Secrétaire pédagogique filière ETUDIANTE – POLYTECH PARIS SACLAY

Article publié le 28 janvier 2020 , mis à jour le 29 janvier 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 07/02/2020

    Date de prise de fonction : 17/02/2020

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ADJ - ITRF

    BAP : J

  • Localisation
    Administrative : POLYTECH PARIS SACLAY Bâtiment 620 Rue Louis de Broglie, 91400 Orsay Géographique : POLYTECH PARIS SACLAY – Maison de l’ingénieur Bat 620

Description du poste

Adjoint en gestion administrative – J5X21

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Assurer le secrétariat pédagogique de la filière étudiante de POLYTECH PARIS SACLAY (soit 371 élèves en 19/20).

POLYTECH PARIS SACLAY : (école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Sud) Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiant, apprenti et auditeur de formation continue (796 inscrits en 2019/2020).

Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et systèmes robotisés / Photonique et systèmes optroniques / Informatique / Matériaux – mécanique et énergie.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS.

Il y a 50 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires.

Rattaché(e) hiérarchiquement à la direction adjointe à la FORMATION et fonctionnellement à la responsable du POLE PEDAGOGIQUE, l’agent assure la mission de secrétaire pédagogique de la filière étudiante et assure l’accompagnement et le suivi des étudiants au sein du pôle pédagogique :

 

Missions principales

Assurer le secrétariat pédagogique de la filière étudiante de POLYTECH PARIS SACLAY (soit 371 élèves en 19/20).

POLYTECH PARIS SACLAY : (école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Sud) Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiant, apprenti et auditeur de formation continue (796 inscrits en 2019/2020).

Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et systèmes robotisés / Photonique et systèmes optroniques / Informatique / Matériaux – mécanique et énergie.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS.

Il y a 50 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires

Activités principales de l’agent :

Rattaché(e) hiérarchiquement à la direction adjointe à la FORMATION et fonctionnellement à la responsable du POLE PEDAGOGIQUE, l’agent assure la mission de secrétaire pédagogique de la filière étudiante et assure l’accompagnement et le suivi des étudiants au sein du pôle pédagogique :

• Accueillir et informer les élèves et les enseignants de la filière,

• Assurer le suivi pédagogique des élèves :

Préparer les listes de groupes, listes d’ émargements, assurer le suivi des épreuves de remplacement, des épreuves complémentaires, suivi : des mobilités en collaboration avec le service des relations entreprises/internationales, des validations TOEIC, de la validation et de la délivrance du diplôme d’ingénieur, édition des attestations de réussite au diplôme, mise à jour des données dans le système d’informations pédagogiques, gestion des absences (suivi et synthèse des absences des étudiants du cycle ingénieur). Suivi et gestion des notes (Edition des relevés de notes semestriels), préparer les trombinoscopes à l’attention du corps enseignant.

Préparation des supports pour les commissions préparatoires et jurys d’école : renseigner et éditer les procès-verbaux, et relevés de notes. Publication des décisions.

Suivi des emplois du temps (mise à disposition du matériel pédagogique pour les enseignements (vidéo projecteurs/PC portables si nécessaire)

• Participer aux actions de recrutement des candidats en collaboration avec le service des admissions,

• Participer à la logistique relative aux examens en collaboration avec l’équipe enseignante (préparation des salles d’examens, lancement des épreuves et parfois surveillances),

• Veiller à la bonne transmission de l’information aux étudiants, aux enseignants : Gérer les courriers et les messages à destination des étudiants et des enseignants (Affichages, mail,…),

• Appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion,

• Participer à l’organisation des amphis d’accueil, journées portes ouvertes, cérémonie de remise de diplômes, journées de simulation d’entretien et à la préparation des journées du parrain (liste de groupes, trombinoscopes, etc…)

• Classer et archiver les documents (copies, suivi pédagogiques des élèves…).

Compétences

Connaissance, savoir :

Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école,

Connaissance du fonctionnement de POLYTECH PARIS SUD et des diverses formations proposées,

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,

Bonne maîtrise de la communication orale et écrite.

Savoir-faire :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure,

Maîtriser les outils bureautiques (Pack office, logiciel de messagerie),

Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser,

Maitrise de l’outil de gestion APOGEE (IP et résultats),

Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques (base de données notamment),

Savoir coordonner des personnes provenant de domaines différents sans avoir de lien hiérarchique,

Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.

 

Savoir-être :

Organisation – Rigueur – Confidentialité– Disponibilité (Périodes de forte activité),

Autonomie et sens des initiatives,

Ponctualité,

Aptitude relationnel et sens du service public,

Qualités relationnelles : Capacité à interagir avec les différentes équipes de l’école et de l’université,

Savoir rendre compte.

 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Astreintes éventuelles : Participation à des manifestations qui se déroulent le samedi : JPO, Simulations d’entretiens.

Encadrement : OUI/NON                                       

Conduite de projet : OUI/NON

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à :

lydie.eyrignoux@universite-paris-saclay.fr