Inscriptions et réinscriptions en doctorat, 3 étapes principales
Le calendrier
Une année universitaire débute le 1er septembre et se termine le 31 août [service public] (consulter la rubrique DUREE).
L'inscription est annuelle, elle est renouvelée au début de chaque année universitaire [legifrance].
Les doctorants qui soutiennent leur thèse entre septembre et décembre d'une année universitaire, sont couverts par leur inscription dans l'année universitaire précédente et ne doivent pas se ré-inscrire.
Pour faciliter leurs démarches, il est conseillé aux doctorants de commencer à renseigner leurs dossiers en ligne dès le 1er Juin. Ils peuvent en particulier entamer le circuit de signature, au niveau de leur directeur de thèse et du directeur de leur unité de recherche.
Première inscription
L'inscription en 1ère année se fait en début d'année universitaire à partir du 1er septembre, en phase avec la signature du contrat de travail ou avec la date de début du financement. Attention, vous devrez être inscrit ou au minimum admis à vous inscrire pour pouvoir signer votre contrat de travail. Des inscriptions plus tardives sont également possibles, jusqu'au 1er Juin.
Ré-inscription
En 2ème, en 3ème année et au delà, l'inscription doit être renouvelée entre le 1er septembre et le 30 novembre, dans tous les cas, y compris lorsque la première inscription a eu lieu de manière tardive.
Les doctorants en cotutelle internationale de thèse doivent renouveler leurs inscriptions entre le 1er septembre et le 30 novembre, même s'il s'agit d'une année où ils sont à l'étranger et même quand ils sont dispensés de paiement des droits d'inscription.
Les doctorants non ré-inscrits avant le 31 décembre seront considérés comme en abandon.
Les démarches à effectuer
L'étape d'inscription pédagogique se fait en ligne. Les données saisies dans le système d'information permettent de pré-remplir les divers formulaires, qu'il reste à compléter, à imprimer et à faire signer pour passer à l'étape d'inscription administrative. En savoir plus sur ce que l'on fait des données numériques liées aux doctorants et à leurs thèses ...
Le circuit de signature nécessaire pour l'inscription administrative est imposé par la règlementation nationale : l'inscription en doctorat est prononcée par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du directeur de l’unité de recherche et, à partir de la 3ème inscription, du comité de suivi individuel du doctorant [legifrance].
Pour une ré-inscription en doctorat, un dispositif est prévu, après chacune des étapes de décision, en cas de désaccord entre les acteurs concernés.
Retrouvez en ligne les documents de référence relatifs à l'inscription ou à la ré-inscription. Ils sont communs à l'ensemble des écoles doctorales (charte du doctorat, règlement intérieur du collège doctoral, formulaires de dérogation sur la durée des thèses etc...)
Les éventuels documents spécifiques à une école doctorale sont disponibles sur le site web de l'école doctorale.
Les étapes successives
1
L'admission : Le candidat doit d'abord déposer une candidature pour être admis à s'inscrire en doctorat. Cette étape consiste à vérifier que toutes les conditions, scientifiques, matérielles ou financières, seront réunies pour garantir le bon déroulement du projet doctoral.
2
L’étape d'inscription pédagogique (ou pré-inscription) : son aboutissement est une proposition d’inscription en doctorat et la convention individuelle de formation. Pour constituer son dossier d'inscription pédagogique, le doctorant doit se rendre sur le portail d'inscription pédagogique et se créer un compte personnel ADUM, s'il ne l’a pas déjà fait auparavant (par exemple lors d'une candidature).
3
L'étape d'inscription administrative : Si la proposition d’inscription est acceptée par le chef d’établissement, l’inscription administrative est ensuite réalisée par le service en charge de la scolarité des doctorants dans l’établissement opérateur de l’inscription du doctorant, qui collecte les droits universitaires et vérifie l'acquittement de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) et votre affiliation à la sécurité sociale. Son aboutissement est la délivrance de la carte d'étudiant.
Les frais d'inscription en doctorat
Les pièces à fournir
Un projet de césure ?
Une période de césure peut avoir lieu pendant la préparation d'un doctorat à l'initiative du doctorant ou de la doctorante, notamment pour les motifs suivants : une formation dans un domaine différent de celui de la thèse, une expérience en milieu professionnel en France ou à l'étranger, un engagement de service civique en France ou à l'étranger. Le cadre de la césure est fixé par le décret n°2018-372 du 18 mai 2018 et la circulaire n° 2019-030 du 10 Avril 2019. La procédure interne de demande de césure, le formulaire de demande et le modèle de convention de césure sont disponibles ici.
Calendrier 2019-2020:
Pour les césures débutant au 1er semestre de l'année universitaire 2019-2020: le dossier de demande de césure est à remettre avant le 14 juin 2019, complété, daté et signé à votre école doctorale, qui complètera avec l'avis et la signature de l'école doctorale et transmettra au collège doctoral afin que les dossiers puissent être examinés par la commission le 24 juin 2019.
Pour les césures débutant au 2nd semestre de l'année universitaire 2019-2020: le dossier de demande de césure est à remettre début décembre 2019, complété, daté et signé à votre école doctorale, qui complètera avec l'avis et la signature de l'école doctorale et transmettra au collège doctoral, le plus tôt possible et au plus tard le 09 décembre, afin que les dossiers puissent être examinés par la commission le 16 décembre 2019.
Avertissement
Les doctorants doivent se renseigner sur le site de leur école doctorale pour connaître les modalités de l'inscription pédagogique propres à chaque école doctorale (contacts de l'école doctorale, organisation des rendez-vous, formulaires de comité de suivi ...).
De même certaines modalités de l’inscription administrative (horaires d'ouverture et adresses des services, fiches à remplir ...) sont propres à chaque établissement. Les doctorants doivent se renseigner auprès de leur établissement opérateur d’inscription sur ces modalités avant de se rendre au service de scolarité.