Doctorat / PHD
PhD organization
Le projet doctoral est articulé autour de
- une formation à la recherche assurée par le directeur de thèse et son unité de recherche,
- une formation scientifique complémentaire proche du champ disciplinaire de la thèse,
- une formation professionnelle dédiée au futur professionnel du docteur
Ces formations sont orchestrées par l'ED STIC (voir formation) avec le soutien du collège doctoral de l'Université Paris Saclay. L'ED STIC assure en particulier le suivi des doctorants (voir suivi) pour les guider dans leur choix et l'aboutissement de leur projet professionnel.
The PhD project is composed of
- a high level research training supervised by the thesis advisor and conducted in an academic or private research laboratory/team,
- a complementary scientific training on topics close to the thesis area,
- a professional training focussing on preparing the doctor professional carrier.
The PhD organization is orchestrated by the STIC DS (see training) with the support of the University Paris Saclay doctoral college. The STIC DS in particular supports the PhD student follow-up process (see PhD Follow-Up) to guide them in their choices and the realisation of their career plans.
Suivi du doctorant
L’objectif du suivi est de faire le point sur l’avancement du projet de thèse du doctorant, de donner au doctorant l’occasion de présenter ses travaux publiquement même à un stade d’avancement précoce, d'apporter au doctorant un regard extérieur sur son travail, complémentaire à ceux de ses encadrants et de son équipe d’accueil, d'accompagner le doctorant dans la construction de son projet professionnel. Le suivi a aussi pour objectif de détecter le plus tôt possible d’éventuelles difficultés liées à la thèse ou à des contraintes externes afin de proposer des pistes de résolution (besoin de formation complémentaire, redéfinition du sujet de thèse, modalités d’encadrement ...) et de ne pas mettre en danger le projet initial du doctorant.
Trois types de suivi sont proposés.
Le comité de suivi du doctorant est composé :
- du référent du doctorant ayant effectué le suivi en fin de première année
- le comité de suivi mi-parcours pour la deuxième année
- le responsable du pôle du doctorant.
Le suivi annuel est lié à la réinscription qui offre naturellement l'occasion de faire le point. L'objectif du suivi annuel est d'évaluer l'avancement des travaux, les conditions et l'environnement de travail, les difficultés rencontrées par le doctorant ou les encadrants.
Que doit faire le doctorant ?
- un rapport d'avancement,
- un plan de travail pour l'année à venir,
- bilan et plan de formation
Ces documents seront présentés et discutés avec le directeur de thèse et co-encadrant(s) qui les signent ainsi que le doctorant.
- Répondre au questionnaire d'auto-évaluation
- Rencontrer son référent pour un entretien lors de la réinscription en 2ème année. Pour la réinscription en 3ème année, le rapport du suivi mi-parcours devra être fourni. Pour une réinscription en 4ème année un entretien spécifique est organisé par le pôle.
Qui est le référent ?
Le référent est un enseignant-chercheur (maître de conférence ou professeur) ou chercheur volontaire pour suivre quelques doctorants. Il est géographiquement proche des doctorants qu'il suit mais ne travaille pas dans la même équipe de recherche. Les compétences scientifiques du référent n'ont aucun besoin d'être corrélées au sujet de thèse du doctorant qu'il suit.
Que fait le référent ? voir guide
Le référent assure une écoute du doctorant, répond à des questions générales concernant le déroulement global de sa thèse, l’avancement des travaux, mais aussi la formation, les missions hors recherche, l’encadrement, son projet professionnel.
Le référent est un relais entre le doctorant et l’école doctorale et en particulier guide, si besoin est, le doctorant vers d’autres interlocuteurs (l’assistante de pôle, le directeur de pôle, les représentants des doctorants, … ou simplement le site web de l’ED). Le référent doit encourager le doctorant à s’adresser/utiliser les ressources de son environnement et à ne pas rester sans réponse à des questions qu’il n’a pas osé poser. Le référent lui-même ne doit pas se sentir dans l’obligation de répondre à toutes les questions.
Si un problème est identifié, le référent transmet un message au directeur de pôle du doctorant. Ce message se limite à transmettre le type de problème (avancement, encadrement, santé, personnel, etc). Le directeur de pôle prend alors le relais.
Le référent assure une écoute neutre vis-à-vis du doctorant, de l’encadrement du doctorant et du fonctionnement de l’ED : le référent n’est pas là pour aider le doctorant dans ses démarches administratives (il peut juste le diriger vers l’équipe de direction de l’ED et les assistantes d’ED) ; le référent n’a pas à répondre à des questions scientifiques ayant trait au sujet de la thèse ; le référent ne doit en aucun cas répondre à d’éventuelles questions du directeur de thèse ni des encadrants concernant le déroulement de l’entretien; le référent ne doit pas porter d’avis sur l’encadrement du doctorant.
