Ondes et Matière (EDOM)

Avant de vous inscrire en 1^ère année de thèse, il faut suivre la procédure de recrutement, soit par le biais du concours de l’ED soit par le biais d’un recrutement hors concours .

Pour rappel, il faut :

• avoir déposé un dossier de candidature via ADUM et que celui-ci ait été accepté pour examen par la direction de l’EDOM. Espace Candidature
• avoir eu une audition :
  • devant le jury du concours si vous postulez pour le concours des contrats doctoraux EDOM,
  • ou devant un jury spécifique, composé d’un membre de la direction de l’EDOM, un représentant du laboratoire externe au projet doctoral et ayant l’HDR, et le/la futur(e) directeur(trice) de thèse et/ou co-encadrant(e) en qualité de membre observateur.

A l’issue de cette audition, un PV d’admission avec avis favorable est remis au secrétariat de l’EDOM. Votre dossier de candidature sera alors basculé dans la base inscription de ADUM, pour vous permettre de commencer la procédure d’inscription en 1^ère année de thèse.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 1^ère année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Justificatif de financement sur 36 mois minimum (attestation d’engagement, contrat de travail, notification de bourse),
• Attestation de réussite au diplôme permettant de rentrer en thèse (diplôme de Master 2, diplôme d’ingénieur, etc…), ou le cas échéant une attestation provisoire de réussite à ce diplôme,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours,
• Attestation de sécurité sociale à jour (pour les doctorants internationaux ne disposant pas encore de la sécurité sociale : vous inscrire sur Ameli.fr),
• Si vous êtes en cotutelle : convention de cotutelle ou projet de convention de la cotutelle.

Autres informations :

Si vous avez été classé(e) au concours EDOM, sur liste complémentaire, que vous avez obtenu un autre financement et souhaitez vous inscrire à l'EDOM, prenez contact avec Mme Nadia Chapiteau avant d'entamer toute démarche sur ADUM.

Les candidats admis en thèse hors concours peuvent s'inscrire tout au long de l'année universitaire.

Quelques conseils :

• Indiquez si vous êtes doctorant contractuel chargé d’enseignement (car ceci vous rapporte des points de formation),
• Décidez avec votre directeur(trice) de thèse de la composition de votre comité de suivi.
• S’il y a un co-encadrement, renseignez correctement la quotité d’encadrement pour au minimum de 25% par co-encadrant.e.
• Renseignez le résumé de votre projet de thèse en français comme en anglais. Ce résumé doit être identique en français et en anglais, et suffisamment détaillé car il sera publié sur le site national des thèses, que de nombreuses entreprises consultent.

Guide d’accueil des doctorants et chercheurs internationaux

Le rapport du comité de suivi de thèse doit être déposé sur ADUM avant chaque réinscription, entre les mois de Juin et Septembre.

A partir du mois d’Avril, vous devez donc commencer à organiser votre comité de suivi de fin de 1^ère année de thèse pour établir votre rapport de comité de suivi de thèse.

A savoir :  

• Il est absolument obligatoire de déposer votre rapport de comité de suivi de thèse AVANT de pouvoir vous réinscrire.
• Toutes les réinscriptions en 2^ème année, quelque soit la date de leur début de thèse, même tardive, doivent s’effectuer entre le 1^er juin et 31 octobre.

Avant la réunion de votre comité de suivi, vous devez remplir et envoyer exclusivement au directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre laboratoire d’accueil le questionnaire de satisfaction qui vous sera transmis par mail, par le secrétariat de l’EDOM.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 2^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Copie de votre contrat de travail signé par toutes les parties ou notification de bourse,
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours.

Organisation de vos entretiens de suivi de thèse en vue d’une réinscription en 3^ème année de thèse :

1. Envoyez au directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre laboratoire d’accueil, votre rapport d’avancement sur travaux rempli et signé par votre directeur de thèse et vous-même. Rapport d’avancement sur travaux pour réinscription en thèse.
2. Planifiez un premier entretien avec votre directeur de laboratoire ou le représentant du laboratoire chargé du suivi des doctorants.
3. En Septembre, le secrétariat de l’ED vous proposera des créneaux disponibles pour fixer un second entretien de suivi de thèse avec le directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre unité de recherche.

A savoir :  

• L’EDOM déposera votre rapport de comité de suivi de thèse sur ADUM, ce qui complètera votre dossier d’inscription.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 3^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Copie de votre contrat de travail signé par toutes les parties ou notification de bourse,
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours.

Si vous soutenez votre thèse avant le 31 décembre de l’année en cours, la réinscription en 4^ème année de thèse n’est pas nécessaire.

Dans le cas contraire, vous devez vous réinscrire en 4^ème année de thèse.

