement) et
  2. Rapport d'entretien de réinscription (vous serez convoqué(e) à un entretien par la direction du pôle auquel vous êtes rattaché(e)).
  3. Auto évaluation
  4. Bilan formation qui est le récapitulatif de participation aux formations et formation en cours qui sont accessibles dans votre espace personnel, rubrique formation.
  5. Attestation de financement

La fin de la thèse doit être obligatoirement financée et un justificatif vous est demandé (joindre au pdf absolument).

 Comment Compléter votre Dossier d'Inscription Pédagogique ?

  1. Vous avez déjà un compte ADUM. Loguez-vous en accédant à la page d'accueil d'ADUM
  2. Mettez votre profil à jour si nécessaire et si vous ne soutenez pas avant le 31 décembre utilisez les instructions générales pour remplir la convention de formation doctorale. Cette convention est pré-remplie.  
  3. Pour les "documents à joindre", retournez dans l'espace personnel, dans la zone "Documents administratifs" et consultez la liste des pièces à fournir pour l'inscription pédagogique. Ces pièces doivent être assemblées, dans l'ordre requis, en un seul fichier PDF qui sera téléchargé. Les 5 pièces spécifiques demandées par l'ED STIC sont celles indiquées en préambule suivant votre situation.
  4. Finalisez votre procédure d'inscription pédagogique

ATTENTION, ne pas imprimer l'Autorisation d'inscription en Doctorat ni les autres pièces du dossier tant que l'assistante de pôle de l'ED STIC ne vous aura pas invité à le faire. Sinon vous risquez d'avoir à refaire cette étape plusieurs fois.

Comment procéder à votre Inscription Administrative une fois votre inscription pédagogique validée ?

Imprimez les pièces indiquées dans l'encadré "Documents administratifs" de votre espace personnel ADUM et faites-les signer.

Etant donné la répartition géographique des signataires, nous vous conseillons de récupérer le maximum de signatures originales (idéalement la vôtre, celle du directeur de thèse et directeur d'unité).
Si vous êtes géographiquement à proximité du secrétariat de pôle, déposez les pièces à faire signer pour rencontrer votre assistante de pôle qui pourra ainsi répondre à vos questions. Sinon scannez les documents signés et envoyez-les par mail au secrétariat de votre pôle.

Lorsque vous aurez obtenu la totalité des documents signés, allez à la scolarité de votre établissement d'inscription (pour l'Université Paris-Sud envoyez un message à scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr pour obtenir un RDV pour votre réinscription).

 

 

 

Deadline for registration : November 30, 2019

The fourth Registration requires different specific documents following the progress of your thesis :

** You plan to defend your PhD before December 31st of the current year : you do not have to register (new procedure since September, 2019). The doctoral school will check that all your documents for the defense are completed. You must make your first deposit of your manuscript on ADUM (the same version sent to the reviewers).

see: https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/pieces-a-fournir-pour-une-insc...

** You plan to defend your PhD after December 31st of the current year, you must prepare the following documents:

  1. Exemption related to PhD Duration (includes progress report)
  2. Registration renewal interview report (you will be called by for interview by the director of your scientific pole).
  3. Self evaluation
  4. Training assessment that you get in the "Training" directory of your private space, from the items "Statement of the undergone training modules" and "Training module".
  5. Proof of funding

The end of the PhD requires to be supported by some funding and a proof is required (to add to the pdf file).

How to Complete your Pedagogical Registration File?

  1. You have an ADUM account. Log in there.
  2. Update your profile if necessary, if your defense is planned after December 31st, use the general guide lines  to complete the PhD training agreement. It should be pre-filled.  
  3. For loading your documents, go to the "Administrative documents" directory of your Private Space and check the list of documents to prepare for the pedagogical registration. These documents have to be assembled in one pdf file and downloaded on Adum. Specific documents required by the ED STIC are those listed at the beginning of this page.  
  4. Finalize the pedagogical registration process.

Warning : please do not print the registration form (authorization) or other documents unless the secretary of your pole invited you to do so. Otherwise you may have to redo everything several times.   

How to proceed to your   Administrative Registration once the pedagogical registration is approved?

Print all documents listed in the "Administrative Documents" repository and have them signed.  

Because of geographical dispersion, we suggest that you get as many original signatures as possible  (ideally yours, those of your PhD supervisor and research unit director).
If you are close to the pole secretary office, please drop your documents there. This is the occasion to meet the secretary who is able to answer your questions. Otherwise, scan the signed documents and send them by mail to the pole secretary.

When all documents are signed, you have to go to the registration office of your registration institution (for Paris-Sud University you must send an email to scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr to get an appointment).

Autres inscriptions

English translation available here

Date limite de réinscription: 30 novembre 2019

L'inscription au-delà  de la quatrième année n'est pas autorisée. Elle peut être effectuée à titre exceptionnel et nécessite les démarches ci-dessous : 

** Vous soutenez avant le 31 décembre de l'année en cours : vous ne devez pas vous réinscrire (nouvelle procédure mise en place en septembre 2019). L'ED vérifiera que tous les documents pour votre soutenance sont prêts. Il faudra effectuer votre 1er dépôt sur ADUM (la version du manuscrit envoyé aux rapporteurs).

Voir : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/pieces-a-fournir-pour-une-insc...

** Vous soutenez après le 31 décembre de l'année en cours, alors vous devez préparer les documents suivants :

  1. dérogation à la durée de la thèse 
  2. Rapport d'entretien de réinscription   (vous serez convoqué(e) à un entretien par la direction du pôle auquel vous êtes rattaché(e)).
  3. Auto évaluation 
  4. Bilan formation qui est le récapitulatif de participation aux formations et formation en cours qui sont accessibles dans votre espace personnel, rubrique formation.

La fin de la thèse doit être obligatoirement financée et un justificatif vous sera demandé.

 Comment Compléter votre Dossier d'Inscription Pédagogique ?

  1. Vous avez déjà un compte ADUM. Loguez-vous en accédant à la page d'accueil d'ADUM
  2. Mettez votre profil à jour si nécessaire et si vous ne soutenez pas avant le 31 décembre utilisez les instructions générales pour remplir la convention de formation doctorale. Cette convention est pré-remplie.   
  3. Pour les "documents à joindre", retournez dans l'espace personnel, dans la zone "Documents administratifs" et consultez la liste des pièces à fournir pour l'inscription pédagogique. Ce sont ces pièces que vous devrez assembler en un seul fichier PDF et télécharger. Les pièces spécifiques demandées par l'ED STIC sont celles indiquées en préambule suivant votre situation.
  4. Finalisez votre procédure d'inscription pédagogique

ATTENTION, ne pas imprimer  l'Autorisation d'inscription en Doctorat ni les autres pièces du dossier tant que l'assistante de pôle de l'ED STIC ne vous aura pas invité à le faire. Sinon vous risquez d'avoir à refaire cette étape plusieurs fois.

Comment procéder à votre Inscription Administrative une fois votre inscription pédagogique validée ?

Imprimez les pièces indiquées dans l'encadré "Documents administratifs" de votre espace personnel ADUM et faites-les signer.

Etant donné la répartition géographique des signataires, nous vous conseillons de récupérer le maximum de signatures originales (idéalement la vôtre, celle du directeur de thèse et directeur d'unité).
Si vous êtes géographiquement à proximité du secrétariat de pôle, déposez les pièces à faire signer pour rencontrer votre assistante de pôle qui pourra ainsi répondre à vos questions. Sinon scannez les documents signés et envoyez-les par mail au secrétariat de votre pôle.

Lorsque vous aurez obtenu la totalité des documents signés, allez à la scolarité de votre établissement d'inscription (pour l'Université Paris-Sud envoyez un message à scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr pour obtenir un RDV pour votre réinscription).

