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Admission, inscription, réinscription

Une année universitaire est définie par un cadre légale. Elle débute le 1er septembre et se termine le 31 août . L'inscription est annuelle et renouvelée au début de chaque année universitaire. La scolarité d'un.e. doctorant.e. dure en moyenne 3 ans. Elle est structurées en trois grands axes chronologiques. 

Documents de référence pour l'inscription et la réinscription à l'Université Paris-Saclay

Comment être admis.e en doctorat à l'Université Paris-Saclay ?

Si vous souhaitez faire un doctorat à l'Université Paris-Saclay, vous devez impérativement déposer un dossier de candidature, être admis en thèse et être financer pour trois ans. 

Comment candidater ? Quelles sont les dates de candidature ? A quoi sert l'admission ?

Comment s'inscrire pour la première fois ? 

Vous êtes admis en doctorat, félicitations.

Vous pourrez vous inscrire dès que votre école doctorale vous donnera son feu vert pour passer les différentes étapes de votre inscription.

Comment vous réinscrire ? 

Le circuit de réinscription en deuxième et troisième année est moins lourd que celui de première année. Certaines spécificité peuvent vous questionner. 

Que faire en cas de soutenance avant le 31 décembre ? Entre le 31 décembre et le 31 mars ? En cas de prolongation ?

Admission en thèse

Avant d'envisager toute inscription en thèse, il faut définir un projet doctoral. Ce dernier s'articule autour de différents axes

  1. Le parcours académique ainsi que les expériences professionelles et personnelles de l'étudiant.e
  2. La définition du projet de recherche, ses conditions d'encadrement et d'accueil
  3. Ses ambitions de mobilité internationales (le cas échéant)


Une admission en doctorat à l'Université Paris-Saclay répond à plusieurs critères relatifs à la définition du projet doctoral. 

  • Les candidat.e.s doivent pouvoir bénéficier de conditions matérielles et financières permettant le bon déroulement de leur thèse, d’une couverture sociale adaptée et d'une responsabilité civile pour la durée de préparation de la thèse.

    L'Université Paris-Saclay supporte trois types de financements :
  1. Les programmes et soutenus financièrement ou coordonnés par l'Université Paris-Saclay
  2. Les financements soutenus par des organismes de recherche
  3. Les financements soutenus par d'autres organismes
     

En savoir plus sur les financements

  • Une admission est soumise au dépôt d'un dossier de candidature via la plateforme ADUM, à l'étude de ce dernier par différent.e.s acteur.ice.s du doctorat et à une audition du.de la candidat.e organisée par l'école doctorale - le but pour la.e candidat.e est de pouvoir défendre son projet :
  1. La porteuse ou le porteur du projet de recherche : la future doctorante ou le futur doctorant
  2. La direction et l'encadrement de la thèse
  3. L'école doctorale de rattachement du porteur ou de la porteuse de projet de recherche
  4. L'établissement d'inscription (en cas de thèse simple), les établissements d'inscription (en cas de cotutelle internationale)

En savoir plus sur l'admission 

La plateforme de candidature

Première inscription

La première inscription ne s'effectue qu'une fois le ou la candidate admise en thèse. La gestion administrative des dossiers d'inscription (puis de réinscription) se fait elle aussi par la plateforme ADUM.

La signature du contrat de travail avec l'Université ou avec un autre employeur (le cas échéant) se fait en parallèle de cette première inscription. 

  • Il est impossible de signer un contrat de travail sans avoir été, a minima, admis.e en doctorat

Documents relatifs à l'inscription

Les doctorant.e.s doivent se renseigner sur le site de leur école doctorale pour connaître les spécificités d'inscription propres à chaque ED (contacts de l'école doctorale, organisation des rendez-vous, formulaires de comité de suivi...).

Pour faciliter les démarches administratives, il est conseillé aux doctorant.e.s de commencer à renseigner leurs dossiers en ligne, via ADUM, dès le 1er juin.

