Secrétaire pédagogique

Article publié le 28 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 30 août 2020

    Date de prise de fonction : 1er septembre 2020

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : Adjoint technique (ATRF)

  • Localisation
    UFR Sciences master d'ergonomie

Description du poste

Activités principales :

Le poste s’organise selon une mission principale correspondant au secrétariat administratif et pédagogique de la mention de master Ergonomie de l’Université Paris-Saclay (80%) et deux missions secondaires (20%) d’appui à la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR des Sciences. Ces missions sont réalisées en relation étroite avec le/la responsable de la mention Ergonomie pour la mission principale et, pour les missions secondaires, les chargés de mission de la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR Sciences.

 

Missions

Activités principales :

Le poste s’organise selon une mission principale correspondant au secrétariat administratif et pédagogique de la mention de master Ergonomie de l’Université Paris-Saclay (80%) et deux missions secondaires (20%) d’appui à la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR des Sciences. Ces missions sont réalisées en relation étroite avec le/la responsable de la mention Ergonomie pour la mission principale et, pour les missions secondaires, les chargés de mission de la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR Sciences.

Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master d’Ergonomie et Facteurs humains (80%)

Pour l’ensemble de la mention : gestion des candidatures des étudiants (Incetion), des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants, préparation des examens, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), impression des PV de jurys, affichage des résultats, édition et envoie des relevés de notes, organisation des soutenances, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, gestion des prêts de petits matériels aux étudiants, inventaires, participation aux journées portes ouvertes et d’information organisées par l’Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master d’Ergonomie et Facteurs humains (80%)

Pour l’ensemble de la mention : gestion des candidatures des étudiants (Incetion), des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants, préparation des examens, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), impression des PV de jurys, affichage des résultats, édition et envoie des relevés de notes, organisation des soutenances, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, gestion des prêts de petits matériels aux étudiants, inventaires, participation aux journées portes ouvertes et d’information organisées par l’Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

Avec les enseignants et intervenants extérieurs : accueil des intervenants extérieurs, gestion du matériel pédagogique, ouverture des salles, gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des missions, gestion des offres de stage, d’apprentissage et de contrat de professionnalisation, gestion des changements de créneaux d’enseignement, aide à la préparation des espaces de cours sur la plateforme E-campus.

Avec le CFA : implication forte dans la relation de la formation avec le CFA de rattachement, échanges avec les référentes (apprentissage et formation pro), gestion des apprentis, gestion des maîtres d’apprentissage, gestion des missions des tuteurs lors des visites des apprentis,  gestion des emplois du temps et tableau de bord dans les applicatifs du CFA, représentation de la formation dans des salons, journées de rencontre avec les entreprises partenaires, compte rendu des réunions, participation aux journées d’informations, de formation et évènement organisées par le CFA.

Salle de documentation : accueil des étudiants, gestion du prêt des documents, inventaire.

Gestion administrative quotidienne : commandes, photocopies, archivage, gestion et suivi des travaux, inventaire et gestion du matériel pédagogique, interface avec les services techniques et financiers ainsi que l’ensemble des services pertinents de l’Université Paris Saclay pour mener à bien les tâches précédemment décrites.

Mission Cellule relations entreprises (10%) :

Renforcer et développer les partenariats Université/Entreprises via les laboratoires et les formations. Participer à l’organisation d’évènementiels avec les partenaires industriels : petits déjeuners, débats, visites de laboratoires.

Mission Cellule taxe d’apprentissage (10%) :

Missions de recouvrement de la taxe d’apprentissage :  participer à la phase de sollicitation de la taxe d’apprentissage auprès des entreprises en interaction avec le chargé de mission, contrôler les versements effectués par les entreprises et la bonne ventilation des sommes récoltées.

 

Compétences

 

Connaissance, savoir :

Connaissance de l'organisation universitaire

Connaissances des processus administratifs et pédagogiques

Connaissances de l’université Paris-Saclay et son organisation

 

Savoir-faire :

Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, en particulier la suite office (Word, Excel, etc.).

Savoir utiliser les logiciels et plateformes de la gestion administrative et pédagogique : apogée, easyapp (NEA), E-campus, Inception etc.

Savoir réaliser des comptes-rendus de réunion

Savoir identifier des services et interlocuteurs en interne de l’université ou en externe (partenaire)

 

Savoir-être :

Ponctualité, forte implication, bon relationnel avec une diversité d’acteurs, autonomie

 

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à:

Vincent.boccara@universite-paris-saclay.fr

et

Catherine.dreux@universite-paris-saclay.fr