Deadline for registration : November 30, 2019    

The Registration beyond the fourth year  is normally not allowed. It requires to go through a specific process explained below.

** You plan to defend your PhD before December 31st of the current year: you do not have to register (new procedure since September, 2019). The doctoral school will check that all your documents for the defense are completed. You must make your first deposit of your manuscript on ADUM (the same version sent to the reviewers).

see: https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/pieces-a-fournir-pour-une-insc...

** You plan to defend your PhD after December 31st of the current year, you must prepare the following documents:

  1. Exemption related to PhD duration 
  2. Registration renewal interview report  (you will be called by the for interview by the director of your pole).
  3. Self evaluation 
  4. Training assessment that you get in the "Training" directory of your private space, from the items "Statement of the undergone training modules" and "Training module".

The end of the PhD requires to be supported by some funding and a proof is required.

How to Complete your Pedagogical Registration File?

  1. You have an ADUM account. Log in there.
  2. Update your profile if necessary and if your defense is not planned before December 31st use the general guide lines  to complete the  PhD training agreement. It should be pre-filled.  
  3. For loading your documents, go to the "Administrative documents" directory of your Private Space and check the list of documents to prepare for the pedagogical registration. These documents have to be assembled in one pdf file and downloaded on Adum. Specific documents required by the ED STIC are those listed at the beginning of this page.  
  4. Finalize the pedagogical registration process.

Warning : please do not print the registration form (authorization)  or other documents unless the secretary of your pole invited you to do so. Otherwise you may have to redo everything several time.   

How to proceed to your  Administrative Registration once the pedogogical registration is approved?

Print all documents listed in the "Administrative Documents" repository and have them signed.  

Because of geographical dispersion, we suggest that you get as many original signatures as possible  (ideally yours, those of your PhD supervisor and research unit director).
If you are close to the pole secretary office, please drop your documents there. This is the occasion to meet the secretary who is able to answer your questions. Otherwise, scan the signed documents and send them by mail to the pole secretary.

When all documents are signed, you have to go to the registration office of your registration institution (for Paris-Sud University you must send an email to scolarite-doctorat.sciences@u-psud.fr to get an appointment).

Déroulement du doctorat

Doctorat / PHD

PhD organization


Le projet doctoral est articulé autour de

  • une formation à la recherche  assurée par le directeur de thèse et son unité de recherche,  
  • une formation scientifique complémentaire proche du champ disciplinaire de la thèse, 
  • une formation professionnelle dédiée au futur professionnel du docteur

Ces formations sont orchestrées par l'ED STIC (voir formation) avec le soutien du collège doctoral de l'Université Paris Saclay. L'ED STIC assure en particulier le suivi des doctorants (voir suivi) pour les guider dans leur choix et l'aboutissement de leur projet professionnel.

 


The PhD project is composed of

  • a high level research training supervised by the thesis advisor and conducted in an academic or private research laboratory/team, 
  • a complementary scientific training on topics close to the thesis area,
  • a professional training focussing on preparing the doctor professional carrier.

The PhD organization is orchestrated by the  STIC DS (see training) with the support of the University Paris Saclay doctoral college. The STIC DS in particular supports the PhD student follow-up process  (see PhD Follow-Up) to guide them in their choices and the realisation of their career plans.

Suivi du doctorant

L’objectif du suivi est de faire le point sur l’avancement du projet de thèse du doctorant, de donner au doctorant l’occasion de présenter ses travaux publiquement même à un stade d’avancement précoce, d'apporter au doctorant un regard extérieur sur son travail, complémentaire à ceux de ses encadrants et de son équipe d’accueil, d'accompagner le doctorant dans la construction de son projet professionnel. Le suivi a aussi pour objectif de détecter le plus tôt possible d’éventuelles difficultés liées à la thèse ou à des contraintes externes afin de proposer des pistes de résolution (besoin de formation complémentaire, redéfinition du sujet de thèse, modalités d’encadrement ...) et de ne pas mettre en danger le projet initial du doctorant.

Trois types de suivi sont proposés.

Le comité de suivi du doctorant est composé :

  • du référent du doctorant ayant effectué le suivi en fin de première année
  • le comité de suivi mi-parcours pour la deuxième année
  • le responsable du pôle du doctorant.

Le  suivi annuel est lié à la réinscription qui offre naturellement l'occasion de faire le point. L'objectif du suivi annuel est d'évaluer l'avancement des travaux, les conditions et l'environnement de travail, les difficultés rencontrées par le doctorant ou les encadrants. 

Que doit faire le doctorant ?

  • Rédiger / Mettre à jour
  1. un rapport d'avancement,
  2. un plan de travail pour l'année à venir,
  3. bilan et plan de formation 

Ces  documents seront présentés et discutés avec le directeur de thèse et co-encadrant(s) qui les signent ainsi que le doctorant.

  • Répondre au questionnaire d'auto-évaluation 
  • Rencontrer son référent pour un entretien lors de la réinscription en 2ème année. Pour la réinscription en 3ème année, le rapport du suivi mi-parcours devra être fourni. Pour une réinscription en 4ème année un entretien spécifique est organisé par le pôle.

Qui est le référent ?

Le référent est un enseignant-chercheur (maître de conférence ou professeur) ou chercheur volontaire pour suivre quelques doctorants. Il est géographiquement proche des doctorants qu'il suit mais ne travaille pas dans la même équipe de recherche. Les compétences scientifiques du référent n'ont aucun besoin d'être corrélées au sujet de thèse du doctorant qu'il suit.

Que fait le référent ?  voir guide

Le référent assure une écoute du doctorant, répond à des questions générales concernant le déroulement global de sa thèse, l’avancement des travaux, mais aussi la formation, les missions hors recherche, l’encadrement, son projet professionnel.

Le référent est un relais entre le doctorant et l’école doctorale et en particulier guide, si besoin est, le doctorant vers d’autres interlocuteurs (l’assistante de pôle, le directeur de pôle, les représentants des doctorants, … ou simplement le site web de l’ED). Le référent doit encourager le doctorant à s’adresser/utiliser les ressources de son environnement et à ne pas rester sans réponse à des questions qu’il n’a pas osé poser. Le référent lui-même ne doit pas se sentir dans l’obligation de répondre à toutes les questions.

Si un problème est identifié,  le référent transmet un message au directeur de pôle du doctorant. Ce message se limite à transmettre le type de problème (avancement, encadrement, santé, personnel, etc). Le directeur de pôle prend alors le relais.

Le référent assure une écoute neutre vis-à-vis du doctorant, de l’encadrement du doctorant et du fonctionnement de l’ED : le référent n’est pas là pour aider le doctorant dans ses démarches administratives (il peut juste le diriger vers l’équipe de direction de l’ED et les assistantes d’ED) ; le référent n’a pas à répondre à des questions scientifiques ayant trait au sujet de la thèse ; le référent ne doit en aucun cas répondre à d’éventuelles questions du directeur de thèse ni des encadrants concernant le déroulement de l’entretien; le référent ne doit pas porter d’avis sur l’encadrement du doctorant.

Le doctorant doit pouvoir solliciter une entrevue avec son référent, hors de la période obligatoire en vue de la réinscription en 2nd  année, dans la mesure des disponibilités de celui-ci.

Quel retour est effectué par le référent vers l’ED ?

Après l'entretien avec un doctorant, le référent envoie un message au directeur de pôle et à son assistante avec un contenu très simple indiquant le jour de l’entrevue avec le doctorant et si un entretien plus approfondi/formel doit être organisé par l’ED. Quand le doctorant l’exprime, le référent fait remonter à l’ED certaines remarques/suggestions. Le doctorant est en copie du message.


