Secrétaire pédagogique et comptable au Département de Chimie

Article publié le 30 juin 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 08/07/2020

    Prise de fonction : 1er septembre 2020

  • Profil recherché

    Adjoint-e en gestion administrative

    Catégorie : C

    Corps : ADT

    BAP : J

    CDD à compter du 1er septembre 2020

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique : Assurer le bon fonctionnement des formations et des services de travaux pratiques dépendant du département de chimie / sous l’autorité du président du département

Missions

Missions principales de l’agent :

En tant qu’adjoint administratif, l’agent assure, d’une part, le secrétariat pédagogique du M2 PCGE (Pollutions Chimiques et Gestion Environnementale) et du M2 PEE (Procédés pour l’Energie et l’Environnement) et, d’autre part, le suivi financier du département de chimie en faisant le relais auprès des services de l’UFR Sciences.

L’agent exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au sein de l’Université Paris-Saclay.

 

Secrétariat pédagogique :

-  Travailler en relation avec les services de l’UFR Sciences

-  Accueillir et informer les étudiants, les enseignants et autres intervenants au Département

-  Traiter et diffuser des informations diverses

-  Récupérer (éventuellement) imprimer les dossiers de candidature sur l’application adéquate et les distribuer aux membres du jury de recrutement

-  Suivre les inscriptions des étudiants et leur parcours : assurer un lien avec les scolarités, traiter les conventions de stage, contrôler l’assiduité des étudiants boursiers…

-  Saisir et mettre à jour une base de données des étudiants

-  Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser

-  Suivre les plannings d’enseignement et d’examens ; assurer la réservation des salles ; les afficher et les transmettre aux étudiants et enseignants

-  Saisir les notes dans APOGEE, éditer les PV pour les jurys de semestre et d’année puis éditer les relevés de notes et les transmettre aux étudiants

-  Classer et archiver les documents et informations

-  Gérer les stocks de papeterie, cartouches… du secrétariat

 

Gestion financière

- Travailler en relation avec les services de l’UFR Sciences et appliquer les procédures

- Suivre le budget du département de chimie (centre financier, centres de coût, enveloppe HCC) : saisir et mettre à jour des bases de données ou tableaux de suivi des dépenses

- Assister les personnels du Département pour les commandes : vérifier ou préparer les bons de commande, en accord avec les devis reçus (effectuer éventuellement des demandes de devis)

- Récupérer les bons de livraison et vérifier la conformité de la réception ou des prestations de service par rapport à la commande

- Collecter les dossiers d’HCC remplis et s’assurer qu’ils soient complets avant de les transmettre au service du personnel de l’UFR Sciences

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Classer et archiver les documents et informations (pièces et justificatifs d’opérations financières, comptables ou HCC)

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissances de base du fonctionnement des EPSCP (Établissement Public Scientifique et à Caractère Professionnel)
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Notions de base des techniques de communication orale et écrite
  • Notions de base de la comptabilité publique

Savoir-faire :

- Mettre en œuvre des procédures

- Savoir rendre compte

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations et données.

- Aptitude à travailler en équipe

- Savoir inscrire son activité dans un calendrier et hiérarchiser des tâches

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel)

- Utiliser des logiciels de gestion financière et administrative

Savoir-être :

- Capacité d'adaptation et réactivité.

- Sens de l'organisation

- Savoir faire preuve d'autonomie, de rigueur, d'organisation

- Gérer la confidentialité des informations et des données.

- Avoir le sens de la communication écrite et orale.

- Etre à l’écoute et avoir un bon relationnel

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par courriel à : isabelle.lampre@universite-paris-saclay.fr et sophie.bezzenine@universite-paris-saclay.fr