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Technicien en gestion administrative H/F

Article publié le 20 mai 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : fin juillet 2022

    Date de prise de fonction : début septembre ou début octobre 2022

    CDD de 3 ou 4 mois

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

Affectation

Administrative : UFR Sciences

Géographique : Université Paris-Saclay – UFR Sciences, bâtiment 350 avenue Jean Perrin 91400 Orsay.

MISSION DU SERVICE / POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :

Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance. Appui à la gestionnaire de l’école doctorale déjà en poste. Interface avec les services des ressources humaines et de la vie étudiante, la bibliothèque ainsi que les autres services de l’Université Paris-Saclay. Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance.

Missions

MISSIONS PRINCIPALES DE L’AGENT :

 Gestion administrative scolarité :

  • Assurer au quotidien l’accueil des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs différentes démarches administratives
  • Assurer l’interface entre les doctorants, les directeurs de thèses, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment)
  • Gestion des procédures dématérialisées de l’école doctorale dans l’application de gestion ADUM et contrôle de la qualité des données
  • Constitution des dossiers d’inscription et de soutenance et notamment vérification de la complétude et de la conformité des dossiers pour prise de décision par la direction de l’école doctorale
  • Gestion du parapheur numérique
  • Inscription dans ADUM et Gestion des paiements des droits d’inscription, reporting comptable quotidien Validation dans la base ADUM
  • Organisation administrative et gestion pédagogique des soutenances dans la base ADUM :
  • Vérification et validation des données pédagogiques
  • Vérification de la conformité des documents en vue de la soutenance et transmission aux GS
  • Organisation de la soutenance : réception des rapports préliminaires à la soutenance, envoi des convocations officielles et des ordres de missions aux membres du jury, vérification de la conformité des documents après soutenance et des dépôts légaux à la bibliothèque, validation des résultats dans la base ADUM en vue de la délivrance du diplôme

Gestion administrative école doctorale:

  • Gestion de l’instance de l’école doctorale (conseil de l’ED) et notamment calendrier, logistique et ordre du jour du conseil
  • Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils et concours de l’ED
  • Support pour l’organisation des formations de l’école doctorale : gestion des intervenants, organisation logistique, gestion des inscriptions des doctorants
  • Veille administrative et mise en qualité des procédures internes à l’ED
  • Organisation de la journée d’accueil de l’Ecole Doctorale.

Compétences

Connaissance, savoir :

Connaitre le fonctionnement de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur

Connaitre les structures spécifiques de la Faculté des sciences et de Paris Saclay

Connaitre la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux doctorants

Connaitre les logiciels ADUM et les outils bureautiques courants

Pratique de langues étrangères : anglais souhaité

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation et respecter les procédures

Gérer la confidentialité des informations et des données

Trier, hiérarchiser et classer les informations

Rendre compte

Savoir-être :

Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)

Sens du travail en équipe

Autonomie et sens de l’organisation

Adaptabilité et polyvalence

Gestion des priorités

Conditions particulières

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : /NON                                       

Conduite de projet : OUI

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Pour postuler, merci de vous connecter sur le lien URL suivant :

https://jobaffinity.fr/apply/ef2ej10apir0jd7809