Le suivi approfondi à mi-parcours permet de faire le point sur l'avancement des travaux scientifiques du doctorant, sa prise en main du sujet, les perspectives du projet de recherche et sa finalisation. Il permet également de vérifier que les formations suivies par le doctorant sont cohérentes avec son projet en cours et ses choix professionnels. L’ensemble des activités du doctorant est considéré, y compris les activités de type missions hors recherche (enseignement, valorisation, ...).

Quand doit avoir lieu le suivi à mi-parcours ?

L’évaluation à mi-parcours a lieu entre le 16ème et le 20ème mois de la thèse par le pôle du doctorant. Il est de la responsabilité du doctorant et de son directeur de thèse de planifier et d'organiser cette évaluation en concertation avec le dircteur de pôle.

Que doit faire le doctorant ?

  • Rédiger un rapport d'activités (5 à 10 pages) décrivant le sujet de thèse et les résultats obtenus, l'avancement et les perspectives de ses travaux de recherche. Ce rapport peut reprendre en partie un article soumis ou publié.
  • Rédiger un CV permettant d'avoir une vision globale des activités du doctorant  (missions hors recherche, séjours hors de l’équipe d’accueil du doctorant, les publications, les articles soumis ou en préparation, les logiciels/prototypes ou expérimentations déployées ou en cours).
  • Le CV doit inclure la liste des formations suivies et validées avec leur volume horaire ainsi que celles planifiées. La liste doit être organisée en deux catégories : (1) ouverture scentifique (2) formations transverses.
  • Présenter oralement ses activités devant un comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant ; le comité a ensuite un entretien avec le doctorant seul suivi d’un entretien avec le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).

Tous les documents ci-dessus doivent être transmis :

  • à qui ? aux membres du comité d'évaluation avec en copie le directeur de pôle et l'assistante de pôle
  • quand ?  au minimum 2 semaines avant la présentation orale
  • comment ? par e-mail  intitulé "Suivi Miparcours <nom_doctorant>"
  • quoi ? les documents ci-dessus assenblés en un seul fichier pdf nommé <nom_doctorant_miparcours>;  et le fichier word  dont l'entête (champs administratifs) aura été préalablement remplie par le doctorant et renommé <nom_doctorant_miparcours_rapport>

Le comité d’évaluation est constitué, sous la responsabilité du pôle de rattachement du doctorant. Il comprend au minimum deux membres : 

  • un EC ou chercheur membre du comité de pôle du doctorant, extérieur à l’équipe d’accueil du doctorant et à celle de son co-encadrant, de préférence membre de l'UPsay.
  • un EC ou chercheur expert dans le domaine de recherche du doctorant, extérieur à l'établissement du doctorant et des encadrants, de préférence extérieur à l’Université Paris-Saclay. Cet expert pourra, par exemple, être un des rapporteurs pressentis pour la thèse, et dans ce cas il devra être extérieur à l’Université Paris-Saclay.

Important :

  • Dans le même esprit que pour le choix des rapporteurs de la thèse et afin d'assurer une neutralité de l'évaluation, les membres du comité d'évaluation ne doivent pas entretenir de collaborations ni avec le directeur de thèse et ni avec le co-encadrant.  
  • Ni le directeur de thèse ni le co-encadrant ne font partie du comité d'évaluation.

Comment constituer le comité d'évaluation ?

  • le directeur de thèse propose les membres du comité d'évaluation au directeur de pôle et s'appuie sur ce dernier si nécessaire pour le choix du membre du comité de pôle,
  • le doctorant est en copie de la proposition et peut interagir avec le directeur de pôle.

La réunion du comité d’évaluation comprend plusieurs étapes

  • présentation orale des activités du doctorant devant le comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant (20 à 25 mn),
  • questions du comité d’évaluation sur les éléments présentés lors de l'exposé, en présence du directeur de thèse sans intervention de celui-ci (10-15mn),
  • entretien du comité d'évaluation avec le doctorant seul,
  • entretien du comité le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).
  • délibération du comité pour préparer le  rapport.

Résultat du mi-parcours / envoi du rapport

A l’issue de l’évaluation à mi-parcours, le comité d’évaluation rédige un rapport dans lequel il propose si il le souhaite et si nécessaire des suggestions pour l’évolution des travaux, les formations, etc. Un avis doit être donné sur la date prévisionnelle de la soutenance.

Ce rapport est envoyé au directeur du pôle et à son assistante (voir contact) qui se chargeront de le transmettre au doctorant et aux encadrants dans les 15 jours qui suivent la réunion du comité. Ce rapport sera exigé pour la réinscription.

Important : Le rapport n'est envoyé par le comité ni au directeur de thèse ni au co-encadrant, ni au doctorant. 

 


Un suivi spécifique est proposé lorsque le doctorant rencontre des difficultés ou se pose des questions qui ne peuvent être traitées avec ses encadrants ou son entourage proche. Les doctorants sont chaleureusement encouragés à demander un entretien  soit avec leur référent,  soit avec  le directeur de pôle, soit avec la directrice de l'ED ou encore avec les représentants des doctorants.  

Si nécessaire, en cas de conflit ou divergence, une série d’entretiens (médiation) est organisée avec le doctorant seul, avec le directeur de thèse et encadrant seuls, en présence des deux si nécessaire afin de proposer une solution et d’en vérifier la pertinence. L’école doctorale s’appuie si besoin sur les services spécialisés des établissements.  Cette démarche de médiation suit les recommandations du texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral.  Si cette médiation n’aboutit pas, l’école doctorale met en place une commission de conciliation qui a pour mission d’élaborer des solutions et de formuler des recommandations comme décrit dans le texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral.


PhD follow up / Tutoring

The purpose of tutoring is to assess the progress of the doctoral thesis project, to give the PhD student the opportunity to present his/her work publicly even at an early stage, to provide an outside view on his/her work, complementary to those of his/her supervisors and his home team, and to accompany the PhD student in the construction of his/her professional project. The tutoring also aims to detect as early as possible any difficulties related to the thesis or due to external constraints in order to propose some thoughts on appropriate options (additional training needs, redefinition of the thesis, supervision arrangements .. .) and avoid to endanger the original project of the doctoral student.

Three types of follow up processes are run. 

The follow-up committee is composed of :

  • the référent/tutor who meets the PhD student at the end of the first year
  • the mid-term committee, the second year
  • the head of the pôle 

The annual follow-up process is linked with the registration renewel which provides a natural opportunity to evaluate the thesis progress. The aim of the annual follow up process is to assess the progress of work,  the working environment, the difficulties encountered by the student or supervisors.

What should the PhD Student do? 

  • Write / Update 
  1. a progress report,
  2. a work plan for the coming year,
  3. Individual Training Plan (see Training)

These documents are presented to and discussed with the thesis supervisor and co-supervisor (s) who sign them as well as the doctoral student.

  • Fill out the self-assessment questionnaire.
  • When re-enrolling in 2nd year, the PhD student meets her/his referent for an interview. For re-registration in 3rd year, the report of the mid-term follow-up should be provided. For a re-registration in the 4th year, a specific interview is organized by the pole management.

Who is the referent fellow?

The referent fellow is a research professor or researcher who volunteered to serve as a tutor of some doctoral students. He/she is geographically close to the student doctoral but does not work in the same research team. The scientific expertise of the referent has no need to be correlated to the thesis project.

What is the referent role ?  see guide

The referent  listens to the doctoral student, answers general questions concerning the overall progress of his thesis, the progress of the work, but also training, activities besides research like teaching, supervision, professional project.

The referent is a relay between the doctoral student and the doctoral school and, in particular, guides the doctoral student towards other interlocutors (the pole secretary, the pole director, the doctoral students' representatives, ... or simply the ED website). The referent must encourage the doctoral student to address/use the resources of his environment and not to remain with unanswered questions, some he has not dared to ask. The referent himself should not feel obliged to answer all the questions.