Septembre

Pour une partie des doctorant.e.s (contrat doctoral signé avec l'Université Paris-Saclay, contrat ENS...)  l'inscription en première année de thèse se fait en début d'année universitaire, à partir du 1er septembre de l'année en cours. 

Septembre-juin 

Les inscriptions peuvent être plus tardives et s'effectuer tout au long de l'année, notamment pour fluidifier l'arrivée des doctorant.e.s étranger.e.s. La date buttoir d'inscription est le 1er juin de l'année en cours. Elle correspond à la date buttoir de l'acquittement des droits de contribution vie étudiante et de campus (CVEC). 

  1. L'école doctorale informe ses futur.e.s doctorant.e.s de l'ouverture, du calendrier et de ses spécificités d'inscriptions
  2. La ou le doctorant.e signe dans son espace ADUM la Charte du doctorant ainsi que la Convention individuelle de formation
  3. La ou le doctorant.e dépose dans son espace ADUM un fichier PDF unique regroupant l’ensemble des copies des pièces justificatives demandées et le cas échéant - certaines pièces peuvent être spécifiques à la politique d'une école doctorale 
  4. La ou le doctorant.e s'acquitte des droits d’inscription et de la CVEC et fournit les justificatifs sur ADUM
  5. Finalise son inscription sur la plateforme ADUM
  • Une fois ces étapes passées, le dossier d'inscription est soumis au circuit de signatures

Le circuit de signatures nécessaires pour l'inscription est imposé par la règlementation nationale.

  • Une fois ce circuit validé, les droits d'inscription à l'Université Paris-Saclay et à la CVEC acquitté, la première inscription est effective
     
  1. Avis de la ou du directeur.ice d'unité de recherche
  2. Avis de la ou du directeur.ice de thèse
  3. Proposition d'inscription de l'école doctorale 
  4. Prononciation d'inscription par le ou la chef.fe d'établissement

L'arrêté en vigueur

Réinscription

Les réinscription en thèse ne nécessitent pas de repasser par le circuit d'admission. La gestion administrative des dossiers de réinscription se fait elle aussi par la plateforme ADUM.

  • Un rapport de Comité de suivi de thèse doit être déposé par la ou le doctorant.e dans son espace ADUM pour chacune de ses réinscriptions

Documents relatifs à la réinscription

 

Les doctorant.e.s doivent se renseigner sur le site de leur école doctorale pour connaître les spécificités d'inscription propres à chaque ED (contacts de l'école doctorale, organisation des rendez-vous, formulaires de comité de suivi...).

Pour faciliter les démarches administratives, il est conseillé aux doctorant.e.s de commencer à renseigner leurs dossiers en ligne, via ADUM, dès le 1er juin.

Les doctorant.e.s qui soutiennent leur thèse entre septembre et décembre d'une année universitaire, sont couvert.e.s par leur inscription universitaire précédente et n'ont pas à se réinscrire.

Juin - novembre

Toute réinscription en 2e, année, 3e année, ou plus, et tout acquittement de la CVEC doivent être effectuée entre le 1er juin et le 30 novembre de l'année universitaire en cours. Cette règle s'applique à tous les doctorant.e.s. 

  • Doctorant.e.s attachés à l'Université par un contrat doctoral, doctorant.e.s CIFRE, boursier.e.s... 
  • Doctorant.e.s s'étant inscrit.e.s tardivement lors de leur première année de thèse
  • Doctorant.e.s à l'étranger au titre de l'année universitaire en cours 
  • Doctorant.e.s dispensé.e.s des droits d'inscription
  1. L'école doctorale informe ses doctorant.e.s de l'ouverture, du calendrier et de ses spécificités de réinscriptions
  2. La ou le doctorant.e dépose dans son espace ADUM un fichier PDF unique regroupant l’ensemble des copies des pièces justificatives demandées - certaines pièces peuvent être spécifiques à la politique d'une école doctorale 
  3. La ou le doctorant.e s'acquitte des droits d’inscription et de la CVEC et fournit les justificatifs sur ADUM
  4. A partir de la 3e année, un rapport de Comité de suivi de thèse doit être déposé par la ou le doctorant.e
  5. Finalisation de l'inscription sur la plateforme ADUM
  • Une fois ces étapes passées, le dossier d'inscription est soumis au circuit de signatures

Le circuit de signatures nécessaires pour l'inscription est imposé par la règlementation nationale.

