Généralités
Le projet doctoral est articulé autour de
- une formation à la recherche assurée par le directeur de thèse et son unité de recherche,
- une formation scientifique complémentaire proche du champ disciplinaire de la thèse,
- une formation professionnelle dédiée au futur professionnel du docteur
Ces formations sont orchestrées par l'ED STIC avec le soutien du collège doctoral de l'Université Paris Saclay. L'ED STIC assure en particulier le suivi des doctorants pour les guider dans leur choix et l'aboutissement de leur projet professionnel.
Suivi du doctorant
L’objectif du suivi est de faire le point sur l’avancement du projet de thèse du doctorant, de donner au doctorant l’occasion de présenter ses travaux publiquement même à un stade d’avancement précoce, d'apporter au doctorant un regard extérieur sur son travail, complémentaire à ceux de ses encadrants et de son équipe d’accueil, d'accompagner le doctorant dans la construction de son projet professionnel. Le suivi a aussi pour objectif de détecter le plus tôt possible d’éventuelles difficultés liées à la thèse ou à des contraintes externes afin de proposer des pistes de résolution (besoin de formation complémentaire, redéfinition du sujet de thèse, modalités d’encadrement ...) et de ne pas mettre en danger le projet initial du doctorant.
Trois types de suivi sont proposés.
Le comité de suivi du doctorant est composé :
- du référent du doctorant, désigné au cours de la première année de thèse
- des membres du comité de suivi mi-parcours pour la deuxième année
- du responsable du pôle du doctorant.
Le suivi annuel est lié à la réinscription qui offre naturellement l'occasion de faire le point. L'objectif du suivi annuel est d'évaluer l'avancement des travaux, les conditions et l'environnement de travail, les difficultés rencontrées par le doctorant ou les encadrants.
Que doit faire le doctorant ?
- un rapport d'avancement,
- un plan de travail pour l'année à venir,
- bilan et plan de formation
Ces documents seront présentés et discutés avec le directeur de thèse et co-encadrant(s) qui les signent ainsi que le doctorant.
- Répondre au questionnaire d'auto-évaluation
- Rencontrer son référent pour un entretien lors de la réinscription en 2ème année. Pour la réinscription en 3ème année, le rapport du suivi mi-parcours devra être fourni. Pour une réinscription en 4ème année un entretien spécifique est organisé par le pôle.
Qui est le référent ?
Le référent est un enseignant-chercheur (maître de conférence ou professeur) ou chercheur volontaire pour suivre quelques doctorants. Il est géographiquement proche des doctorants qu'il suit mais ne travaille pas dans la même équipe de recherche. Les compétences scientifiques du référent n'ont aucun besoin d'être corrélées au sujet de thèse du doctorant qu'il suit.
Que fait le référent ? voir guide
Le référent assure une écoute du doctorant, répond à des questions générales concernant le déroulement global de sa thèse, l’avancement des travaux, mais aussi la formation, les missions hors recherche, l’encadrement, son projet professionnel.
Le référent est un relais entre le doctorant et l’école doctorale et en particulier guide, si besoin est, le doctorant vers d’autres interlocuteurs (l’assistante de pôle, le directeur de pôle, les représentants des doctorants, … ou simplement le site web de l’ED). Le référent doit encourager le doctorant à s’adresser/utiliser les ressources de son environnement et à ne pas rester sans réponse à des questions qu’il n’a pas osé poser. Le référent lui-même ne doit pas se sentir dans l’obligation de répondre à toutes les questions.
Si un problème est identifié, le référent transmet un message au directeur de pôle du doctorant. Ce message se limite à transmettre le type de problème (avancement, encadrement, santé, personnel, etc). Le directeur de pôle prend alors le relais.
Le référent assure une écoute neutre vis-à-vis du doctorant, de l’encadrement du doctorant et du fonctionnement de l’ED : le référent n’est pas là pour aider le doctorant dans ses démarches administratives (il peut juste le diriger vers l’équipe de direction de l’ED et les assistantes d’ED) ; le référent n’a pas à répondre à des questions scientifiques ayant trait au sujet de la thèse ; le référent ne doit en aucun cas répondre à d’éventuelles questions du directeur de thèse ni des encadrants concernant le déroulement de l’entretien; le référent ne doit pas porter d’avis sur l’encadrement du doctorant.