Cas n°1 : pour cette réinscription, vous n’avez pas besoin de remplir le formulaire de demande de prolongation de durée de thèse si :

• Vous avez commencé tardivement votre thèse et n’avez pas terminé les 36 mois de votre thèse au 31 décembre,
• Vous êtes en cotutelle pour 4 ans (ou plus),
• Vous avez une convention CSC pour 4 ans,
• Vous avez obtenu une prolongation de financement pour votre thèse au-delà du 31 décembre lors des appels à prolongation des contrats doctoraux.

Pour cette réinscription, il est, dans tous les cas, obligatoire de déposer sur ADUM (en un seul PDF) votre justificatif de financement (avenant à votre contrat de travail et votre contrat de travail initial, convention de cotutelle, notification de bourse CSC, attestation de prolongation du financement de thèse au-delà du 31 décembre, etc…).

Cas n°2 : si vous soutenez votre thèse après le 31 décembre de l’année en cours mais que vous n’êtes pas dans l’un des 4 cas mentionnés ci-dessus, vous devez vous réinscrire en 4^ème année de thèse en joignant à votre dossier ADUM le formulaire de demande de prolongation de la durée de la thèse après le 31 décembre. Ce dossier comportera les justificatifs de financement de thèse dont vous disposez.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 4^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours,
• Copie de votre contrat de travail signé par toutes les parties,
• Demande de prolongation de durée de thèse après le 31 décembre, uniquement pour le cas n°2 (voir ci-dessus),
• Tout justificatif de prolongation de financement.

Pour toutes questions administratives concernant votre contrat doctoral dans le domaine des Ressources Humaines (signature, avenant, arrêt maladie), et uniquement pour des doctorants ayant pour employeur, l'Université Paris-Saclay, vous devez vous adresser au service Ressources Humaines Pôle Recherche :

Adresse générique du service RH (à privilégier) : rh-doctorants.sciences@universite-paris-saclay.fr

En copie la responsable du Pôle Recherche Mme Vanessa DELAISSE vanessa.delaisse@universite-paris-saclay.fr

Pour les autres doctorants ayant un autre financement, adresser vous au service Ressources Humaines de votre laboratoire d'accueil.

Pour 10 points :

• Cours : 1 point pour 5 heures (limite maximale 10 points pour un cours)
• Conférences nationales ou internationales : 1 point pour 5 heures, à hauteur de 10 points maximum pour la totalité des conférences suivies.

Pour 5 points :

• Participation à des comités d’évaluation ou à des jurys : 1 point pour 5 heures effectuées à hauteur de 5 points maximum.
• Membre d’un comité d’organisation d’une manifestation scientifique : 1 point pour 5 heures effectuées, à hauteur de 5 points maximum.

Pour 7 points :

• Mission d’enseignement et vacations : 1 point pour 5 heures de formation, liées à l’enseignement pour les doctorants enseignants, à hauteur de 7 points maximum.

Parcours de formation à l’enseignement du supérieur. 

• Mission de médiation scientifique, d’expertise ou valorisation : 1 point pour 5 heures de formation, à hauteur de 7 points maximum.

Pour 3 points :

• Représentant des doctorants dans les conseils de laboratoire, d’école doctorale, de Graduate School : 3 points pour 2 ans ou plus.
• Engagement associatif étudiant (associations étudiantes uniquement) : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Participation active à une société savante ou à une association de diffusion de la science : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Participation à un programme de mentorat : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Co-encadrement de stagiaires en laboratoire : 1 point pour 5 heures effectuées, à hauteur de 3 points maximum.

Pour 1 point :

• Cours : 1 point pour 5h de cours suivis
• Représentant des doctorants dans les conseils de laboratoire, d’école doctorale, de Graduate School pour une seule année.

La déclaration et validation des formations se font exclusivement sur l’espace personnel ADUM du doctorant

• Formations proposées sur catalogue par ADUM et l’Université Paris-Saclay :

Il faut prendre contact avec le responsable ou la gestionnaire de la formation pour que la formation puisse être validée et intégrée dans votre portfolio des compétences.

• Formations et activités hors catalogue :

Le doctorant doit déclarer exclusivement sur son espace personnel ADUM dans la rubrique « Formation hors catalogue ».

Seule une attestation de présence signée par l'enseignant responsable de la formation, indiquant les dates de formation et le total des heures suivies devra être déposée pour validation et attribution des points de formation.

Dans le cas échéant, joindre une attestation de participation signée et tamponnée par le directeur de thèse qui certifie les dates et le total des heures de formation suivies.

Selon l’arrêté de la formation doctorale et du règlement intérieur de l’EDOM, les procédures de suivi sont obligatoires et renouvelées pour chaque année universitaire et pour toute réinscription en thèse quelque soit l’année.

Guide du comité de suivi

Le livret du comité de suivi doit être complété entièrement en fonction de l’année en thèse. Le rapport du comité de suivi est obligatoire pour une réinscription dans toutes les années de thèse. Il doit être déposé sur votre espace personnel ADUM au plus tard le 30 Septembre.

Si les travaux présentent un caractère confidentiel avéré, les membres du comité de suivi signent un engagement de confidentialité qui est remis à la direction de thèse, avant de prendre connaissance des travaux.