If a problem is identified, the referent sends a message to the pole director. This message is limited to conveying the type of problem (advancement, coaching, health, personnel, etc). The pole manager then takes over.

The referent ensures a neutral listening to the doctoral student, the supervision of the doctoral student and the functioning of the ED: the referent is not there to help the doctoral student in his administrative procedures (he can just direct him towards the ED management team and the ED assistants); the referent does not have to answer scientific questions related to the topic of the thesis; the referent must under no circumstances answer any questions from the supervisors concerning the conduct of the interview; the referent must not advise on the supervision of the doctoral student.

The PhD Student must be able to solicit an interview with her/his referent, outside the mandatory period of re-registration in the 2nd year, to the extent of the referent's availability.

Outcome  of the interview done by the referent

After the interview with a doctoral student, the referent sends a message to the pole manager and her/his assistant with a very simple content indicating the day of the interview  and if a more formal meeting is expected with the ED management team. On request of the PhD student, the referent forward certain comments / suggestions feedback to the ED. The doctoral student receives a copy of the message. The message should not be sent to the supervisors.


The in-depth/mid-term process or  midterm evaluation assess the progress of the  scientific work, his/her good level of understanding of the subject, the prospects of the research project and its finalization. It also verifies that the training undertaken by the doctoral student is relevant with respect to the current research project and to his/her future career choices. All PhD student activities are considered, including non-research activities (teaching, valuation, etc).  

When does the mid-term evaluation take place ?

The mid-term evaluation takes palce between the 16th and the 20th month of the PhD preparation. Its organization is initiated by the PhD student and his/her PhD supervisor. It is supervised by the head of the cluster.

What should the PhD Student do? 

  • Write a paper (5-10 pages) describing the thesis topic and the results achieved, the work in progress and the future work. This document may be based on a submitted or published article.
  • Write a CV to provide a  broad overview of the doctoral activities (non-research activities, mobility, publications including articles submitted or in preparation, software / prototypes / experiments deployed or in progress).
  • The CV has to include the list of validated training with hourly amount together with those that are planned. This list should be organized in two parts: (1) scientific training, (2) professional training. 
  • Oral presentation of the activities to an evaluation committee in the presence of his/her thesis supervisor and co-supervisor; the presentation is followed by two interviews, one with the PhD student alone, and the other with the thesis supervisor and co-supervisor alone.

The documents should be sent  

  • to ? to the member of the evaluation committee, to the cluster director and her secretary
  • when ?  at least 2 weeks before the presentation   
  • how ? by e-mail  entitled "Suivi Miparcours <PhD Lastname>"
  • what ? all documents mentionned above should be merged in one pdf file named  <PhD Lastname_miparcours>;  and  the word file  with administrative part filled out by the PhD student and renamed <PhD Lastname_miparcours_rapport>;

The evaluation committee is composed of at least two external members and constituted under the supervision of the student pôle:  

  • A research fellow (assistant professor, professor, researcher) member of the pôle committee, external to PhD student team and also to the supervisor and co-supervisor teams, and preferably member of UPsay. 
  • A research fellow (assistant professor, professor, researcher) expert in the field of doctoral research, not a member of the PhD student and supervisor's institutions and preferably not a member of the University Paris-Saclay. This expert may be one of the reviewers approached for the thesis defense and in this case, he/she should not be a member of Paris Saclay. It is recommended that this expert holds an “habilitation” (HdR).

Requirement :

  • As for PhD reviewers, in order to enforce neutrality of the evaluation, the members of the evaluation committee should not run colaborations with the supervisors nor the PhD student.  
  • Neither the supervisor nor the co-supervisor are part of the evaluation committee. 

How to set-up the evaluation committee ?

  • the supervisor submits committee member names to the director of the cluster.
  • A copy of the committee proposal is mailed to the PhD student who may interact with the director of the cluster.

The evaluation meeting is organized as follows:

  • Presentation of the PhD student of his/her work and activities in front of the committee, the supervisor and co-supervisor (20 to 25 mn).
  • Questions to the PhD student by the committee members related to the presentation, in attendance of the supervisor and co-supervisor without their participation (10 to 15 mn).
  • Interview of the PhD student alone, by the committee.
  • Interview of the supervisor and co-supervisor alone, by the commitee.
  • Deliberation of the committee alone in order to prepare the evaluation report.

Outcome and sending the evaluation report

Following the mid-term evaluation, the committee produces an assessment report where recommendations can be included helping for future work directions or other matters. The committee should provide their opinion about the expected defense date.

The report is sent to the cluster director and his secretary (see contact) who will take care of forwarding it to the PhD student and supervisors. The report is mandatory for the registration renewal.

Please beware, the report should not be sent by the committee to the supervisor, co-supervisor and PhD student.


specific follow-up process is made available when the student encounters difficulties or has questions that can not be dealt with his/her supervisors or his/her entourage. Graduate students are warmly encouraged to request an interview either with their referent fellow, either with their cluster manager or with the director of the STIC DS or with one of the doctoral student representatives.

If necessary, in case of conflict or disagreement, a series of talks (mediation) is organized with the PhD student alone, with the supervisor and supervisor alone, with both if necessary in order to build a solution and check its effectiveness. The doctoral school relies if necessary on the specialized services of the institutions. This mediation process follows the recommendations of the text "conflict resolution through the graduate school" adopted by the Doctoral College. If this mediation fails, the graduate school sets up a conciliation commission whose mission is to develop solutions and make recommendations as described in the text "conflict resolution through the graduate school" adopted by the Doctoral College.

Formation

Doctoral Education (english presentation)


Le plan de formation du doctorant est un des éléments clés du projet doctoral (arrêté du 7 août 2006).  Les formations proposées sont essentiellement de deux types :

  • Les formations scientifiques apportent une ouverture disciplinaire ou pluri-disciplinaire au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse.  Voir exemples.
  • Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir exemples.

L'ED STIC organise la formation des doctorants en s'appuyant sur les directives générales du Collège Doctoral. Ci-dessous sont présentées les éléments spécifiques liés au fonctionnement de l'ED STIC.

 

Organisation générale        Modalités pratiques      Formations scientifiques         

Formations transverses      Catalogue Adum           Contact Formation


Organisation générale de la formation

Chaque doctorant de l’ED STIC effectue au minimum 100h de formation sur la durée de la thèse, en respectant une répartition de

  • 50h de formations scientifiques et
  • 50h de formations transverses incluant une formation obligatoire à l'éthique de la recherche

Dans les 3 à 6 mois suivant le début de la thèse, le doctorant doit planifier sa formation au regard de ses besoins et de ses objectifs en identifiant les compétences  qu’il souhaite acquérir. Les  règles suivantes doivent être respectées :

  • diversification de la formation transverse : le choix des modules assure une diversification d’acquisition de compétences ; pour une compétence donnée, le volume de formation pris en compte ne dépasse pas 25 heures ; à titre d’exemple,  un module de langue  n’est pas pris en compte au delà de 25 heures. 
  • période : les formations scientifiques et transverses sont effectuées en priorité pendant les deux premières années de thèse ; le doctorant bénéficie des acquis pendant la thèse et préserve du temps, en dernière année de thèse, pour la préparation de sa soutenance.

Dérogation aux obligations de formation

Un doctorant peut bénéficier d’aménagements de volume/répartition de formations différents des standards de l’ED STIC dans quelques cas exceptionnels nécessitant une justification et accord du directeur du pôle de rattachement. Par exemple (aucun des cas présentés ne donne droit automatiquement à dérogation) :

  1. lorsque la thèse  est réalisée sous convention CIFRE ou en tant que salarié en entreprise, le doctorant peut être dispensé partiellement des formations transverses ;
  2. lorsque la thèse est en cotutelle, le doctorant peut être autorisé à effectuer un volume de formations proportionnel à la durée de ses séjours en France.