Le doctorant doit pouvoir solliciter une entrevue avec son référent, hors de la période obligatoire en vue de la réinscription en 2nd année, dans la mesure des disponibilités de celui-ci.
Quel retour est effectué par le référent vers l’ED ?
Après l'entretien avec un doctorant, le référent envoie un message au directeur de pôle et à son assistante avec un contenu très simple indiquant le jour de l’entrevue avec le doctorant et si un entretien plus approfondi/formel doit être organisé par l’ED. Quand le doctorant l’exprime, le référent fait remonter à l’ED certaines remarques/suggestions. Le doctorant est en copie du message.
Le suivi approfondi à mi-parcours permet de faire le point sur l'avancement des travaux scientifiques du doctorant, sa prise en main du sujet, les perspectives du projet de recherche et sa finalisation. Il permet également de vérifier que les formations suivies par le doctorant sont cohérentes avec son projet en cours et ses choix professionnels. L’ensemble des activités du doctorant est considéré, y compris les activités de type missions hors recherche (enseignement, valorisation, ...).
Quand doit avoir lieu le suivi à mi-parcours ?
L’évaluation à mi-parcours a lieu entre le 16ème et le 20ème mois de la thèse par le pôle du doctorant. Il est de la responsabilité du doctorant et de son directeur de thèse de planifier et d'organiser cette évaluation en concertation avec le dircteur de pôle.
Que doit faire le doctorant ?
- Rédiger un rapport d'activités (5 à 10 pages) décrivant le sujet de thèse et les résultats obtenus, l'avancement et les perspectives de ses travaux de recherche. Ce rapport peut reprendre en partie un article soumis ou publié.
- Rédiger un CV permettant d'avoir une vision globale des activités du doctorant (missions hors recherche, séjours hors de l’équipe d’accueil du doctorant, les publications, les articles soumis ou en préparation, les logiciels/prototypes ou expérimentations déployées ou en cours).
- Le CV doit inclure la liste des formations suivies et validées avec leur volume horaire ainsi que celles planifiées. La liste doit être organisée en deux catégories : (1) ouverture scentifique (2) formations transverses.
- Présenter oralement ses activités devant un comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant ; le comité a ensuite un entretien avec le doctorant seul suivi d’un entretien avec le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).
Tous les documents ci-dessus doivent être transmis :
- à qui ? aux membres du comité d'évaluation avec en copie le directeur de pôle et l'assistante de pôle
- quand ? au minimum 2 semaines avant la présentation orale
- comment ? par e-mail intitulé "Suivi Miparcours <nom_doctorant>"
- quoi ? les documents ci-dessus assenblés en un seul fichier pdf nommé <nom_doctorant_miparcours>; et le fichier word dont l'entête (champs administratifs) aura été préalablement remplie par le doctorant et renommé <nom_doctorant_miparcours_rapport>
Le comité d’évaluation est constitué, sous la responsabilité du pôle de rattachement du doctorant. Il comprend au minimum deux membres :
- un EC ou chercheur membre du comité de pôle du doctorant, extérieur à l’équipe d’accueil du doctorant et à celle de son co-encadrant, de préférence membre de l'UPsay.
- un EC ou chercheur expert dans le domaine de recherche du doctorant, extérieur à l'établissement du doctorant et des encadrants, de préférence extérieur à l’Université Paris-Saclay. Cet expert pourra, par exemple, être un des rapporteurs pressentis pour la thèse, et dans ce cas il devra être extérieur à l’Université Paris-Saclay.
Important :
- Dans le même esprit que pour le choix des rapporteurs de la thèse et afin d'assurer une neutralité de l'évaluation, les membres du comité d'évaluation ne doivent pas entretenir de collaborations ni avec le directeur de thèse et ni avec le co-encadrant.
- Ni le directeur de thèse ni le co-encadrant ne font partie du comité d'évaluation.
Comment constituer le comité d'évaluation ?
- le directeur de thèse propose les membres du comité d'évaluation au directeur de pôle et s'appuie sur ce dernier si nécessaire pour le choix du membre du comité de pôle,
- le doctorant est en copie de la proposition et peut interagir avec le directeur de pôle.
La réunion du comité d’évaluation comprend plusieurs étapes
- présentation orale des activités du doctorant devant le comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant (20 à 25 mn),
- questions du comité d’évaluation sur les éléments présentés lors de l'exposé, en présence du directeur de thèse sans intervention de celui-ci (10-15mn),
- entretien du comité d'évaluation avec le doctorant seul,
- entretien du comité le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).
- délibération du comité pour préparer le rapport.
Résultat du mi-parcours / envoi du rapport
A l’issue de l’évaluation à mi-parcours, le comité d’évaluation rédige un rapport dans lequel il propose si il le souhaite et si nécessaire des suggestions pour l’évolution des travaux, les formations, etc. Un avis doit être donné sur la date prévisionnelle de la soutenance.