Comment constituer votre comité de suivi

En concertation avec votre directeur.trice de thèse, vous devez choisir votre comité de suivi. Il peut se constituer avant ou après votre première inscription en thèse. En fin d’année civile, il devra être renseigné sur votre profil ADUM.

Un parrain doctoral, non-spécialiste du domaine de la recherche de thèse,

• Ne devra pas disposer d’une expérience passée d’encadrement doctoral,
• Être détenteur de l’habilitation à diriger des recherches, si possible,
• Être membre du laboratoire d’accueil du doctorant,
• Être extérieur à son équipe de recherche.

Un tuteur scientifique, expert du domaine de recherche de la thèse.

• Être extérieur au laboratoire d’accueil du doctorant
• Être extérieur à l’Université Paris-Saclay, dans la mesure du possible.
• Ne doit pas être un collaborateur régulier, ni cosigner régulièrement des articles avec les membres de l’équipe d’accueil du doctorant.
• Pouvoir comprendre les aspects techniques du travail de recherche du doctorant.

Parmi ces deux membres, il faut nommer obligatoirement sur ADUM, le référent de votre comité de suivi.

Quel est le rôle du référent de votre comité de suivi ?

Le référent du comité de suivi est celui qui se charge de rédiger le rapport du comité de suivi et de le déposer sur ADUM au plus tard le 31 Août. Ce qui vous permettra de compléter votre dossier de réinscription en thèse. Le référent de votre comité de suivi est choisi sans critère particulier.

Attention : Le référent de votre comité de suivi ne doit pas être confondu avec le référent du laboratoire d’accueil qui est l’un des directeurs adjoints de l’EDOM.

A savoir :

Les directeur-adjoints de l’EDOM et les directeurs et directeur-adjoints du laboratoire d’accueil du doctorant ne participent pas à ce comité de suivi individuel.

Les membres du comité de suivi individuel ne peuvent pas être rapporteurs de la thèse.

A faire :

Le doctorant doit transmettre son livre de comité de suivi visé par le directeur de thèse au moins 7 jours avant la réunion du comité de suivi.

En construction

En construction

Félicitations aux lauréats des prix de la meilleure présentation des EDOM PhD Days 2023

Mme CHANDECLERC Marie-Charlotte (LuMIn)
Mr FYRILLAS Andreas (C2N)
Mr DOLLIOU Antoine (IAS)
Mr FAISANT Félix (LCF)
Mme DAVID Emma (ISMO)
Mr SUNUGANTY Vijay (LIDYL)
Mr CRUZ NETO Daniel (ISMO)

Félicitations aux lauréats des prix de la meilleure présentation des EDOM PhD Days 2022

Mme PAGGI Laura (ONERA)
M. BUREIK Jan-Phillip (LCF)
M. BORNET Guillaume (LCF)
M. PINCET Lancelot (ISMO)
M. LINDQVIST Max (LPGP)

Félicitations aux lauréats des prix de la meilleure présentation des EDOM PhD Days 2021

Mme CHITARRA Olivia (ISMO)
Mme ILLAND Abigail (ISMO)

Félicitations aux lauréats des prix de la meilleure présentation des EDOM PhD Days 2020

M. REGNAULT Florian (IAS)
M.TORDEUX David (DAM)
Mme BILLARD Marie (C2N)
M. SCHOLL Pascal (LCF)

Félicitations aux lauréats des prix de la meilleure présentation des EDOM PhD Days 2019

M. MONIN Hector
Mme POMMIER Delphine
Mme TERRAS Feriel
M. VINDOLET Baptiste
M. WALCH Pierre
Mme ZAMBRANA PRADO Natalia

Afin de promouvoir les projets des doctorants en matière de participation, l’EDOM peut vous aider financièrement à l’aide d’une subvention à hauteur de 500€.

Cette participation est versée directement à votre laboratoire, une seule fois au cours du doctorat, dans la limite du budget annuel que nous pouvons consacrer à cette opération.

Les doctorants intéressés doivent envoyer à Nadia CHAPITEAU, une demande qui doit obligatoirement comprendre : 

1. L’annonce et le programme prévisionnel de l’école thématique, ou du séjour à l’étranger, ou du stage de formation spécialisée, ou l’école d’été ou d’hiver, 
2. Le budget prévisionnel de la mission, 
3. Le formulaire renseigné et signé par votre directeur de thèse et vous-même : 

Transmettre une copie de votre ordre de mission à l’EDOM après émission par votre laboratoire. 

Rappel

Toute mission en France ou à l'étranger doit faire l'objet d'un ordre de mission officiel établi par votre employeur : Université, CEA, CNRS, etc…, qui vous couvre administrativement et vous assure en cas d'accident ou de problème médical. Si la mission est financée par un autre organisme, l’ordre de mission de votre employeur sera établi sans frais.

Merci de respecter cette procédure et de prendre contact avec Nadia CHAPITEAU pour toute information.