Généralités
Le projet doctoral est articulé autour de
- une formation à la recherche assurée par le directeur ou la directrice de thèse et son unité de recherche,
- une formation scientifique complémentaire proche du champ disciplinaire de la thèse,
- une formation professionnelle dédiée au futur professionnel du ou de la docteur.
Ces formations sont orchestrées par l'ED STIC avec le soutien du collège doctoral de l'Université Paris Saclay. L'ED STIC assure en particulier le suivi des doctorants et doctorantes pour les guider dans leur choix et l'aboutissement de leur projet professionnel.
Suivi des doctorants
L’objectif du suivi est de faire le point sur l’avancement du projet de thèse, de donner au doctorant ou à la doctorante l’occasion de présenter ses travaux publiquement même à un stade d’avancement précoce, de lui apporter un regard extérieur sur son travail, complémentaire à ceux de ses encadrants et de son équipe d’accueil, de l'accompagner dans la construction de son projet professionnel. Le suivi a aussi pour objectif de détecter le plus tôt possible d’éventuelles difficultés liées à la thèse ou à des contraintes externes afin de proposer des pistes de résolution (besoin de formation complémentaire, redéfinition du sujet de thèse, modalités d’encadrement ...) et de ne pas mettre en danger le projet initial du doctorant.
L’ED STIC met en place deux types de suivi :
- le suivi annuel lié à la réinscription du doctorant ou de la doctorante,
- le suivi suite à un problème spécifique.
Suivi annuel
Conformément à l’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016, le comité de suivi individuel du doctorant ou de la doctorante se réunit chaque année avant la réinscription. La demande de réinscription en thèse est examinée par la direction du pôle, qui prend en compte l’avis du directeur ou de la directrice de thèse et l’avis du comité de suivi. En cas de difficulté, le directeur ou la directrice de pôle prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant ou de la doctorante et au déroulement de son doctorat. Il ou elle peut, en particulier, requérir des entretiens avec le doctorant ou la doctorante et/ou l’équipe d’encadrement.
En 2023, les nouvelles modalités de suivi individuel présenté ci-dessous ne concernent pas les doctorants qui ont déjà effectué (en 2022 ou avant) leur "soutenance à mi-parcours" selon les anciennes modalités. Si ces doctorants doivent se réinscrire en 2023-2024, ils auront un entretien préalable avec la direction de leur pôle ou des membres du comité de pôle.
Tous les autres doctorants sont concernés par ce qui suit.
Dans le cadre du suivi annuel, le doctorant ou la doctorante délivre les documents suivants :
- Un document de 3 à 8 pages présentant son sujet de thèse, l’avancement et les perspectives de ses travaux de recherche. Pour l’inscription en 3ème année et au-delà, un échéancier des activités jusqu’à la soutenance est demandé. Des annexes peuvent être ajoutées au document (par exemple un article soumis ou publié).
- Un CV incluant l’ensemble des activités du doctorant ou de la doctorante comme les missions hors recherche (enseignement, valorisation), les séjours hors de l’équipe d’accueil, les publications, les articles soumis ou en préparation, les logiciels/prototypes ou expérimentations déployées ou en cours,
- Le bilan des formations suivies (formulaire disponible ci-dessous dans la section "Formation complémentaire"), et un plan des formations à venir.
Ces documents doivent être fournis aux membres du comité de suivi, au moins deux semaines avant la réunion du comité. Le livret de suivi (téléchargeable ci-dessous) pré-rempli par le doctorant doit leur être fourni aussi, dans le même délai.
Lors de la réunion du comité de suivi, le doctorant ou la doctorante effectue une présentation orale en présence des membres du comité de suivi et de l’équipe d’encadrement. Cette présentation est suivie d’un entretien du comité avec le doctorant seul ou la doctorante seule, et d’un entretien avec l’équipe d’encadrement seule.
Le comité de suivi individuel est nommé par la direction du pôle concerné durant les premiers mois de la thèse, et dans tous les cas avant la réinscription en deuxième année, sur proposition du directeur ou de la directrice de thèse, en concertation avec le doctorant ou la doctorante. En cas de désaccord sur cette composition, le doctorant ou la doctorante informe la direction du pôle qui décidera en conséquence. Exceptionnellement en 2023, un comité de suivi individuel devra être nommé pour tous les doctorants qui n'ont pas effectué une "soutenance à mi-parcours" en 2022 ou avant.