Ce rapport est envoyé au directeur du pôle et à son assistante (voir contact) qui se chargeront de le transmettre au doctorant et aux encadrants dans les 15 jours qui suivent la réunion du comité. Ce rapport sera exigé pour la réinscription.
Important : Le rapport n'est envoyé par le comité ni au directeur de thèse ni au co-encadrant, ni au doctorant.
Un suivi spécifique est proposé lorsque le doctorant rencontre des difficultés ou se pose des questions qui ne peuvent être traitées avec ses encadrants ou son entourage proche. Les doctorants sont chaleureusement encouragés à demander un entretien soit avec leur référent, soit avec le directeur de pôle, soit avec la directrice de l'ED ou encore avec les représentants des doctorants.
Si nécessaire, en cas de conflit ou divergence, une série d’entretiens (médiation) est organisée avec le doctorant seul, avec le directeur de thèse et encadrant seuls, en présence des deux si nécessaire afin de proposer une solution et d’en vérifier la pertinence. L’école doctorale s’appuie si besoin sur les services spécialisés des établissements. Cette démarche de médiation suit les recommandations du texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral. Si cette médiation n’aboutit pas, l’école doctorale met en place une commission de conciliation qui a pour mission d’élaborer des solutions et de formuler des recommandations comme décrit dans le texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral.
The purpose of tutoring is to assess the progress of the doctoral thesis project, to give the PhD student the opportunity to present his/her work publicly even at an early stage, to provide an outside view on his/her work, complementary to those of his/her supervisors and his home team, and to accompany the PhD student in the construction of his/her professional project. The tutoring also aims to detect as early as possible any difficulties related to the thesis or due to external constraints in order to propose some thoughts on appropriate options (additional training needs, redefinition of the thesis, supervision arrangements .. .) and avoid to endanger the original project of the doctoral student.
Three types of follow up processes are run.
The follow-up committee is composed of :
- the référent/tutor who meets the PhD student at the end of the first year
- the mid-term committee, the second year
- the head of the pôle
The annual follow-up process is linked with the registration renewel which provides a natural opportunity to evaluate the thesis progress. The aim of the annual follow up process is to assess the progress of work, the working environment, the difficulties encountered by the student or supervisors.
What should the PhD Student do?
- a progress report,
- a work plan for the coming year,
- Individual Training Plan (see Training)
These documents are presented to and discussed with the thesis supervisor and co-supervisor (s) who sign them as well as the doctoral student.
- Fill out the self-assessment questionnaire.
- When re-enrolling in 2nd year, the PhD student meets her/his referent for an interview. For re-registration in 3rd year, the report of the mid-term follow-up should be provided. For a re-registration in the 4th year, a specific interview is organized by the pole management.
Who is the referent fellow?
The referent fellow is a research professor or researcher who volunteered to serve as a tutor of some doctoral students. He/she is geographically close to the student doctoral but does not work in the same research team. The scientific expertise of the referent has no need to be correlated to the thesis project.
What is the referent role ? see guide
The referent listens to the doctoral student, answers general questions concerning the overall progress of his thesis, the progress of the work, but also training, activities besides research like teaching, supervision, professional project.
The referent is a relay between the doctoral student and the doctoral school and, in particular, guides the doctoral student towards other interlocutors (the pole secretary, the pole director, the doctoral students' representatives, ... or simply the ED website). The referent must encourage the doctoral student to address/use the resources of his environment and not to remain with unanswered questions, some he has not dared to ask. The referent himself should not feel obliged to answer all the questions.
If a problem is identified, the referent sends a message to the pole director. This message is limited to conveying the type of problem (advancement, coaching, health, personnel, etc). The pole manager then takes over.
The referent ensures a neutral listening to the doctoral student, the supervision of the doctoral student and the functioning of the ED: the referent is not there to help the doctoral student in his administrative procedures (he can just direct him towards the ED management team and the ED assistants); the referent does not have to answer scientific questions related to the topic of the thesis; the referent must under no circumstances answer any questions from the supervisors concerning the conduct of the interview; the referent must not advise on the supervision of the doctoral student.
The PhD Student must be able to solicit an interview with her/his referent, outside the mandatory period of re-registration in the 2nd year, to the extent of the referent's availability.
Outcome of the interview done by the referent
After the interview with a doctoral student, the referent sends a message to the pole manager and her/his assistant with a very simple content indicating the day of the interview and if a more formal meeting is expected with the ED management team. On request of the PhD student, the referent forward certain comments / suggestions feedback to the ED. The doctoral student receives a copy of the message. The message should not be sent to the supervisors.