Modalités pratiques 

Le doctorant utilise son compte Adum  pour s’inscrire aux formations. Pour la validation de formations qui ne sont pas au catalogue, il faut absolument accompagner la demande d'un lien sur la page web officielle qui décrit le cours ou la formation et contient les noms des responsables de la formation.  La validation se fait dans ce cas par une demande de validation envoyée à partir du profil Adum du doctorant (Formations-> Catalogue->Ajouter une formation « hors catalogue »).

 

Avant de s’inscrire à une formation, le doctorant doit s’assurer soit de la gratuité de celle-ci, soit d’un support financier (en règle générale, par son unité ou équipe de recherche). Il doit si nécessaire faire un ordre de mission en fonction des règles de son employeur et de son unité/établissement d’accueil.

 

Les établissements d’inscription financent un certain nombre de formations transverses proposées sur le catalogue Adum. L’ED ne  finance pas les formations. L’ED STIC participe au financement d’écoles thématiques via un appel qui est diffusé plusieurs fois par an. 

Le doctorant doit s’assurer qu’à l’issue de la formation, quelle qu’elle soit, un certificat de présence lui est délivré. L’inscription ne constituant pas une preuve de suivi de la formation.

Le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour obtenir des conseils sur le choix  et la planification des formations.

Pour toute demande d’information concernant la formation doctorale, le doctorant envoie un message électronique au correspondant formation de son pôle (voir la page contact).  Attention, le correspondant formation n’est pas toujours le directeur du pôle de rattachement.

Formations scientifiques

Les formations scientifiques apportent une ouverture scientifique au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voici quelques exemples de formations scientifiques suivis par quelques contre-exemples :

Exemples de formations scientifiques qui peuvent être acceptées :

  • Unités d'enseignement (UE) d’un Master 2ème année : le contenu de l’UE est en relation avec le domaine de la thèse ou constitue une ouverture scientifique ; le niveau de connaissances proposées par l’UE est « avancé » ; le choix d’un Master de l’université Paris-Saclay est fortement conseillé. Voir les Master Paris Saclay.
  • Ecoles thématiques ou Jeunes chercheurs : il existe un très large choix d’écoles thématiques ou Jeunes Chercheurs nationales et internationales dans les domaines STIC ; le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour le choix d’une école ayant le meilleur impact possible sur les travaux de thèse et/ou ayant le meilleur apport connaissances/compétences.
  • Tutoriels thématiques scientifiques de niveau avancé
  • Formations en ligne (type MOOC ou SPOC), nécessairement avec certification
  • Cycles de Séminaires thématiques type Collège de France, etc.

La procédure pour suivre des Séminaires au Collège de France et obtenir la feuille d'émargement est la suivante : le doctorant envoie un message à l’assistante de l’ED STIC contenant le nom du cours et du professeur en précisant s'il veut suivre uniquement le cours ou bien le cours et le séminaire. L’assistante transmet la demande au Collège de France et obtient la fiche d'émargement qu’elle fait parvenir au doctorant.

Attention, ne rentrent pas dans le cadre des formations scientifiques, par exemple

  • les UEs de niveau Licence,
  • les séminaires  ou groupes de travail propre à l’équipe ou du laboratoire,
  • la participation à des conférences et workshops, même en tant qu’orateur,
  • les cours online (Coursera etc.), les MOOC ou SPOC sans certification

Formations transverses

Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir en particulier l'offre de formations collectives du collège doctoral. Une partie des formations est organisée en parcours, tournée vers des métiers pour les docteurs, apportant une cohérence identifiée dans la formation et pouvant dans certains cas aboutir à un label certifié.

Exemples de formations transverses

Le catalogue Adum propose un large choix de formations transverses principalement dans les catégories suivantes :

  • Communication
  • Compétences comportementales
  • Conception, conduite de projets, management
  • Conduite professionnelle et enjeux sociétaux
  • Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel
  • Enseignement et Formation
  • Langues (y compris pour préparer des évaluations de type TEOIC) et ouverture internationale
  • Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat
  • Modules spécifiques de l’ED STIC, comme par exemple le module "Ethics & STIC"
  • Séjours dans des laboratoires étrangers ou stages dans des entreprises (comptabilisés à partir d’une durée d’au minimum un mois) peuvent donner l’équivalent de 7h de formation par mois de visite/stage, limité à 21h au maximum.
  • Formations aux outils bureautiques (par exemple : MS-Excel pour experts ou LaTeX), niveau avancé exigé, à faire de préférence en début de thèse.

Attention, ne rentrent pas dans ce cadre :

  • l’organisation de colloques, de groupes de travail, de journées de doctorants ou de permanents du laboratoire ou d’autres manifestations de ce type
  • la gestion du site web de l’équipe ou d’une conférence, la gestion de ressources, de publications…
  • la participation, même en tant qu’animateur, à des salons ou manifestations grand public, comme par exemple : « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
  • la relecture d’articles de recherche
  • les formations sans impact valorisant sur l’avenir du futur docteur (exemple : formation de base aux outils de bureautique, à MS-Word, MS-Excel, etc.).

Doctoral Education 

Doctoral education is one of the key components of the doctoral project, in accordance with the French graduate education decree published in August 7th, 2006. This decree stipulates:

"The doctoral schools propose to the PhD students doctoral courses useful for their research project and for professional project as well as courses necessary for the acquisition of a widened scientific culture. These courses not only have to prepare doctors for research jobs in the public, industry and service sectors but, more generally, for any job requiring the skills acquired during the doctoral education."

The doctoral training is divided into two categories:

  • The scientific education aims at increasing PhD students depth and breadth of knowledge in their discipline. It provides high-quality disciplinary or multi-disciplinary programmes. See examples.
  • The professional education is more specifically dedicated to prepare to professional development. The training offer focuses on transferable skills necessary to advance PhD students careers across a broad range of employment sectors. See examples.

The ED STIC organizes doctoral education in accordance with the Doctoral College (Collège Doctoral) general recommendations. The information below provides  the rules specific to the ED STIC organization.

General Recommendations      Pratical Details      Scientific Training     Profesional Training   Adum Catalogue   Contact persons 


General recommendations

Each PhD student is required to follow during his thesis at least 100 hours of doctoral education, divided into:

  • 50h of scientific education, and
  • 50h of professional education, including a mandatory course on ethics.

Within the 3 to 6 first months of his/her PhD, doctoral student must plan his/her personal training objectives and program the doctoral education with respect to his /her own needs, skills and competences he/she would like to acquire. 

The following rules should be fulfilled:

  • Professional education diversity: the choice of courses / trainings in this category has to ensure a certain  diversity of acquired competences. This rule is enforced as follows:  for each competence / skill, at most 25h are taken into account; for instance, language courses may account for at most 25h.
  • Period: the doctoral training (both scientific and professional) has to be done during the two first years of the PhD in the one hand to be beneficial to the project development of the student and, in the second hand, to leave, during the second year, as much time as possible dedicated to writing the thesis and preparing the defense.

Exemption from training obligations

The number of hours may be reduced in some cases which have to be justified and agreed by the cluster director (Directeur de Pôle). For example (none of cases presented give rises to automatic exemption):

  • When the PhD is prepared with CIFRE contract or as employee in a company, the PhD student may be exempted from a part of his professional;
  • When the PhD is prepared under joint supervision with a laboratory abroad (cotutelle), the number of hours may be required in proportion to the  length of stay in France.

Practical details

The PhD student uses his ADUM profile in order to apply for trainings and ask for validation. For trainings  not listed in the Adum catalog, the PhD student should absolutely provide the official web page of the course / training together with names of the organizers. 