Le doctorant doit pouvoir solliciter une entrevue avec son référent, hors de la période obligatoire en vue de la réinscription en 2nd année, dans la mesure des disponibilités de celui-ci.
Quel retour est effectué par le référent vers l’ED ?
Après l'entretien avec un doctorant, le référent envoie un message au directeur de pôle et à son assistante avec un contenu très simple indiquant le jour de l’entrevue avec le doctorant et si un entretien plus approfondi/formel doit être organisé par l’ED. Quand le doctorant l’exprime, le référent fait remonter à l’ED certaines remarques/suggestions. Le doctorant est en copie du message.
Le suivi approfondi à mi-parcours permet de faire le point sur l'avancement des travaux scientifiques du doctorant, sa prise en main du sujet, les perspectives du projet de recherche et sa finalisation. Il permet également de vérifier que les formations suivies par le doctorant sont cohérentes avec son projet en cours et ses choix professionnels. L’ensemble des activités du doctorant est considéré, y compris les activités de type missions hors recherche (enseignement, valorisation, ...).
Quand doit avoir lieu le suivi à mi-parcours ?
L’évaluation à mi-parcours a lieu entre le 16ème et le 20ème mois de la thèse par le pôle du doctorant. Il est de la responsabilité du doctorant et de son directeur de thèse de planifier et d'organiser cette évaluation en concertation avec le dircteur de pôle.
Que doit faire le doctorant ?
- Rédiger un rapport d'activités (5 à 10 pages) décrivant le sujet de thèse et les résultats obtenus, l'avancement et les perspectives de ses travaux de recherche. Ce rapport peut reprendre en partie un article soumis ou publié.
- Rédiger un CV permettant d'avoir une vision globale des activités du doctorant (missions hors recherche, séjours hors de l’équipe d’accueil du doctorant, les publications, les articles soumis ou en préparation, les logiciels/prototypes ou expérimentations déployées ou en cours).
- Le CV doit inclure la liste des formations suivies et validées avec leur volume horaire ainsi que celles planifiées. La liste doit être organisée en deux catégories : (1) ouverture scentifique (2) formations transverses.
- Présenter oralement ses activités devant un comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant ; le comité a ensuite un entretien avec le doctorant seul suivi d’un entretien avec le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).
Tous les documents ci-dessus doivent être transmis :
- à qui ? aux membres du comité d'évaluation avec en copie le directeur de pôle et l'assistante de pôle
- quand ? au minimum 2 semaines avant la présentation orale
- comment ? par e-mail intitulé "Suivi Miparcours <nom_doctorant>"
- quoi ? les documents ci-dessus assenblés en un seul fichier pdf nommé <nom_doctorant_miparcours>; et le fichier word dont l'entête (champs administratifs) aura été préalablement remplie par le doctorant et renommé <nom_doctorant_miparcours_rapport>
Le comité d’évaluation est constitué, sous la responsabilité du pôle de rattachement du doctorant. Il comprend au minimum deux membres :
- un EC ou chercheur membre du comité de pôle du doctorant, extérieur à l’équipe d’accueil du doctorant et à celle de son co-encadrant, de préférence membre de l'UPsay.
- un EC ou chercheur expert dans le domaine de recherche du doctorant, extérieur à l'établissement du doctorant et des encadrants, de préférence extérieur à l’Université Paris-Saclay. Cet expert pourra, par exemple, être un des rapporteurs pressentis pour la thèse, et dans ce cas il devra être extérieur à l’Université Paris-Saclay.
Important :
- Dans le même esprit que pour le choix des rapporteurs de la thèse et afin d'assurer une neutralité de l'évaluation, les membres du comité d'évaluation ne doivent pas entretenir de collaborations ni avec le directeur de thèse et ni avec le co-encadrant.
- Ni le directeur de thèse ni le co-encadrant ne font partie du comité d'évaluation.