The in-depth/mid-term process or midterm evaluation assess the progress of the scientific work, his/her good level of understanding of the subject, the prospects of the research project and its finalization. It also verifies that the training undertaken by the doctoral student is relevant with respect to the current research project and to his/her future career choices. All PhD student activities are considered, including non-research activities (teaching, valuation, etc).
When does the mid-term evaluation take place ?
The mid-term evaluation takes palce between the 16th and the 20th month of the PhD preparation. Its organization is initiated by the PhD student and his/her PhD supervisor. It is supervised by the head of the cluster.
What should the PhD Student do?
- Write a paper (5-10 pages) describing the thesis topic and the results achieved, the work in progress and the future work. This document may be based on a submitted or published article.
- Write a CV to provide a broad overview of the doctoral activities (non-research activities, mobility, publications including articles submitted or in preparation, software / prototypes / experiments deployed or in progress).
- The CV has to include the list of validated training with hourly amount together with those that are planned. This list should be organized in two parts: (1) scientific training, (2) professional training.
- Oral presentation of the activities to an evaluation committee in the presence of his/her thesis supervisor and co-supervisor; the presentation is followed by two interviews, one with the PhD student alone, and the other with the thesis supervisor and co-supervisor alone.
The documents should be sent
- to ? to the member of the evaluation committee, to the cluster director and her secretary
- when ? at least 2 weeks before the presentation
- how ? by e-mail entitled "Suivi Miparcours <PhD Lastname>"
- what ? all documents mentionned above should be merged in one pdf file named <PhD Lastname_miparcours>; and the word file with administrative part filled out by the PhD student and renamed <PhD Lastname_miparcours_rapport>;
The evaluation committee is composed of at least two external members and constituted under the supervision of the student pôle:
- A research fellow (assistant professor, professor, researcher) member of the pôle committee, external to PhD student team and also to the supervisor and co-supervisor teams, and preferably member of UPsay.
- A research fellow (assistant professor, professor, researcher) expert in the field of doctoral research, not a member of the PhD student and supervisor's institutions and preferably not a member of the University Paris-Saclay. This expert may be one of the reviewers approached for the thesis defense and in this case, he/she should not be a member of Paris Saclay. It is recommended that this expert holds an “habilitation” (HdR).
Requirement :
- As for PhD reviewers, in order to enforce neutrality of the evaluation, the members of the evaluation committee should not run colaborations with the supervisors nor the PhD student.
- Neither the supervisor nor the co-supervisor are part of the evaluation committee.
How to set-up the evaluation committee ?
- the supervisor submits committee member names to the director of the cluster.
- A copy of the committee proposal is mailed to the PhD student who may interact with the director of the cluster.
The evaluation meeting is organized as follows:
- Presentation of the PhD student of his/her work and activities in front of the committee, the supervisor and co-supervisor (20 to 25 mn).
- Questions to the PhD student by the committee members related to the presentation, in attendance of the supervisor and co-supervisor without their participation (10 to 15 mn).
- Interview of the PhD student alone, by the committee.
- Interview of the supervisor and co-supervisor alone, by the commitee.
- Deliberation of the committee alone in order to prepare the evaluation report.
Outcome and sending the evaluation report
Following the mid-term evaluation, the committee produces an assessment report where recommendations can be included helping for future work directions or other matters. The committee should provide their opinion about the expected defense date.
The report is sent to the cluster director and his secretary (see contact) who will take care of forwarding it to the PhD student and supervisors. The report is mandatory for the registration renewal.
Please beware, the report should not be sent by the committee to the supervisor, co-supervisor and PhD student.
A specific follow-up process is made available when the student encounters difficulties or has questions that can not be dealt with his/her supervisors or his/her entourage. Graduate students are warmly encouraged to request an interview either with their referent fellow, either with their cluster manager or with the director of the STIC DS or with one of the doctoral student representatives.
If necessary, in case of conflict or disagreement, a series of talks (mediation) is organized with the PhD student alone, with the supervisor and supervisor alone, with both if necessary in order to build a solution and check its effectiveness. The doctoral school relies if necessary on the specialized services of the institutions. This mediation process follows the recommendations of the text "conflict resolution through the graduate school" adopted by the Doctoral College. If this mediation fails, the graduate school sets up a conciliation commission whose mission is to develop solutions and make recommendations as described in the text "conflict resolution through the graduate school" adopted by the Doctoral College.
Formation
Le plan de formation du doctorant est un des éléments clés du projet doctoral (arrêté du 7 août 2006). Les formations proposées sont essentiellement de deux types :
- Les formations scientifiques apportent une ouverture disciplinaire ou pluri-disciplinaire au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voir exemples.
- Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir exemples.
L'ED STIC organise la formation des doctorants en s'appuyant sur les directives générales du Collège Doctoral. Ci-dessous sont présentées les éléments spécifiques liés au fonctionnement de l'ED STIC.