  • Une fois ce circuit validé, les droits d'inscription à l'Université Paris-Saclay et à la CVEC acquitté, la première inscription est effective
     
  1. Avis de la ou du directeur.ice d'unité de recherche
  2. Avis de la ou du directeur.ice de thèse
  3. Proposition d'inscription de l'école doctorale 
  4. Prononciation d'inscription par le ou la chef.fe d'établissement

L'arrêté en vigueur

  • Une réinscription au-delà de la 3e année de doctorat, avec une soutenance du doctorat prévue avant le 31 décembre de l’année universitaire en cours ne nécessite pas que la ou le doctorant.e se réincrive. L’année universitaire est prolongée jusqu’à la date de soutenance

Les cas particuliers

Les doctorant.e.s non ré-inscrit.e.s avant le 31 décembre de l'année en cours sont considéré.e.s comme en "abandon".

Différentes raisons peuvent amener un.e doctorant.e.s à ne pas renouveler son inscription :

  • Il existe une procédure pour toute demande de médiationde résolution d'un conflit à l'école doctorale, de second avis de la commission de la recherche du conseil académique, de recours gracieux au chef d'établissement
  • En cas de conflit, L'université Paris-Saclay a mis en place un dispositif spécifique à chacune des étapes de décision d'inscription ou de réinscription, en cas de désaccord entre les acteur.ices concerné.es par le doctorat

    Faire appel 

 

 

Votre soutenance est prévue entre le 31 janvier et le 31 mars 2023

Au regard des empêchements au bon déroulement de leurs travaux de recherche qu'a constituée la période de confinement complet du 12 Mars 2020 au 11 Mai 2020 liée à la pandémie de COVID-19, les doctorant.e.s soutenant entre le 31/01/2023 et le 31/03/2023 devront se réinscrire mais seront exonérés des droits universitaires (le paiement de la CVEC reste dû)

Cette exonération est soumise à condition :

  • Fournir I'attestation d'autorisation de prolongation de la durée de préparation de sa thèse du fait de la pandémie de CoVID-19 transmise par leur école doctorale
  • Avoir d'abord finalisé la réinscription au titre de l'année 2022-2023
  • Avoir engagé la procédure de soutenance avant le 30 novembre 2022
  • Soutenir effectivement au plus tard le 31 mars 2023
    La ou le doctorant.e s'engage à régler les droits universitaires si sa soutenance a lieu après le 31 Mars 2023

Pour bénéficier de cette exonération les doctorants doivent avoir procédé à leur réinscription dans les délais impartis, et le formulaire de désignation des rapporteurs signé par le directeur de l'école doctorale doit parvenir au service de scolarité 3 mois avant la date de soutenance.

Pour rappel, les doctorants inscrits au titre de l'année universitaire 2021-2022 soutenant leur thèse entre le 1er Septembre et le 31 décembre de l'année universitaire suivante ne se réinscrivent pas et ne s'acquittent d'aucun droits d'inscription au titre de cette nouvelle année universitaire.

Les documents relatifs à l'exonération des frais d'inscription 

 Prolongation de la durée de la thèse

C'est au comité de suivi individuel de thèse d'examiner votre situation et de donner un avis sur la nécessité de prolonger la durée de votre thèse (le cas échéant).

 

Prolongation du financement de la thèse

Si vous êtes salarié.e.s de l'Université Paris-Saclay, vous trouverez ci-dessous le document de demande de prolongation de financement de thèse.