Comment constituer le comité d'évaluation ?
- le directeur de thèse propose les membres du comité d'évaluation au directeur de pôle et s'appuie sur ce dernier si nécessaire pour le choix du membre du comité de pôle,
- le doctorant est en copie de la proposition et peut interagir avec le directeur de pôle.
La réunion du comité d’évaluation comprend plusieurs étapes
- présentation orale des activités du doctorant devant le comité d’évaluation en présence de son directeur de thèse et co-encadrant (20 à 25 mn),
- questions du comité d’évaluation sur les éléments présentés lors de l'exposé, en présence du directeur de thèse sans intervention de celui-ci (10-15mn),
- entretien du comité d'évaluation avec le doctorant seul,
- entretien du comité le directeur de thèse et co-encadrant seul(s).
- délibération du comité pour préparer le rapport.
Résultat du mi-parcours / envoi du rapport
A l’issue de l’évaluation à mi-parcours, le comité d’évaluation rédige un rapport dans lequel il propose si il le souhaite et si nécessaire des suggestions pour l’évolution des travaux, les formations, etc. Un avis doit être donné sur la date prévisionnelle de la soutenance.
Ce rapport est envoyé au directeur du pôle et à son assistante (voir contact) qui se chargeront de le transmettre au doctorant et aux encadrants dans les 15 jours qui suivent la réunion du comité. Ce rapport sera exigé pour la réinscription.
Important : Le rapport n'est envoyé par le comité ni au directeur de thèse ni au co-encadrant, ni au doctorant.
Un suivi spécifique est proposé lorsque le doctorant rencontre des difficultés ou se pose des questions qui ne peuvent être traitées avec ses encadrants ou son entourage proche. Les doctorants sont chaleureusement encouragés à demander un entretien soit avec leur référent, soit avec le directeur de pôle, soit avec la directrice de l'ED ou encore avec les représentants des doctorants.
Si nécessaire, en cas de conflit ou divergence, une série d’entretiens (médiation) est organisée avec le doctorant seul, avec le directeur de thèse et encadrant seuls, en présence des deux si nécessaire afin de proposer une solution et d’en vérifier la pertinence. L’école doctorale s’appuie si besoin sur les services spécialisés des établissements. Cette démarche de médiation suit les recommandations du texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral. Si cette médiation n’aboutit pas, l’école doctorale met en place une commission de conciliation qui a pour mission d’élaborer des solutions et de formuler des recommandations comme décrit dans le texte « résolution des conflits par l’école doctorale » adopté par le collège doctoral.
Formation
Le plan de formation du doctorant est un des éléments clés du projet doctoral (arrêté du 7 août 2006). Les formations proposées sont essentiellement de deux types :
- Les formations scientifiques apportent une ouverture disciplinaire ou pluri-disciplinaire au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voir exemples.
- Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir exemples.
L'ED STIC organise la formation des doctorants en s'appuyant sur les directives générales du Collège Doctoral. Ci-dessous sont présentées les éléments spécifiques liés au fonctionnement de l'ED STIC.
Organisation générale Modalités pratiques Formations scientifiques
Formations transverses Catalogue Adum Contact Formation
Contact formation : secr-formation-edstic@lri.fr
Organisation générale de la formation
Chaque doctorant de l’ED STIC effectue au minimum 100h de formation sur la durée de la thèse, en respectant une répartition de
- 50h de formations scientifiques et
- 50h de formations transverses incluant une formation obligatoire à l'éthique de la recherche
Dans les 3 à 6 mois suivant le début de la thèse, le doctorant doit planifier sa formation au regard de ses besoins et de ses objectifs en identifiant les compétences qu’il souhaite acquérir. Les règles suivantes doivent être respectées :
- diversification de la formation transverse : le choix des modules assure une diversification d’acquisition de compétences ; pour une compétence donnée, le volume de formation pris en compte ne dépasse pas 25 heures ; à titre d’exemple, un module de langue n’est pas pris en compte au delà de 25 heures.
- période : les formations scientifiques et transverses sont effectuées en priorité pendant les deux premières années de thèse ; le doctorant bénéficie des acquis pendant la thèse et préserve du temps, en dernière année de thèse, pour la préparation de sa soutenance.