Organisation générale Modalités pratiques Formations scientifiques
Formations transverses Catalogue Adum Contact Formation
Organisation générale de la formation
Chaque doctorant de l’ED STIC effectue au minimum 100h de formation sur la durée de la thèse, en respectant une répartition de
- 50h de formations scientifiques et
- 50h de formations transverses incluant une formation obligatoire à l'éthique de la recherche
Dans les 3 à 6 mois suivant le début de la thèse, le doctorant doit planifier sa formation au regard de ses besoins et de ses objectifs en identifiant les compétences qu’il souhaite acquérir. Les règles suivantes doivent être respectées :
- diversification de la formation transverse : le choix des modules assure une diversification d’acquisition de compétences ; pour une compétence donnée, le volume de formation pris en compte ne dépasse pas 25 heures ; à titre d’exemple, un module de langue n’est pas pris en compte au delà de 25 heures.
- période : les formations scientifiques et transverses sont effectuées en priorité pendant les deux premières années de thèse ; le doctorant bénéficie des acquis pendant la thèse et préserve du temps, en dernière année de thèse, pour la préparation de sa soutenance.
Dérogation aux obligations de formation
Un doctorant peut bénéficier d’aménagements de volume/répartition de formations différents des standards de l’ED STIC dans quelques cas exceptionnels nécessitant une justification et accord du directeur du pôle de rattachement. Par exemple (aucun des cas présentés ne donne droit automatiquement à dérogation) :
- lorsque la thèse est réalisée sous convention CIFRE ou en tant que salarié en entreprise, le doctorant peut être dispensé partiellement des formations transverses ;
- lorsque la thèse est en cotutelle, le doctorant peut être autorisé à effectuer un volume de formations proportionnel à la durée de ses séjours en France.
Le doctorant utilise son compte Adum pour s’inscrire aux formations. Pour la validation de formations qui ne sont pas au catalogue, il faut absolument accompagner la demande d'un lien sur la page web officielle qui décrit le cours ou la formation et contient les noms des responsables de la formation. La validation se fait dans ce cas par une demande de validation envoyée à partir du profil Adum du doctorant (Formations-> Catalogue->Ajouter une formation « hors catalogue »).
Avant de s’inscrire à une formation, le doctorant doit s’assurer soit de la gratuité de celle-ci, soit d’un support financier (en règle générale, par son unité ou équipe de recherche). Il doit si nécessaire faire un ordre de mission en fonction des règles de son employeur et de son unité/établissement d’accueil.
Les établissements d’inscription financent un certain nombre de formations transverses proposées sur le catalogue Adum. L’ED ne finance pas les formations. L’ED STIC participe au financement d’écoles thématiques via un appel qui est diffusé plusieurs fois par an.
Le doctorant doit s’assurer qu’à l’issue de la formation, quelle qu’elle soit, un certificat de présence lui est délivré. L’inscription ne constituant pas une preuve de suivi de la formation.
Le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour obtenir des conseils sur le choix et la planification des formations.
Pour toute demande d’information concernant la formation doctorale, le doctorant envoie un message électronique au correspondant formation de son pôle (voir la page contact). Attention, le correspondant formation n’est pas toujours le directeur du pôle de rattachement.
Les formations scientifiques apportent une ouverture scientifique au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voici quelques exemples de formations scientifiques suivis par quelques contre-exemples :
Exemples de formations scientifiques qui peuvent être acceptées :
- Unités d'enseignement (UE) d’un Master 2ème année : le contenu de l’UE est en relation avec le domaine de la thèse ou constitue une ouverture scientifique ; le niveau de connaissances proposées par l’UE est « avancé » ; le choix d’un Master de l’université Paris-Saclay est fortement conseillé. Voir les Master Paris Saclay.
- Ecoles thématiques ou Jeunes chercheurs : il existe un très large choix d’écoles thématiques ou Jeunes Chercheurs nationales et internationales dans les domaines STIC ; le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour le choix d’une école ayant le meilleur impact possible sur les travaux de thèse et/ou ayant le meilleur apport connaissances/compétences.
- Tutoriels thématiques scientifiques de niveau avancé
- Formations en ligne (type MOOC ou SPOC), nécessairement avec certification
- Cycles de Séminaires thématiques type Collège de France, etc.
La procédure pour suivre des Séminaires au Collège de France et obtenir la feuille d'émargement est la suivante : le doctorant envoie un message à l’assistante de l’ED STIC contenant le nom du cours et du professeur en précisant s'il veut suivre uniquement le cours ou bien le cours et le séminaire. L’assistante transmet la demande au Collège de France et obtient la fiche d'émargement qu’elle fait parvenir au doctorant.