  • Cette demande de prolongation ne fait pas office de second appel à prolongation vis-à-vis du Covid, elle peut s'appliquer à une diversité de motifs

Documents de références à l'inscription et réinscription

Seules les pièces justificatives (voir la liste ci-dessous) scannées au format PDF dans l’ordre ci-dessous sont à déposer sur ADUM

  • Pièces spécifiques éventuellement demandées par l'école doctorale
  • Copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
    Pour les étudiants étrangers, lorsque c’est nécessaire : copie du passeport et du titre de séjour en cours de validité
  • Copie ou attestation de réussite du master
  • Copie de la convention de cotutelle signée et de l’attestation d’inscription dans l’autre établissement
  • Copie de tout justificatif ou notification attestant d’un financement pour la durée de la thèse
    - Boursier : copie de la notification d’attribution de bourse
    - Salarié pour une activité liée au doctorat : Copie du contrat de travail
    - Salarié pour une activité non liée au doctorat : Copie du contrat de travail, 3 derniers bulletins de salaire
    - Si travailleur indépendant, copie de l’avis d’imposition
  • Copie de l’attestation de sécurité sociale
  • Copie de l'attestation d'acquittement de la CVEC auprès du CROUS
  • Copie de l'attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours
     
  • Document de référence 

Seules les pièces justificatives (voir la liste ci-dessous) scannées au format PDF dans l’ordre ci-dessous sont à déposer sur ADUM

  • Pièces spécifiques éventuellement demandées par l'école doctorale
  • Pour les étudiants étrangers, lorsque c’est nécessaire : copie du passeport et du titre de séjour en cours de validité
  • Copie de l’attestation de transfert d’université
  • Formulaire de suivi de thèse
  • Copie de tout justificatif ou notification attestant d’un financement pour la durée de la thèse
    - Boursier : copie de la notification d’attribution de bourse
    - Salarié pour une activité liée au doctorat : Copie du contrat de travail
    - Salarié pour une activité non liée au doctorat : Copie du contrat de travail, 3 derniers bulletins de salaire
    - Si travailleur indépendant, copie de l’avis d’imposition
  • Copie de la convention de cotutelle signée et de l’attestation d’inscription dans l’autre établissement
  • Copie de l’attestation de sécurité sociale
  • Copie de l'attestation d'acquittement de la CVEC auprès du CROUS
  • Copie de l'attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours
     
  • Document de référence
    doctorat_liste_doc_a_fournir.pdf - (pdf 272.95 Ko)

Seules les pièces justificatives (voir la liste ci-dessous) scannées au format PDF dans l’ordre ci-dessous sont à déposer sur ADUM

  • Pièces spécifiques éventuellement demandées par l'école doctorale
  • Pour les étudiants étrangers, lorsque c’est nécessaire : copie du passeport et du titre de séjour en cours de validité
  • Copie de l’attestation de transfert d’université
  • Formulaire de suivi de thèse
  • Autorisation de prolongation de thèse
  • Copie de tout justificatif ou notification attestant d’un financement pour la durée de la thèse
    - Boursier : copie de la notification d’attribution de bourse
    Salarié pour une activité liée au doctorat : Copie du contrat de travail
    Salarié pour une activité non liée au doctorat : Copie du contrat de travail, 3 derniers bulletins de salaire
    Si travailleur indépendant, copie de l’avis d’imposition
  • Copie de la convention de cotutelle signée et de l’attestation d’inscription dans l’autre établissement
    Copie de l’avenant à la cotutelle
  • Copie de l’attestation de sécurité sociale
  • Copie de l'attestation d'acquittement de la CVEC auprès du CROUS
  • Copie de l'attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours
     
  • Document de référence
    doctorat_liste_doc_a_fournir.pdf - (pdf 272.95 Ko)

Les admissions, inscriptions et réinscriptions en doctorat s'effectuent en ligne via la plateforme ADUM. Elles répondent au règlement général de protection des données (RGPD). 

Qu'est ce que le RGPD ?

En savoir plus sur le traitement des données personnelles

Contacts

Votre école doctorale (ED) de rattachement est votre point d'entrée pour toute questions concernant votre scolarité 

ED de l'Université Paris-Saclay