Dérogation aux obligations de formation
Un doctorant peut bénéficier d’aménagements de volume/répartition de formations différents des standards de l’ED STIC dans quelques cas exceptionnels nécessitant une justification et accord du directeur du pôle de rattachement. Par exemple (aucun des cas présentés ne donne droit automatiquement à dérogation) :
- lorsque la thèse est réalisée sous convention CIFRE ou en tant que salarié en entreprise, le doctorant peut être dispensé partiellement des formations transverses ;
- lorsque la thèse est en cotutelle, le doctorant peut être autorisé à effectuer un volume de formations proportionnel à la durée de ses séjours en France.
Le doctorant utilise son compte Adum pour s’inscrire aux formations. Pour la validation de formations qui ne sont pas au catalogue, il faut absolument accompagner la demande d'un lien sur la page web officielle qui décrit le cours ou la formation et contient les noms des responsables de la formation. La validation se fait dans ce cas par une demande de validation envoyée à partir du profil Adum du doctorant (Formations-> Catalogue->Ajouter une formation « hors catalogue »).
Avant de s’inscrire à une formation, le doctorant doit s’assurer soit de la gratuité de celle-ci, soit d’un support financier (en règle générale, par son unité ou équipe de recherche). Il doit si nécessaire faire un ordre de mission en fonction des règles de son employeur et de son unité/établissement d’accueil.
Les établissements d’inscription financent un certain nombre de formations transverses proposées sur le catalogue Adum. L’ED ne finance pas les formations. L’ED STIC participe au financement d’écoles thématiques via un appel qui est diffusé plusieurs fois par an.
Le doctorant doit s’assurer qu’à l’issue de la formation, quelle qu’elle soit, un certificat de présence lui est délivré. L’inscription ne constituant pas une preuve de suivi de la formation.
Le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour obtenir des conseils sur le choix et la planification des formations.
Pour toute demande d’information concernant la formation doctorale, le doctorant envoie un message électronique à secr-formation-edstic@lri.fr.
Les formations scientifiques apportent une ouverture scientifique au doctorant ou renforcent ses connaissances dans un domaine connexe à son sujet de thèse. Voici quelques exemples de formations scientifiques suivis par quelques contre-exemples :
Exemples de formations scientifiques qui peuvent être acceptées :
- Unités d'enseignement (UE) d’un Master 2ème année : le contenu de l’UE est en relation avec le domaine de la thèse ou constitue une ouverture scientifique ; le niveau de connaissances proposées par l’UE est « avancé » ; le choix d’un Master de l’université Paris-Saclay est fortement conseillé. Voir les Master Paris Saclay.
- Ecoles thématiques ou Jeunes chercheurs : il existe un très large choix d’écoles thématiques ou Jeunes Chercheurs nationales et internationales dans les domaines STIC ; le directeur de thèse est un interlocuteur privilégié pour le choix d’une école ayant le meilleur impact possible sur les travaux de thèse et/ou ayant le meilleur apport connaissances/compétences.
- Tutoriels thématiques scientifiques de niveau avancé
- Formations en ligne (type MOOC ou SPOC), nécessairement avec certification
- Cycles de Séminaires thématiques type Collège de France, etc.
La procédure pour suivre des Séminaires au Collège de France et obtenir la feuille d'émargement est la suivante : le doctorant envoie un message à l'assistante formation de l'ED STIC : secr-formation-edstic@lri.fr en précisant s'il veut suivre uniquement le cours ou bien le cours et le séminaire. L’assistante transmet la demande au Collège de France et obtient la fiche d'émargement qu’elle fait parvenir au doctorant.
Attention, ne rentrent pas dans le cadre des formations scientifiques, par exemple
- les UEs de niveau Licence,
- les séminaires ou groupes de travail propre à l’équipe ou du laboratoire,
- la participation à des conférences et workshops, même en tant qu’orateur,
- les cours online (Coursera etc.), les MOOC ou SPOC sans certification
Les formations transverses sont plus spécifiquement dédiées à la préparation du devenir professionnel des docteurs. Voir en particulier l'offre de formations collectives du collège doctoral. Une partie des formations est organisée en parcours, tournée vers des métiers pour les docteurs, apportant une cohérence identifiée dans la formation et pouvant dans certains cas aboutir à un label certifié.