Attention, ne rentrent pas dans le cadre des formations scientifiques, par exemple
- les UEs de niveau Licence,
- les séminaires ou groupes de travail propre à l’équipe ou du laboratoire,
- la participation à des conférences et workshops, même en tant qu’orateur,
- les cours online (Coursera etc.), les MOOC ou SPOC sans certification
Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir en particulier l'offre de formations collectives du collège doctoral. Une partie des formations est organisée en parcours, tournée vers des métiers pour les docteurs, apportant une cohérence identifiée dans la formation et pouvant dans certains cas aboutir à un label certifié.
Exemples de formations transverses
Le catalogue Adum propose un large choix de formations transverses principalement dans les catégories suivantes :
- Communication
- Compétences comportementales
- Conception, conduite de projets, management
- Conduite professionnelle et enjeux sociétaux
- Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel
- Enseignement et Formation
- Langues (y compris pour préparer des évaluations de type TEOIC) et ouverture internationale
- Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat
- Modules spécifiques de l’ED STIC, comme par exemple le module "Ethics & STIC"
- Séjours dans des laboratoires étrangers ou stages dans des entreprises (comptabilisés à partir d’une durée d’au minimum un mois) peuvent donner l’équivalent de 7h de formation par mois de visite/stage, limité à 21h au maximum.
- Formations aux outils bureautiques (par exemple : MS-Excel pour experts ou LaTeX), niveau avancé exigé, à faire de préférence en début de thèse.
Attention, ne rentrent pas dans ce cadre :
- l’organisation de colloques, de groupes de travail, de journées de doctorants ou de permanents du laboratoire ou d’autres manifestations de ce type
- la gestion du site web de l’équipe ou d’une conférence, la gestion de ressources, de publications…
- la participation, même en tant qu’animateur, à des salons ou manifestations grand public, comme par exemple : « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
- la relecture d’articles de recherche
- les formations sans impact valorisant sur l’avenir du futur docteur (exemple : formation de base aux outils de bureautique, à MS-Word, MS-Excel, etc.).
Doctoral education is one of the key components of the doctoral project, in accordance with the French graduate education decree published in August 7th, 2006. This decree stipulates:
"The doctoral schools propose to the PhD students doctoral courses useful for their research project and for professional project as well as courses necessary for the acquisition of a widened scientific culture. These courses not only have to prepare doctors for research jobs in the public, industry and service sectors but, more generally, for any job requiring the skills acquired during the doctoral education."
The doctoral training is divided into two categories:
- The scientific education aims at increasing PhD students depth and breadth of knowledge in their discipline. It provides high-quality disciplinary or multi-disciplinary programmes. See examples.
- The professional education is more specifically dedicated to prepare to professional development. The training offer focuses on transferable skills necessary to advance PhD students careers across a broad range of employment sectors. See examples.
The ED STIC organizes doctoral education in accordance with the Doctoral College (Collège Doctoral) general recommendations. The information below provides the rules specific to the ED STIC organization.
General Recommendations Pratical Details Scientific Training Profesional Training Adum Catalogue Contact persons
Each PhD student is required to follow during his thesis at least 100 hours of doctoral education, divided into:
- 50h of scientific education, and
- 50h of professional education, including a mandatory course on ethics.
Within the 3 to 6 first months of his/her PhD, doctoral student must plan his/her personal training objectives and program the doctoral education with respect to his /her own needs, skills and competences he/she would like to acquire.
The following rules should be fulfilled:
- Professional education diversity: the choice of courses / trainings in this category has to ensure a certain diversity of acquired competences. This rule is enforced as follows: for each competence / skill, at most 25h are taken into account; for instance, language courses may account for at most 25h.
- Period: the doctoral training (both scientific and professional) has to be done during the two first years of the PhD in the one hand to be beneficial to the project development of the student and, in the second hand, to leave, during the second year, as much time as possible dedicated to writing the thesis and preparing the defense.
Exemption from training obligations
The number of hours may be reduced in some cases which have to be justified and agreed by the cluster director (Directeur de Pôle). For example (none of cases presented give rises to automatic exemption):
- When the PhD is prepared with CIFRE contract or as employee in a company, the PhD student may be exempted from a part of his professional;
- When the PhD is prepared under joint supervision with a laboratory abroad (cotutelle), the number of hours may be required in proportion to the length of stay in France.
The PhD student uses his ADUM profile in order to apply for trainings and ask for validation. For trainings not listed in the Adum catalog, the PhD student should absolutely provide the official web page of the course / training together with names of the organizers.
Before applying for training, the PhD student has to check if the chosen training is free of charge or if the fees have to be covered by his / her laboratory (or his / her institution). In some cases, for instance when the training implies traveling, administrative process (for example, filling in a travel order form - “ordre de mission”) has to be applied.
Most professional training proposed in the Adum Catalogue are free because funded by Paris Saclay institution members. The STIC DS does not cover training fees. The only exception concerns thematic summer schools for which the STIC DS offers partial funding; several calls for proposal (AAP) will be issued each year.