Before applying for training, the PhD student has to check if the chosen training is free of charge or if the fees have to be covered by his / her laboratory (or his / her institution). In some cases, for instance when the training implies traveling, administrative process (for example, filling in a travel order form  - “ordre de mission”) has to be applied.

Most professional training proposed in the Adum Catalogue are free because funded by Paris Saclay institution members. The STIC DS does not cover training fees. The only exception concerns thematic summer schools for which the STIC DS offers partial funding; several calls for proposal (AAP) will be issued each year.

For each course / training, the PhD student has to ensure that a certificate of attendance is issued upon completion. Neither a training application nor a training registration is an evidence of attendance.    

The PhD student supervisor is the best person for advising you to select and plan doctoral training. Any question about the doctoral education and the form should be addressed by email to the education contact person of the cluster (see contact webpage).

Scientific Training : Examples  

  • 2nd year Master courses: the content of the course is related to the thesis domain or opens on related scientific fields; “advanced” level is required; the choice of a Master of the University Paris Saclay is strongly advised. See Master Paris Saclay webpage.
  •  Thematic or Young Researcher summer schools: there is a very wide range of thematic and Young Researchers national and international schools in ICT areas;  your supervisor is the best person that is able to help you to choose a school with the best possible impact on your thesis work and / or having the best  knowledge / skill provision.
  • Advanced scientific thematic Tutorials
  • Online adavnced courses, with certification.
  • Thematic advanced seminars, like Collège de France or similar.

For Collège de France seminars, in oder to obtain the enrolment form, the PhD students should send a mail to the  secretary of the doctoral school containing the  lecture title and the  speaker name. The secretary will forward the request to the Collège de France and forward the enrolment form to the PhD student.

Warning: the following are not considered as doctoral training

  • Bachelor (License) level courses,
  • Seminars or working groups proper to your group or your laboratory,
  • Conferences and workshops attendance, even as a speaker
  • Online courses without certification

Professional Training: Examples

Professional training courses are more specifically dedicated to the preparation of the future employment of PhD graduates. See in particular the doctoral programme for training. Part of the courses are organized in tracks, specialized toward jobs for PhD graduates, bringing a clear consistency and optionally providing a recognized certification.

The Adum Catalogue offers a wide range of professional training mainly in the following categories:

  • Communication
  • Behavioural competences (Compétences comportementales)
  • Design, Project management (Conception, conduite de projets, management)
  • Professional processes and Societal issues (Conduite professionnelle et enjeux sociétaux)
  • Business and professional environment (Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel)
  • Education and Training (Enseignement et Formation)
  • Foreign language courses (Langues et ouverture internationale), in particular French courses
  • Research Innovation and Entrepreneurship (Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat)
  • Visits in foreign research laboratories or internships in private companies (at least one month) may account for up to 7 hours per month of visit or intership, limited to a maximum of 21 hours.
  • ED STIC specific lectures, such as Etics and STIC.
  •  Office automation tools (eg MS-Excel for experts or LaTeX for expert), required advanced level, preferably to the beginning of thesis.

Warning: the following are not considered as doctoral training

  • Organization of seminars, working groups, doctoral days or laboratory days or other events of the kind
  • Managing the team website or conference website, resource or publications management
  • Attendance, even as an animator, to events like « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
  • Reviewing scientific papers
  • Course / Training without meaningful impact (eg basic training in office tools, MS-Word, MS -Excel, etc.).

AAP Ecole Thématique

Call for Thematic School Funding Support (English Translation)


Appel permanent à demandes de financement d'écoles thématiques / jeunes chercheurs

L'aide financière de l'ED STIC pour la participation de doctorants à des écoles thématiques ou de jeunes chercheurs peut aller jusqu'à 500 euros par doctorant. Elle ne peut pas toujours couvrir tous les frais engendrés par la participation à l'Ecole thématique. Il est donc important de prévoir un cofinancement si nécessaire. L'aide est versée à l'unité de recherche du doctorant et gérée par elle.  

Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour une Ecole Thématique.  Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat. 

Pour des raisons de gestion du budget,

- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;

- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.

Le  dossier de candidature doit être rempli et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail en fonction de votre pôle à

Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :

  • AAP ECOLE THEMATIQUE <nom_doctorant>

Permanent call for thematic schools or young resercher schools funding Support 

The financial support offered by the STIC doctoral school can be up to 500 euros per PhD Student. Since it may not cover the whole expenses; it is important to get a co-funding. The support is send to and managed by the research unit of the Phd Student. 

PhD students who have already been awarded are not eligible. The support granted to a PhD Student for "Summer School" plus "Mobility" cannot exceed 1000 euros.

For reasons of budget management,

- applications for year N must be sent between January and June of the same year;

- the requests for the year N + 1 must be sent between July and December of the year N.

The  application form must be filled out and signed by the PhD supervisor. It must be send by e-mail according to the cluster you belong to 

The e-mail title must comply to the following scheme :  

  • AAP ECOLE THEMATIQUE <PhD Student Lastname>

AAP Mobilité

Permanent call for Mobility Funding Support (English Translation)


L'ED STIC souhaite encourager la mobilité des doctorants pendant leur thèse. La mobilité consiste en un séjour à l'extérieur de l'unité de recherche du directeur de thèse et de celle de son co-encdarant pour travailler dans un autre laboratoire ou une entreprise, en France ou à l'étranger. L'ED offre une aide financière à la mobilité pour aider au financement de tels séjours de recherche. L'aide apportée par l'ED est inférieure à 1000 euros et  la demande doit être accompagnée d'un co-financement justifié. L'aide est versée à et gérée par l'unité de recherche du doctorant.

Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour  mobilité.  Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat. 

Pour des raisons de gestion du budget,

- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;

- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.

Le  dossier de candidature doit être rempli par le doctorant et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail en fonction de votre pôle à

Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :

  • AAP MOBILITE  <nom_doctorant>


Call for Mobility Funding Support (English Translation)

The DS wants to encourage mobility of PhD Students during their thesis. Mobility is the opportunity to visit and work in a lab or company in France or abroad, a new environment outside the PhD supervisors lab. The DS offers a financial support for such visits. The financial support does not exceed 1000 euros and it is mandatory to provide a proof of co-funding. The financial support is transfered to and managed by the research unit of the PhD student.

PhD students who have already been awarded for a mobility are not eligible. The support granted to a PhD Student for "Thematic School" plus "Mobility" cannot exceed 1000 euros.

For reasons of budget management,

- applications for year N must be sent between January and June of the same year;

- the requests for the year N + 1 must be sent between July and December of the year N.

The application form must be filled out and signed by the PhD supervisor. It must be send by e-mail according to the cluster you belong to 

The e-mail title must comply to the following scheme :  

  • AAP MOBILITE  <nom_doctorant>

Prix doctorant STIC

STIC PhD AWARD CALL(translation of this page)


Appel à candidature 2019  Prix "Meilleure production scientifique ED STIC"  

Ce prix est sponsorisé par : Labex DigiCosme et l’ED STIC

Dates importantes

  • Date de lancement : 23 mai 2019
  • Date de dépôt : entre le 27 Mai et le 26 juin 2019, 23h
  • Diffusion des résultats : septembre 2019
  • Remise des prix : réunion de rentrée de l’ED STIC (novembre 2019)

Dossier de candidature

Peut être soumis tout travail de recherche produit entre le 1er juin 2018 et le 31 Mai 2019 et avant la date de soutenance. Pour les communications, on considèrera la date d’acceptation, pour les participations à des campagnes d’évaluation la date de dépôt, pour la production de logiciels la date de mise en ligne, pour la démonstration de systèmes la date d’acceptation ou de la démonstration.

Les lauréats du prix des éditions antérieures ne peuvent pas candidater.