Exemples de formations transverses
Le catalogue Adum propose un large choix de formations transverses principalement dans les catégories suivantes :
- Communication
- Compétences comportementales
- Conception, conduite de projets, management
- Conduite professionnelle et enjeux sociétaux
- Connaissance de l'entreprise et du milieu professionnel
- Enseignement et Formation
- Langues (y compris pour préparer des évaluations de type TEOIC) et ouverture internationale
- Valorisation de la recherche, Innovation, Entrepreneuriat
- Modules spécifiques de l’ED STIC, comme par exemple le module "Ethics & STIC"
- Séjours dans des laboratoires étrangers ou stages dans des entreprises (comptabilisés à partir d’une durée d’au minimum un mois) peuvent donner l’équivalent de 7h de formation par mois de visite/stage, limité à 21h au maximum.
- Formations aux outils bureautiques (par exemple : MS-Excel pour experts ou LaTeX), niveau avancé exigé, à faire de préférence en début de thèse.
Attention, ne rentrent pas dans ce cadre :
- l’organisation de colloques, de groupes de travail, de journées de doctorants ou de permanents du laboratoire ou d’autres manifestations de ce type
- la gestion du site web de l’équipe ou d’une conférence, la gestion de ressources, de publications…
- la participation, même en tant qu’animateur, à des salons ou manifestations grand public, comme par exemple : « La fête de la science », « Bouge la science », « Salon des jeux mathématiques », « La nuit de l’info », « L’arbre du savoir »...
- la relecture d’articles de recherche
- les formations sans impact valorisant sur l’avenir du futur docteur (exemple : formation de base aux outils de bureautique, à MS-Word, MS-Excel, etc.).
AAP Ecole Thématique
Appel permanent à demandes de financement d'écoles thématiques / jeunes chercheurs
L'aide financière de l'ED STIC pour la participation de doctorants à des écoles thématiques ou de jeunes chercheurs peut aller jusqu'à 500 euros par doctorant. Elle ne peut pas toujours couvrir tous les frais engendrés par la participation à l'Ecole thématique. Il est donc important de prévoir un cofinancement si nécessaire. L'aide est versée à l'unité de recherche du doctorant et gérée par elle.
Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour une Ecole Thématique. Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat.
Pour des raisons de gestion du budget,
- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;
- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.
Le dossier de candidature doit être rempli et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail à secr-formation-edstic@lri.fr.
Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :
- AAP ECOLE THEMATIQUE <nom_doctorant>
AAP Mobilité
L'ED STIC souhaite encourager la mobilité des doctorants pendant leur thèse. La mobilité consiste en un séjour à l'extérieur de l'unité de recherche du directeur de thèse et de celle de son co-encdarant pour travailler dans un autre laboratoire ou une entreprise, en France ou à l'étranger. L'ED offre une aide financière à la mobilité pour aider au financement de tels séjours de recherche. L'aide apportée par l'ED est inférieure à 1000 euros et la demande doit être accompagnée d'un co-financement justifié. L'aide est versée à et gérée par l'unité de recherche du doctorant.
Un doctorant n'est éligible qu'une seule fois pendant sa thèse à un soutien pour mobilité. Le soutien cumulé "Ecole" plus "Mobilité" obtenu par un doctorant ne peut dépasser 1000 euros sur la période du doctorat.
Pour des raisons de gestion du budget,
- les demandes pour l'année N devront être envoyées entre janvier et juin de la même année ;
- les demandes pour l'année N+1 devront être envoyées entre juillet et décembre de l'année N.
Le dossier de candidature doit être rempli par le doctorant et signé par le directeur de thèse. Le fichier pdf doit être envoyé par mail à secr-formation-edstic@lri.fr.
Le titre du mail doit être obligatoirement comme suit :
- AAP MOBILITE <nom_doctorant>