For each course / training, the PhD student has to ensure that a certificate of attendance is issued upon completion. Neither a training application nor a training registration is an evidence of attendance.
The PhD student supervisor is the best person for advising you to select and plan doctoral training. Any question about the doctoral education and the form should be addressed by email to the education contact person of the cluster (see contact webpage).
- 2nd year Master courses: the content of the course is related to the thesis domain or opens on related scientific fields; “advanced” level is required; the choice of a Master of the University Paris Saclay is strongly advised. See Master Paris Saclay webpage.
- Thematic or Young Researcher summer schools: there is a very wide range of thematic and Young Researchers national and international schools in ICT areas; your supervisor is the best person that is able to help you to choose a school with the best possible impact on your thesis work and / or having the best knowledge / skill provision.
- Advanced scientific thematic Tutorials
- Online adavnced courses, with certification.
- Thematic advanced seminars, like Collège de France or similar.
For Collège de France seminars, in oder to obtain the enrolment form, the PhD students should send a mail to the secretary of the doctoral school containing the lecture title and the speaker name. The secretary will forward the request to the Collège de France and forward the enrolment form to the PhD student.
Warning: the following are not considered as doctoral training
- Bachelor (License) level courses,
- Seminars or working groups proper to your group or your laboratory,
- Conferences and workshops attendance, even as a speaker
- Online courses without certification
Professional training courses are more specifically dedicated to the preparation of the future employment of PhD graduates. See in particular the doctoral programme for training. Part of the courses are organized in tracks, specialized toward jobs for PhD graduates, bringing a clear consistency and optionally providing a recognized certification.
The Adum Catalogue offers a wide range of professional training mainly in the following categories:
- Communication
- Behavioural competences (Compétences comportementales)
- Design, Project management (Conception, conduite de projets, management)
- Professional processes and Societal issues (Conduite professionnelle et enjeux sociétaux)
- Business and professional environment (Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel)
- Education and Training (Enseignement et Formation)
- Foreign language courses (Langues et ouverture internationale), in particular French courses
- Research Innovation and Entrepreneurship (Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat)
- Visits in foreign research laboratories or internships in private companies (at least one month) may account for up to 7 hours per month of visit or intership, limited to a maximum of 21 hours.
- ED STIC specific lectures, such as Etics and STIC.
- Office automation tools (eg MS-Excel for experts or LaTeX for expert), required advanced level, preferably to the beginning of thesis.
Warning: the following are not considered as doctoral training
- Organization of seminars, working groups, doctoral days or laboratory days or other events of the kind
- Managing the team website or conference website, resource or publications management
- Attendance, even as an animator, to events like « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
- Reviewing scientific papers
- Course / Training without meaningful impact (eg basic training in office tools, MS-Word, MS -Excel, etc.).
AAP Ecole Thématique
Appel permanent à demandes de financement d'écoles thématiques / jeunes chercheurs
L'aide financière de l'ED STIC pour la participation de doctorants à des écoles thématiques ou de jeunes chercheurs peut aller jusqu'à 500 euros par doctorant. Elle ne peut pas toujours couvrir tous les frais engendrés par la participation à l'Ecole thématique. Il est donc important de prévoir un cofinancement si nécessaire. L'aide est versée à l'unité de recherche du doctorant et gérée par elle.
Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour une Ecole Thématique. Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat.
Pour des raisons de gestion du budget,
- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;
- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.
Le dossier de candidature doit être rempli et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail en fonction de votre pôle à
Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :
- AAP ECOLE THEMATIQUE <nom_doctorant>
The financial support offered by the STIC doctoral school can be up to 500 euros per PhD Student. Since it may not cover the whole expenses; it is important to get a co-funding. The support is send to and managed by the research unit of the Phd Student.
PhD students who have already been awarded are not eligible. The support granted to a PhD Student for "Summer School" plus "Mobility" cannot exceed 1000 euros.
For reasons of budget management,
- applications for year N must be sent between January and June of the same year;
- the requests for the year N + 1 must be sent between July and December of the year N.
The application form must be filled out and signed by the PhD supervisor. It must be send by e-mail according to the cluster you belong to
The e-mail title must comply to the following scheme :
- AAP ECOLE THEMATIQUE <PhD Student Lastname>
AAP Mobilité
Permanent call for Mobility Funding Support (English Translation)
L'ED STIC souhaite encourager la mobilité des doctorants pendant leur thèse. La mobilité consiste en un séjour à l'extérieur de l'unité de recherche du directeur de thèse et de celle de son co-encdarant pour travailler dans un autre laboratoire ou une entreprise, en France ou à l'étranger. L'ED offre une aide financière à la mobilité pour aider au financement de tels séjours de recherche. L'aide apportée par l'ED est inférieure à 1000 euros et la demande doit être accompagnée d'un co-financement justifié. L'aide est versée à et gérée par l'unité de recherche du doctorant.
Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour mobilité. Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat.
Pour des raisons de gestion du budget,
- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;
- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.
Le dossier de candidature doit être rempli par le doctorant et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail en fonction de votre pôle à
Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :
- AAP MOBILITE <nom_doctorant>
Call for Mobility Funding Support (English Translation)
The DS wants to encourage mobility of PhD Students during their thesis. Mobility is the opportunity to visit and work in a lab or company in France or abroad, a new environment outside the PhD supervisors lab. The DS offers a financial support for such visits. The financial support does not exceed 1000 euros and it is mandatory to provide a proof of co-funding. The financial support is transfered to and managed by the research unit of the PhD student.
PhD students who have already been awarded for a mobility are not eligible. The support granted to a PhD Student for "Thematic School" plus "Mobility" cannot exceed 1000 euros.
For reasons of budget management,
- applications for year N must be sent between January and June of the same year;
- the requests for the year N + 1 must be sent between July and December of the year N.
The application form must be filled out and signed by the PhD supervisor. It must be send by e-mail according to the cluster you belong to
The e-mail title must comply to the following scheme :
- AAP MOBILITE <nom_doctorant>
Prix doctorant STIC
STIC PhD AWARD CALL(translation of this page)
Appel à candidature 2019 Prix "Meilleure production scientifique ED STIC"
Ce prix est sponsorisé par : Labex DigiCosme et l’ED STIC
Dates importantes
- Date de lancement : 23 mai 2019
- Date de dépôt : entre le 27 Mai et le 26 juin 2019, 23h
- Diffusion des résultats : septembre 2019
- Remise des prix : réunion de rentrée de l’ED STIC (novembre 2019)
Dossier de candidature
Peut être soumis tout travail de recherche produit entre le 1er juin 2018 et le 31 Mai 2019 et avant la date de soutenance. Pour les communications, on considèrera la date d’acceptation, pour les participations à des campagnes d’évaluation la date de dépôt, pour la production de logiciels la date de mise en ligne, pour la démonstration de systèmes la date d’acceptation ou de la démonstration.
Les lauréats du prix des éditions antérieures ne peuvent pas candidater.
Le dossier de candidature devra comporter :
- Le formulaire de candidature,
- L'accès à la production permettant son évaluation et pouvant inclure, à titre d’exemple, un ou plusieurs des éléments suivants : fichier pdf, lien site web (pour expérimentations, logiciels), vidéo démo (pour expérimentations, logiciels), lien d’installation (pour expérimentations, logiciels) ;
- Un document explicatif (attaché au formulaire) donnant toutes les informations permettant au jury d’apprécier la qualité scientifique de la contribution et sa visibilité nationale ou internationale, académique ou industrielle. Par exemple et sans être exhaustif, taux d’acceptation, copie des rapports, facteur d’impact pour un article, classement pour une campagne d’évaluation, liste de diffusion pour un logiciel, etc.
En cas de plusieurs auteurs/contributeurs, le rôle et le pourcentage de participation de chacun devront être explicites.
- Une lettre appuyant la candidature au prix de thèse sera envoyée directement par le(s) directeur(s) de thèse au président du jury.
Les dossiers de candidature seront déposés sur le site easychair, au plus tard le 26 juin 2019 à 23h.
STIC PhD Award Call
Information about the "Meilleure production scientifique ED STIC" AWARD
This award is sponsored by : Labex DigiCosme and the STIC Doctoral School
Important Dates
- Call advertising : Mai, 23th 2019
- Application : between Mai, 27th and June, 26th 2019, 11pm
- Decision : September 2019
- Award ceremony : ED STIC PhD Meeting in November 2019
Application conditions
Can be submitted any research work achived between June 1rst 2018 and May 31rst 2019 and before the defense date. For publications or demos, one will consider the acceptation date, for challenges/competions/evaluations one will consider the application deadline of the corresponding event, for software one will consider the internet release or any event used to advertise the software.
Winners of previous STIC doctoral school awards are not allowed to apply.
The application file should include:
- the application form
- Access to the research work should be provided for evaluation and can include for instance one or several elements among: pdf file, web link (for experiments, softwares), demo videos (for experiments, softwares), upload link (for experiments, softwares);
- A complementary document should include all information required for commmittee to assess the quality of the application, its national or international visibility from an academic or industrial point of view. For instance and without being comprehensive, this document can include the aceptation rate of a paper, copy of the reviewer reports, impact factor of the conference or journal, ranking for an evaluation campaign, release list for a software, etc.
In case of several authors/contributors, the role of each one should be clearly stated with respect to their participation to the research work and should at least mention explicitly the pourcentage of participation.
- A letter supporting the application to the award should be sent directly to the committee president by the main supervisor.
Applications should be downlaoded on the easychair website, on June 26th, 2019, 23h at the latest.