Concrètement, au cours de la première année de thèse le directeur ou la directrice de thèse doit transmettre à la direction du pôle concerné, par le moyen indiqué par le pôle, les noms et qualités des personnes envisagées pour être membres du comité de suivi. Cette proposition doit avoir été conçue en concertation avec le doctorant ou la doctorante.
Une fois la composition du comité validée par la direction du pôle (après d'éventuels échanges), le doctorant ou la doctorante doit renseigner la composition du comité de suivi dans ADUM.
A l'ED STIC le comité de suivi est composé de deux membres :
- un membre externe à l'Université Paris-Saclay, spécialiste du domaine de la thèse,
- un membre interne à l'Université Paris-Saclay, non spécialiste du domaine de la thèse, travaillant dans une unité de recherche associée à l'ED STIC mais pas dans la même équipe de recherche que celle(s) du doctorant ou de la doctorante et de l'équipe d'encadrement.
L'une au moins de ces personnes doit être habilitée à diriger des recherches ou équivalent. Le "référent" à indiquer dans ADUM est le membre interne du comité de suivi. Dans des cas particuliers (par exemple dans le cas d'une thèse pluridisciplinaire) une troisième personne peut être ajoutée au comité.
Conformément à l'article 10-8-2 du Règlement intérieur du doctorat de l'Université Paris-Saclay, les membres du comité de suivi ne peuvent pas être rapporteurs de la thèse.
Le guide du comité de suivi téléchargeable ci-dessous donne un grand nombre d'informations sur le suivi individuel. Il doit être envoyé aux membres du comité par le directeur/directrice de thèse ou le/la doctorant(e) dès que sa composition est validée par l'école doctorale.
A l’issue de la réunion du comité de suivi, les membres du comité rédigent un rapport, sur le livret ci-dessous qui aura été pré-rempli par le doctorant ou la doctorante.
Ce rapport est signé par les membres du comité de suivi puis déposé en version pdf sur ADUM par le référent (le membre interne du comité de suivi). Le doctorant ou la doctorante et ses encadrants pourront alors le consulter. Ce rapport sera exigé pour la réinscription (dépôt sur ADUM obligatoire par le doctorant ou la doctorante).
En cas de problème ou de questionnement, les membres du comité peuvent contacter la direction du pôle concerné : poleXstic@universite-paris-saclay.fr, où X=A, B ou C selon le pôle de rattachement de la thèse.
Pour une réinscription en 4ème année qui prévoit une soutenance avant la fin de l’année civile en cours, un engagement ferme du directeur ou de la directrice de thèse sur la date de soutenance est requis. Dans ce cas, la désignation des rapporteurs est obligatoirement faite au moment de la réinscription.
Pour une demande d’inscription en 4ème année avec soutenance au-delà de 40 mois, la demande de dérogation s’accompagne d’un plan de travail jusqu’à la soutenance, d’un engagement de financement allant impérativement jusqu’à l’envoi de la thèse aux rapporteurs et de préférence au moins jusqu’à la soutenance. Un entretien peut être organisé par le directeur ou la directrice de pôle, en plus de la tenue du comité de suivi.
Suivi suite à un problème spécifique ou à un conflit
Un suivi spécifique est proposé lorsque le doctorant ou la doctorante rencontre des difficultés ou se pose des questions qui ne peuvent être traitées avec ses encadrants ou son entourage proche, ou encore lorsque l'ED STIC est alertée à propos d'un conflit.
Une série d’entretiens est organisée avec le doctorant ou la doctorante seul(e), avec le directeur ou la directrice de thèse et co-encadrants seuls, puis tous ensemble si nécessaire afin de proposer une solution et d’en vérifier la pertinence. L’école doctorale s’appuie si besoin sur les services spécialisés des établissements. Un médiateur ou une médiatrice peut être proposé(e), avec l’accord des deux parties.
Si cette démarche n’aboutit pas, l’école doctorale met en place une commission de conciliation qui a pour mission d’élaborer des solutions et de formuler des recommandations.
Conformément à l’arrêté du 25 mai 2016, dès que l'école doctorale prend connaissance d'actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissements sexistes, elle procède à un signalement à la cellule d'écoute de l'établissement contre les discriminations et les violences sexuelles.
Formation complémentaire
Le Conseil de l’école doctorale STIC a voté le 11 février 2022 les nouvelles règles de validation de la formation complémentaire des doctorants et doctorantes, en conformité avec les règles du cadre général de l’Université Paris-Saclay, décrites dans le document suivant : https://www.universite-paris-saclay.fr/sites/default/files/media/2021-0…
Mesures transitoires : ces nouvelles règles concernent les doctorants et doctorantes qui ont débuté leur thèse à partir du 1er septembre 2020. Pour ceux qui ont débuté leur thèse auparavant, ce sont toujours les anciennes règles qui s’appliquent, voir plus bas.
