Secrétaire pédagogique

Article publié le 28 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 31 octobre 2020

    Date de prise de fonction : 1er septembre 2020

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ATRF

    BAP : J

    POSTE SUSCEPTIBLE D’ETRE VACANT

  • Localisation
    IUT Cachan

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le(a) secrétaire pédagogique travaille sous l’autorité de la responsable du service des formations et de la vie étudiante intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités des départements. Elle assure le suivi administratif des étudiants de la formation DUT initiale et par apprentissage.

Missions

Missions principales de l’agent :

 

- Accueillir et informer les différents publics du domaine concerné, notamment les étudiants,

- Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d’ordre pédagogique et administratives.

- Alimenter des bases de données, des enquêtes,

- Contribuer à la constitution de sources documentaires et en assurer la mise à jour,

- Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes  

  rendus de réunion, rapports, supports documentaires…),

- Diffuser les informations liées aux attributions de la structure,

- Classer et archiver les documents et informations,

- Accueillir et renseigner les candidats à l’admission en IUT,

- Participer au recrutement des étudiants,

- Gérer les dossiers de candidature en vue des Jurys d’admission,

- Utilisation du logiciel APOGEE pour les inscriptions administratives et pédagogiques, la saisie de note,

  l’édition de bulletins de notes et l’édition de documents préparatoires des jurys,

- Saisir, mettre en forme et éditer des documents (affiches, courriers, enquêtes, brochures,…)

- Gestion des absences, des conventions de stage

- Participation aux différentes manifestations de l’IUT (remise de diplômes, Forum entreprises…)

- Organisation plannings enseignants/étudiants participant aux différents salons de l’éducation

  nationale

- Organisation de l’assemblée des chefs de département GMP de France et des journées Inter-GMP

 

Compétences

Connaissance, savoir :

Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données).

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels

Savoir-faire :

Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur…)

Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du département,

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.

Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d’information écrites et orales.

Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples.

Savoir organiser et gérer un système de classement

Savoir-être :

Aptitude à travailler en équipe – Réactivité face aux urgences - Disponibilité

Qualités relationnelles indispensables, rigueur et méthode

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :

  • Par Courriel :

Mme Christelle TAYBI : christelle.taybi@universite-paris-saclay.fr Responsable du Service des formations et de la vie étudiante

Mme Elvire Petit-Roger : elvire.petit-roger@universite-paris-saclay.fr DDGS de l’IUT de Cachan

Mme Agnès Leblais : agnes.leblais@universite-paris-saclay.fr Responsable RH