Le dossier de candidature devra comporter :

  • Le formulaire de candidature, 
  • L'accès à la production permettant son évaluation et pouvant inclure, à titre d’exemple, un ou plusieurs des éléments suivants : fichier pdf, lien site web (pour expérimentations, logiciels), vidéo démo (pour expérimentations, logiciels), lien d’installation (pour expérimentations, logiciels) ;
  • Un document explicatif (attaché au formulaire) donnant toutes les informations permettant au jury d’apprécier la qualité scientifique de la contribution et sa visibilité nationale ou internationale, académique ou industrielle. Par exemple et sans être exhaustif, taux d’acceptation, copie des rapports, facteur d’impact pour un article, classement pour une campagne d’évaluation, liste de diffusion pour un logiciel, etc.

En cas de plusieurs auteurs/contributeurs, le rôle et le pourcentage de participation de chacun devront être explicites.

  • Une lettre appuyant la candidature au prix de thèse sera envoyée directement par le(s) directeur(s) de thèse au président du jury.

Les dossiers de candidature seront déposés sur le site easychair, au plus tard le 26 juin 2019 à 23h.


STIC PhD Award Call

Information about the "Meilleure production scientifique ED STIC" AWARD

This award is sponsored by : Labex DigiCosme and  the STIC Doctoral School

Important Dates 

  • Call advertising : Mai, 23th 2019
  • Application  : between Mai, 27th and June, 26th 2019, 11pm
  • Decision : September 2019
  • Award ceremony :  ED STIC PhD Meeting  in November 2019

Application conditions

Can be submitted any research work achived between  June 1rst 2018 and May 31rst 2019 and before the defense date. For publications or demos, one will consider the acceptation date,  for challenges/competions/evaluations one will consider the application deadline of the corresponding event, for software one will consider the internet release or any event used to advertise the software.

Winners of previous STIC doctoral school awards are not allowed to apply.

The application file should include:

  • the application form 
  • Access to the research work should be provided for evaluation and can include for instance one or several elements among: pdf file,  web link (for experiments, softwares), demo videos (for experiments, softwares), upload link (for experiments, softwares);
  • A complementary  document should include all information required for commmittee to assess the quality of the application, its national or international visibility from an academic or industrial point of view. For instance and without being comprehensive, this document can include the aceptation rate of a paper, copy of the reviewer reports, impact factor of the conference or journal,  ranking for an evaluation campaign, release list for a software,  etc.  

In case of several authors/contributors, the role of each one should be clearly stated with respect to their participation to the research work and should at least mention explicitly the pourcentage of participation.

  • A letter supporting the application to the award should be sent directly to the committee president by the main supervisor.

Applications should be downlaoded on the easychair website, on  June 26th,  2019, 23h at the latest.

Concours et sujets de thèse

Concours 2020

Applications to the STIC Doctoral School and the UDOPIA program (for artificial intelligence) for the year 2020 are now open.

The proposed thesis subjects can be found here: http://www.adum.fr/psaclay/pt?ed=118&an=2020&

Application deadline: Tuesday May 19, 2020

 

Selecting your funding:

-> “Concours d’accès aux contrats doctoraux des établissements
d’enseignement supérieur” : select this to view the thesis subject offers proposed by the STIC Doctoral School

-> “ Appel à projet pour le programme doctoral UDOPIA en intelligence
artificielle ” : select this to view the subjects proposed by the STIC Doctoral School as part of the UDOPIA program.

A link to apply for a PhD is available at the same address as above. If you’ve found a subject that interests you, it is highly recommended to contact the Thesis Supervisor (PhD advisor) of the subject as soon as possible.

We suggest that you prepare your application long before May 19. The PhD advisor will need to give his/her written (and detailed) opinion of your candidacy before the same date in order for your application to be validated.

Interviews will be held between June 10 and June 16. They will most likely be done as video conferences.
 

Soutenance

Soutenance

La procédure de soutenance de thèse est décrite dans un document général du Collège Doctoral à consulter pour les règles régissant le choix des rapporteurs et la composition du jury ainsi que les cas particuliers.

https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/la-soutenance-de-these

La gestion de la soutenance relève du pôle de rattachement du doctorant. Les échanges doivent donc avoir lieu avec l'assistante de pôle et le directeur de pôle.

La langue de rédaction de la thèse est le français sauf exceptions justifiées. Vous devez pour cela envoyer une demande argumentée à votre pôle. Un résumé en français de 4000 caractères devra être joint au manuscrit.

https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/la-these-contenu-langue-de-red...

Prérequis : avoir une publication dans une revue ou une conférence internationale avec comité de lecture.

Désignation des rapporteurs — 3 mois (au plus tard 2 mois) avant la soutenance:
Le directeur de thèse prend contact avec le directeur de pôle pour identifier 2 rapporteurs extérieurs à l'UPsay et à l'ED STIC. 
Après accord du directeur de pôle, le doctorant remplit sous ADUM le formulaire de désignation des rapporteurs, l'imprime et le transmet à son pôle signé par le directeur de thèse. Il doit également effectuer son 1er dépôt sous ADUM (version du manuscrit envoyée aux rapporteurs).

Recommandation : En complément du courrier officiel envoyé par la scolarité aux rapporteurs, il appartient au directeur de thèse de s'assurer que les rapporteurs ont connaissance de la date à laquelle leur rapport est attendu et l'adresse à laquelle celui-ci doit être envoyé (voir encadré en fin de page). Il est aussi important que la date d'envoi de la thèse aux rapporteurs soit explicitée dans les échanges.

Envoi de la thèse aux rapporteurs — 2 mois au plus tard avant la soutenance:
Le doctorant adresse un exemplaire de sa thèse aux rapporteurs.

Composition du Jury — 2 mois avant la soutenance et 4 semaines au plus tard :
Le directeur de thèse prend contact avec le directeur de pôle pour identifier les membres du jurys. La composition une fois validée sera saisie sous ADUM par le doctorant. Il pourra ensuite imprimer le formulaire de proposition de jury et le trasnmettre à son pôle signé par le directeur de thèse.

Recommandation : Il est important d'anticiper le choix d'une date de soutenance. Certaines périodes de l'année sont particulièrement chargées. Cette date dépend évidemment de la date d'obtention des rapports.

Réception des rapports — 4 semaines au plus tard avant la date de soutenance. L'examen des rapports de thèse délivrés par les rapporteurs permet au directeur de pôle d'émettre un avis sur la soutenance et de traiter l'autorisation de soutenance en lien avec la scolarité.

Autorisation de soutenance —3 semaines avant la date de soutenance.

Le doctorant imprime le formulaire sous ADUM, le fait signer à son directeur de thèse et le transmet à son pôle pour signature du directeur du pôle. La date, le lieu et l'heure doivent être définitifs.

Recommandation : En complément du courrier officiel envoyé par la scolarité aux membres du jury, il appartient au doctorant et à son directeur de thèse de s'assurer que les rapporteurs ont connaissance de la date et horaire, lieu et salle de la soutenance.

Dépôt légal de la thèse — 3 semaines avant la date de soutenance.
Le doctorant procède au dépôt électronique de sa thèse sous ADUM (version du manuscrit envoyée aux rapporteurs). Le doctorant doit également prendre RDV avec la bibliothèque de son établissement d'inscription pour valider le 1er dépôt.

https://www.universite-paris-saclay.fr/fr/3-mois-avant-la-soutenance

Le document "procès verbal de soutenance de thèse de doctorat + rapport de soutenance" à destination du jury est à imprimer sous ADUM par le doctorant quelques jours avant la soutenance.

Carrières

Après le doctorat

Insertion

Actions conduites en commun avec des entreprises, des collectivités territoriales, des associations, etc.

