Comment établir un accord de cotutelle internationale de thèse ?

Fonctionnement de la procédure à suivre

Le directeur de thèse renseigne, sur l’interface en ligne de demande de cotutelle internationale de thèse, toutes les rubriques de la demande d’accord de cotutelle internationale de thèse.

Cette demande doit être faite, en ligne, dans tous les cas, y compris quand l'université étrangère se charge d'établir le texte de la convention. Le sujet de la thèse devra être fourni lors de la demande.

Accéder à l'interface de demande d'accord de cotutelle internationale de thèse

Les documents à transmettre

L’Université Paris-Saclay ne détient aucune propriété intellectuelle et n’impose aucune clause de confidentialité. Il est demandé de fournir une copie de tout accord, convention ou contrat déjà signé et comportant des clauses concernant le projet doctoral (simplifier chaque fois que possible la rédaction de certaines parties en faisant simplement référence aux accords déjà pris par ailleurs ou en s'appuyant sur ce qui a déjà été acté). Le directeur de thèse pourra télécharger, à l’aide l’interface en ligne, l’accord, la convention ou le contrat déjà signé ou en cours de négociation pour cette même thèse.

Les étapes successives pour obtenir un accord de cotutelle internationale de thèse :

Etape 1 : Être admis par l'école doctorale

Il est rappelé que seuls les projets doctoraux des candidats déjà admis à s'inscrire par l'école doctorale ou de doctorants déjà inscrits à UPSaclay peuvent faire l'objet d'une demande d'accord de cotutelle internationale de thèse. Il vous sera donc demandé de télécharger sur l'application un document daté et signé de l'école doctorale qui stipule que le candidat est admis a s'inscrire par l'école doctorale, après avis favorable du directeur de thèse et de laboratoire.

Etape 2 : Envoi automatique de la demande par courriel

La demande est ensuite automatiquement envoyée par courriel

au directeur de l’unité de recherche de rattachement du directeur de thèse,
au correspondant pour les accords de cotutelles internationales de thèse de l'école doctorale
au correspondant pour les accords de cotutelles internationales de thèse de l’établissement de l'Université Paris-Saclay où sera inscrit le doctorant,
aux personnes en charge des accords de cotutelles internationales de thèse au siège de l’Université Paris-Saclay.
au correspondant doctorat dans l'établissement hébergeant les locaux de l'unité de recherche d'accueil.

Il est demandé aux destinataires de vérifier la demande dans leur domaine de responsabilité et éventuellement d'apporter des précisions lorsque le directeur de thèse ne les a pas fournies et, s'il y a lieu, de faire promptement un retour sur la demande aux personnes en charge des cotutelles internationales de thèse au siège de l’Université Paris-Saclay.

Lors de cet envoi, le directeur de thèse qui a déposé la demande est invité à prendre des nouvelles de son dossier et à suivre l’avancement de celui-ci.

Etape 3 : Mise en contact des établissements

Sauf si l’établissement partenaire à l’étranger souhaite s'en charger, le siège de l’Université Paris-Saclay initie et prépare le projet de convention de cotutelle internationale de thèse en lien avec le directeur de thèse et l'école doctorale, si besoin, avec le ou les services juridiques des établissements co-contractants, par l’intermédiaire du représentant de l’établissement concerné pour le doctorat.

Le siège de l'Université Paris-Saclay se mettra en contact avec le correspondant de l’établissement partenaire à l’étranger (s’il a été préalablement identifié dans la demande de cotutelle et si ce n’est pas le cas, UPSaclay identifie cette personne en lien avec le directeur de thèse à l’étranger) et se charge de la négociation avec l’établissement étranger partenaire et les personnes / services concernées à l'Université Paris-Saclay ;

Si ces avis divergeaient, une commission issue du groupe des correspondants cotutelles et nommée par le président de l'Université Paris-Saclay, serait chargée d'examiner la demande et de se prononcer sur la suite à lui donner.

Etape 4 : Signature du contrat

Une fois que les négociations ont abouti et que toutes les parties concernées, ont approuvé le contenu et les termes du projet de convention, alors l’Université Paris-Saclay engage le circuit de signatures en accord avec l'établissement partenaire étranger.

Les informations demandées sont toutes nécessaires pour finaliser un accord de a internationale de thèse. Si vous avez la possibilité de fournir toutes ces informations, l'accord pourra être mis en place dans les plus brefs délais.

Cependant, si vous n'avez pas certaines de ces informations ou si vous ne savez pas comment répondre à certaines questions, ne cherchez pas ces informations trop longtemps et ne restez surtout pas bloqués. Sauf s'il s'agit d'une réponse "obligatoire", il vous suffira d'indiquer que vous n'avez pas encore l'information demandée.

Nous pourrons préciser ces informations plus tard, soit en revenant vers vous par téléphone ou par courrier électronique, soit en nous adressant aux structures ou services concernés de l'Université Paris-Saclay et de l'université étrangère partenaire. Mais pour cela il est indispensable que vous fournissiez les moyens de vous contacter.

Les contacts des correspondants pour les accords de cotutelle internationale de thèse à l'Université Paris-Saclay sont : le siège de l'Université Paris-Saclay, les écoles doctorales, les établissements d'enseignement supérieurs membres ou partenaires) . N'hésitez pas à les contacter, ils pourront vous aider. Nous vous conseillons de vous adresser en premier lieu à votre correspondant cotutelle dans l'école doctorale.

Attention

Vous ne pourrez pas enregistrer les données avant d'avoir terminé la saisie, il est donc conseillé de les conserver dans un fichier texte en parallèle au cas où vous seriez déconnectés pendant la saisie.

Une fois que vous aurez complété la demande, vous devrez visualiser l'aperçu puis cliquer sur "soumettre" pour déposer la demande.

Vous recevrez alors un message d'accusé de réception à l'adresse mail que vous nous aurez fournie, vous informant de la suite donnée à votre dossier et récapitulant les éléments que vous avez fourni pour engager le travail de mise en place de l'accord de cotutelle.

Le directeur de votre unité de recherche (à l'adresse mail que vous avez fournie) ainsi que les correspondants cotutelle concernés au sein de l'Université Paris-Saclay recevront également un message dans lequel il leur sera demandé de faire un retour sur votre demande dans un délai de 15 jours, hors période de congés.