Pour les doctorants qui sont actuellement en troisième année, un régime transitoire s'applique et les nouvelles règles sont mises en place avec bienveillance. En particulier, si vous avez déjà validé le cours d’Ethics & STIC de l’ED, vous n'aurez pas à suivre sa nouvelle version (qui s'appelle Ethics & Open Science) pour y ajouter la partie Open Science.
Modalités de formation complémentaire pour les doctorants et doctorantes qui ont débuté leur thèse à partir du 1er septembre 2020.
Chaque doctorant ou doctorante doit accumuler sur la durée de la thèse 180 points de formation. La plus grosse partie, composée de 158 points, correspond au travail de thèse qui inclut en particulier la lecture d’articles, l’étude du sujet, les développements associés, la rédaction de publications, la participation éventuelle à des conférences et des workshops.
Les 22 points restants correspondent à la formation complémentaire dont chaque doctorant ou doctorante doit s’acquitter pendant les 3 années de la thèse. Ils sont répartis en deux catégories, correspondant aux formations obligatoires et optionnelles, résumées dans les tableaux suivants. Le nombre de points dus peut être réduit au cas par cas en fonction de la situation particulière du doctorant ou de la doctorante (thèse en co-tutelle, thèse CIFRE, FTLV, etc.) avec l’accord de la direction du pôle correspondant.
Formations et activités obligatoires
Les points pour les activités obligatoires (au minimum 16), doivent être complétés par des activités optionnelles à choisir dans le tableau suivant.
Formations et activités optionnelles
| Formation ou activité |
Restrictions |
Equivalence |
Commentaire |
|---|
| Cours de langues |
Maximum 5 points sur la durée de la thèse
|
1 point = 5h de cours |
|
|---|
| Cours professionnalisant |
|
1 point = 5h de cours |
rédaction de CV, apprentissage d’outils informatiques spécifiques, gestion des émotions, motivation, mémoire, représentations mentales, alignement pédagogique, etc.
|
|---|
| Cours scientifique |
|
1 point = 5h de cours |
En plus des cours obligatoires |
|---|
| Engagement associatif dans des associations universitaires |
Maximum 3 points sur la durée de la thèse |
|
à condition d’être au minimum membre du bureau |
|---|
| Engagement dans les conseils, comités, jurys (hors enseignement) |
Maximum 3 points sur la durée de la thèse |
|
|
|---|
| Enseignement |
Maximum 5 points sur la durée de la thèse |
1 point pour 19h "équivalent TD" |
|
|---|
| Journées de préparation de l’avenir professionnel |
Maximum 1 point sur la durée de la thèse |
1 point = 5h |
En plus de la journée “après-thèse” de l’ED |
|---|
| Mobilité internationale |
Maximum 3 points sur la durée de la thèse |
Forfait de 3 points pour un séjour d’au moins 4 semaines consécutives |
Le pays doit être différent du pays de co-tutelle (pour les thèses en co-tutelle) |
|---|
| Encadrement ou co-encadrement de stagiaires |
Maximum 1 point sur la durée de la thèse |
|
|
|---|
| Type d'activité |
Minimum de points à obtenir |
Equivalence/Commentaire |
|---|
| Cours d'éthique et d'intégrité scientifique |
2 |
Forfait de 2 points pour un cours d’au moins 10h |
|---|
| Cours de science ouverte |
1 |
Forfait d’1 point pour un cours d’au moins 5h |
|---|
| Cours de développement durable |
1 |
Forfait d’1 point pour un cours d’au moins 5h |
|---|
| Cours scientifiques |
10 |
1pt = 5h de cours, à choisir parmi les modules de Masters de recherche, des écoles thématiques, des cycles de séminaires scientifiques reconnus (par exemple ceux du Collège de France), des MOOCs avec certification, etc. |
|---|
| Journée "après thèse" de l'école doctorale |
1 |
Forfait d’1 point |
|---|
| Journée d'accueil des doctorants de l'école doctorale |
1 |
Forfait d’1 point |
|---|
L'Ecole Doctorale dispose d'une convention avec le Collège de France. Pour suivre des cours ou des séminaires au Collège de France et obtenir la feuille d'émargement, le doctorant ou la doctorante s'inscrit directement via le lien suivant : https://form.jotform.com/collegedefrance/ecole-doctorale.