Le domaine STIC dans le cadre de l’Université Paris-Saclay dispose de structures privilégiées pour favoriser les relations entre les doctorants, les docteurs et les entreprises innovantes. Les pôles de compétitivité Systematic et Cap Digital, l’IRT SystemX, le labex DigiCosme, l’Institut VeDeCom, les Instituts Carnot, organisent régulièrement des rencontres permettant de confronter les résultats issus de travaux de recherche et les besoins industriels ou encore de porter des sujets de thèse dans un partenariat académique-industriel.

L’ED STIC s’appuie également sur le réseau des anciens pour accompagner les doctorants dans leur insertion professionnelle.

 

Actions mises en oeuvre pour optimiser l’insertion.

Les partenaires de l’ED STIC offrent un large spectre de formations par la recherche mélangeant à divers degrés les aspects académiques et les enjeux industriels (de l’ENS Cachan à l’IRT SystemX en passant par les universités et les grandes écoles d’ingénieurs généralistes ou spécialisées). C’est cette diversité qui enrichit le réseau des acteurs de l’insertion professionnelle.

Les enquêtes montrent un taux d’insertion des docteurs très satisfaisant, se rapprochant globalement de 33% de docteurs insérés dans l’enseignement supérieur et la recherche en EPST, 10% insérés dans le secteur public (autre), 43% insérés dans le secteur privé et plus de 12% en contrat postdoctoral. Un peu plus de 25% des docteurs font carrière à l’étranger.

Un des leviers permettant de consolider et même d’accroître une insertion de qualité des doctorants est le développement du réseau des docteurs de l’ED STIC de l’Université Paris-Saclay. Une des missions du directeur adjoint chargé des relations avec le monde socio-économique sera de mettre en place la coordination de réseaux existants en lien avec les actions entreprises au niveau de l’Université Paris-Saclay.

 

International

Ouverture nationale et internationale

L'ED STIC souhaite développer

  • l'accueil de doctorants étrangers en cotutelle ou non ainsi que
  • la mobilité des doctorants pendant leur thèse. 

Le directeur adjoint de l'ED STIC, chargé de mission relations internationales, est Benjamin Doerr.

De nombreux programmes d'acceuil et d'échanges existent déjà dans les établissements partenaires de l'ED STIC. L'objectif est de structurer ces programmes avec de nouveaux pour élargir l'offre d'accueil et de mobilité.

Voici quelques exemples de programmes  d'accueil ou de mobilité :

  • Les programmes de Partenariats Hubert Curien (PHC).
  • Le programme NSF-GROW entre la NSF et plusieurs pays dont la France permet de recevoir pour une période de 3 mois à 1 an des doctorants des meilleures universités américaines. Le labex DigiCosme est partenanire de ce programme.
  • CSC (China Scholarship Council) a des accords avec plusieurs établissements et propose des bourses aux étudiants chinois sélectionnés.
  • Le réseau franco-italien AML STIC est un accord multilatéral pour la formation et l'obtention de doubles diplômes dans le domaine des STIC et ses applications aux niveaux LMD.
  • Le KIC EIT Digital propose aux doctorants sélectionnés un programme de formation orienté vers l’entreprenariat et l’innovation. Une mobilité de 6 mois dans un des 15 sites européens d’ICT Labs ainsi qu’une expérience de transfert après la thèse font partie de ce programme.

 

Les unités de recherche en STIC implantées à l'étranger accueillent des doctorants, comme par exemple :

  • Laboratoire franco-japonais en informatique (JFLI),
  • Image & Pervasive Access Lab (Ipal),
  • Institut des technologies multilingues & multimédias de l’information (Immi)  
  • Sino-French Laboratory for computer Science, Automation and Applied Mathematics (LIAMA).
  • Joint Laboratory for Petascale Computing, Illinois (JLPC),
  • Chilean Informatics Research and Innovation Center (CIRIC ).

Cotutelle

La mise en place d'une cotutelle est décrite par la procédure du collège doctorale de Paris-Saclay.

La demande d'accord de cotutelle qui préfigure à la rédaction de la convention de cotutelle se fait en ligne.

Important : La saisie du projet sous Adum suivie de la candidature du doctorant doivent être faite sous Adum. L'ED STIC ne traite pas les demande d'accord de cotutelle pour lesquelles ces éléments ne sont pas disponibles.

Important : La mise en place d’une convention de cotutelle internationale de thèse doit être engagée avant la première inscription en doctorat à l’université Paris Saclay. La signature de la convention par toutes les parties doit impérativement avoir lieu, au plus tard, avant l’inscription en deuxième année de doctorat à l’université Paris Saclay.

Contact

Contact Information

ED STIC  Pôle 1  Pôle 2  Pôle 3 Pôle 4  Représentants doctorants

Contact ED STIC

Assistant / Assistante :                          Stéphanie Druetta 
Direction / Direction  :                          Alain Denise                
Training / Formation :                           Hanna Klaudel      
Industrial and International Relations : Véronique Vèque                  
                                

Phone :             01.69.15.63.19

Adress :                  ED STIC -- 580
                               Bât 650 Ada Lovelace
                               Université Paris Sud
                               91405 Orsay Cedex, France.

Pôle 1 Automatique, Traitement du Signal, Traitement des Images, Robotique

Preferably contact us by e-mail. It is strongly recommended to choose a short and relevant mail title. Please introduce yourself in the first sentence of the text with your name and supervisor name if you are a PhD student.

Joindre de préférence l'assistante du pôle par mail.  Le titre de votre message doit être court, pertinent et permettre un suivi de conversation. La première fois, présentez vous dans la première ligne du mail, en rappelant votre nom et votre directeur de thèse si vous êtes doctoran(e).

Assistante :    Anne Batalie  
Direction :     Gilles Duc                               
Formation :    Sylvie Marcos  

Téléphone :    (0)175 31 62 52      

Adresse postale :  CentraleSupelec
                             3 Rue Joliot-Curie – Plateau de Moulon
                             91192 Gif-sur-Yvette Cedex, France.

Pôle 2 Réseaux, Information et Communications 

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Joindre de préférence l'assistante du pôle par mail.  Le titre de votre message doit être court, pertinent et permettre un suivi de conversation. La première fois, présentez vous dans la première ligne du mail, en rappelant votre nom et votre directeur de thèse si vous êtes doctoran(e).

Assistante :     Florence Besnard  
Direction  :     Alain Sibille                             
Formation :    Alain Sibille

Téléphone :    01.45.81.74.93      

Adresse postale :  Télécom ParisTech
                              Direction de la Recherche, Bureau E702
                              46 rue Barrault
                              75013 Paris, France.

Pôle 3 Données, Connaissances,  Apprentissage et Interaction

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Assistante :             Stéphanie Druetta 
Direction  :              Anne Vilnat                   
Formation :             Anne Vilnat                             

Téléphone :             01.69.15.63.19

Adresse postale :    ED (580) STIC
                               Bât 650 Ada Lovelace
                               Université Paris Sud
                               91405 Orsay Cedex, France.

Pôle 4 Programmation : Modèles, Algorithmes, Langages, Architecture 

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Assistante :             pole4stic@lri.fr
Direction  :              Leila  Kloul                  
Formation :             Leila  Kloul                            

Téléphone :             01.39.25.41.95

Adresse postale :    Université de Versailles Saint Quentin-en-Yvelines
                                DREDVal - Service FED
                                55, avenue de Paris
                                78035 Versailles Cedex, France.

 

Représentants des Doctorants 2018-2019

  

Micro-Dictionnary : A few french words that should enlighten the content of this page  :

 

Assistante : Secretary  
Adresse postale : Surface mail address
Direction :  Director
Formation : Educationship / Training  
Rel. Industrie : Relation with Industry  
Rel. Internationales : International Relationship