Remarque : la participation aux conférences, workshops, journées, séminaires d’équipe, comme à l’organisation d’événements, etc. ne donne pas le droit à une validation de points de formation.
Chaque doctorant ou doctorante devra mettre à jour avant chaque réinscription le formulaire de Bilan de Formation (BF) ci-dessous et le joindre à son dossier de réinscription. Ce formulaire liste les formations effectuées avec les objectifs associés et les blocs de compétences (choisis dans la liste).
Liste des objectifs prédéfinis :
a. utile pour la réalisation des travaux personnels de recherche
b. éthique de la recherche et intégrité scientifique
c. utile pour la rédaction de la thèse ou pour l’exposition écrite ou orale
d. formant à la science ouverte
e. confortant la culture scientifique des doctorants et doctorantes
f. formant au développement durable et soutenable
g. favorisant l'ouverture internationale
h. préparation du devenir professionnel dans le secteur public comme dans le secteur privé
Liste des blocs de compétences prédéfinis (plusieurs choix sont possibles) :
1 : Conception et élaboration d’une démarche de recherche et développement, d’études et prospective ;
2 : Mise en oeuvre d’une démarche de recherche et développement, d’études et prospective ;
3 : Valorisation et transfert des résultats d’une démarche de recherche et développement, d’études et prospective ;
4 : Veille scientifique et technologique à l’échelle internationale ;
5 : Formation et diffusion de la culture scientifique et technique ;
6 : Encadrement d’équipes dédiées à des activités de recherche et développement, d’études et prospective.
Remarque : Le travail de thèse et la formation complémentaire doivent couvrir à terme l’ensemble des 6 blocs de compétences.
Modalités de formation complémentaire pour les doctorants et doctorantes qui ont débuté leur thèse avant le 1er septembre 2020.
Les règles en vigueur auparavant, décrites ci-dessous, restent valables pour ces doctorants et doctorantes, jusqu'à la fin de leur thèse.
Le plan de formation du doctorant est un des éléments clés du projet doctoral (arrêté du 7 août 2006). Les formations proposées sont essentiellement de deux types :
- Les formations scientifiques apportent une ouverture disciplinaire ou pluri-disciplinaire au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voir exemples.
- Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir exemples.
L'ED STIC organise la formation des doctorants en s'appuyant sur les directives générales du Collège Doctoral. Ci-dessous sont présentées les éléments spécifiques liés au fonctionnement de l'ED STIC.
Contact formation : secr-formation-edstic@universite-paris-saclay.fr
Organisation générale de la formation
Chaque doctorant de l’ED STIC effectue au minimum 100h de formation sur la durée de la thèse, en respectant une répartition de
- 50h de formations scientifiques et
- 50h de formations transverses incluant une formation obligatoire à l'éthique de la recherche
Dans les 3 à 6 mois suivant le début de la thèse, le doctorant doit planifier sa formation au regard de ses besoins et de ses objectifs en identifiant les compétences qu’il souhaite acquérir. Les règles suivantes doivent être respectées :
- diversification de la formation transverse : le choix des modules assure une diversification d’acquisition de compétences ; pour une compétence donnée, le volume de formation pris en compte ne dépasse pas 25 heures ; à titre d’exemple, un module de langue n’est pas pris en compte au delà de 25 heures.
- période : les formations scientifiques et transverses sont effectuées en priorité pendant les deux premières années de thèse ; le doctorant bénéficie des acquis pendant la thèse et préserve du temps, en dernière année de thèse, pour la préparation de sa soutenance.
Dérogation aux obligations de formation
Un doctorant peut bénéficier d’aménagements de volume/répartition de formations différents des standards de l’ED STIC dans quelques cas exceptionnels nécessitant une justification et accord du directeur du pôle de rattachement. Par exemple (aucun des cas présentés ne donne droit automatiquement à dérogation) :
- lorsque la thèse est réalisée sous convention CIFRE ou en tant que salarié en entreprise, le doctorant peut être dispensé partiellement des formations transverses ;
- lorsque la thèse est en cotutelle, le doctorant peut être autorisé à effectuer un volume de formations proportionnel à la durée de ses séjours en France.
Le doctorant utilise son compte Adum pour s’inscrire aux formations. Pour la validation de formations qui ne sont pas au catalogue, il faut absolument accompagner la demande d'un lien sur la page web officielle qui décrit le cours ou la formation et contient les noms des responsables de la formation. La validation se fait dans ce cas par une demande de validation envoyée à partir du profil Adum du doctorant (Formations-> Catalogue->Ajouter une formation « hors catalogue »).
Avant de s’inscrire à une formation, le doctorant doit s’assurer soit de la gratuité de celle-ci, soit d’un support financier (en règle générale, par son unité ou équipe de recherche). Il doit si nécessaire faire un ordre de mission en fonction des règles de son employeur et de son unité/établissement d’accueil.
Les établissements d’inscription financent un certain nombre de formations transverses proposées sur le catalogue ADUM : https://www.adum.fr/psaclay/formations. L’ED ne finance pas les formations. L’ED STIC participe au financement d’écoles thématiques via un appel qui est diffusé plusieurs fois par an.
Le doctorant doit s’assurer qu’à l’issue de la formation, quelle qu’elle soit, un certificat de présence lui est délivré. L’inscription ne constituant pas une preuve de suivi de la formation.
Le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour obtenir des conseils sur le choix et la planification des formations.
Pour toute demande d’information concernant la formation doctorale, le doctorant envoie un message électronique à secr-formation-edstic@universite-paris-saclay.fr.
Les formations scientifiques apportent une ouverture scientifique au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voici quelques exemples de formations scientifiques suivis par quelques contre-exemples :
Exemples de formations scientifiques qui peuvent être acceptées :
- Unités d'enseignement (UE) d’un Master 2ème année : le contenu de l’UE est en relation avec le domaine de la thèse ou constitue une ouverture scientifique ; le niveau de connaissances proposées par l’UE est « avancé » ; le choix d’un Master de l’université Paris-Saclay est fortement conseillé. Voir les Master Paris Saclay.
- Ecoles thématiques ou Jeunes chercheurs : il existe un très large choix d’écoles thématiques ou Jeunes Chercheurs nationales et internationales dans les domaines STIC ; le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour le choix d’une école ayant le meilleur impact possible sur les travaux de thèse et/ou ayant le meilleur apport connaissances/compétences.
- Tutoriels thématiques scientifiques de niveau avancé
- Formations en ligne (type MOOC ou SPOC), nécessairement avec certification
- Cycles de Séminaires thématiques type Collège de France, etc.
L'Ecole Doctorale dispose d'une convention avec le Collège de France. Pour suivre des cours ou des séminaires au Collège de France et obtenir la feuille d'émargement, le doctorant ou la doctorante s'inscrit directement via le lien suivant : https://form.jotform.com/collegedefrance/ecole-doctorale.
Attention, ne rentrent pas dans le cadre des formations scientifiques, par exemple
- les UEs de niveau Licence,
- les séminaires ou groupes de travail propre à l’équipe ou du laboratoire,
- la participation à des conférences et workshops, même en tant qu’orateur,
- les cours online (Coursera etc.), les MOOC ou SPOC sans certification
Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir en particulier l'offre de formations collectives du collège doctoral. Une partie des formations est organisée en parcours, tournée vers des métiers pour les docteurs, apportant une cohérence identifiée dans la formation et pouvant dans certains cas aboutir à un label certifié.
Exemples de formations transverses
Le catalogue Adum propose un large choix de formations transverses principalement dans les catégories suivantes :
- Communication
- Compétences comportementales
- Conception, conduite de projets, management
- Conduite professionnelle et enjeux sociétaux
- Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel
- Enseignement et Formation
- Langues (y compris pour préparer des évaluations de type TEOIC) et ouverture internationale
- Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat
- Modules spécifiques de l’ED STIC, comme par exemple le module "Ethics & STIC"
- Séjours dans des laboratoires étrangers ou stages dans des entreprises (comptabilisés à partir d’une durée d’au minimum un mois) peuvent donner l’équivalent de 7h de formation par mois de visite/stage, limité à 21h au maximum.
- Formations aux outils bureautiques (par exemple : MS-Excel pour experts ou LaTeX), niveau avancé exigé, à faire de préférence en début de thèse.
Attention, ne rentrent pas dans ce cadre :
- l’organisation de colloques, de groupes de travail, de journées de doctorants ou de permanents du laboratoire ou d’autres manifestations de ce type
- la gestion du site web de l’équipe ou d’une conférence, la gestion de ressources, de publications…
- la participation, même en tant qu’animateur, à des salons ou manifestations grand public, comme par exemple : « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
- la relecture d’articles de recherche
- les formations sans impact valorisant sur l’avenir du futur docteur (exemple : formation de base aux outils de bureautique, à MS-Word, MS-Excel, etc.).
