Responsable du Pôle Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la scolarité et des études

Article publié le 17 décembre 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 11 janvier 2021

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : A 

    Corps :IGE 

    BAP : J Gestion et pilotage

  • Localisation
    Campus Orsay vallée

Description du poste

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay, Direction de la formation et de la réussite

Géographique : 91 - Orsay

Missions

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle/ Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Etudiant.

Au sein du pôle, le responsable du pôle Pilotage Offre de formation SI Formation et Scolarité assure la coordination de l’activité du pôle pilotage de l’offre de formation et de gestion scolarité.

Il est placé sous l’autorité de la Direction.

Missions

Activités principales :

Pilotage administratif et RH :

  • Veiller et assurer l’opérationnalité du pôle en mettant en œuvre des orientations fixées ;
  • Animer le pôle et manager l’équipe ;
  • Planifier l’activité ;
  • Mettre en place des indicateurs de suivi des activités et des outils nécessaires à la réalisation du suivi et de bilans de l'ensemble des projets et actions du pôle ;
  • Réaliser la gestion administrative RH des agents (absences congés formation) en lien avec l’assistante de direction) et les entretiens annuels.

 

Pilotage des activités 

En appui sur l’équipe

  • Être le/la référent (e) du référentiel de l’offre de formation de l’Université ; 
  • Piloter le suivi administratif des accréditations des formations et des différentes campagnes ; 
  • Participer aux différentes commissions en lien avec l’équipe ; 
  • Réaliser la préparation des différentes instances de pilotage de la formation en lien avec les Vice Présidents et notamment le Vice Président de la Commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU); 
  • Être responsable du maintien de la qualité des données de l’offre de formation en interconnexion avec les opérations Parcoursup, ONISEP, trouvermonmaster.gouv.fr, e-candidat, sites internationaux … ;
  • Participer au pilotage et à la réflexion sur les évolutions des différents outils « formation » et du référentiel de l’offre de formation en lien avec les besoins et la règlementation 
  • Définir un calendrier des opérations en lien avec la Vice-présidente Commission de la formation et de la vie universitaire et les différentes instances 
  • Piloter les différentes campagnes en lien avec l’Offre de formation et la gestion de la scolarité ; Organiser le réseau métier au niveau des différents périmètres et organiser des ateliers de travail interne nécessaire 
  • Participer à la coordination des campagnes de gestion de la scolarité et faire le lien Offre de Formation SI et veiller à la réglementation juridique ;
  • Être le relai auprès des composantes universitaires sur les éléments de décisions des différentes campagnes ; 
  • Piloter la validation des dossiers transmis ; 
  • Être l’interlocuteur administratif du ministère et des différents interlocuteurs institutionnels pour la formation initiale ;
  • Coordonner les actions « SI formation » en lien avec le coordinateur SI et le chef de projet SI ;
  • Coordonner le processus de l’organisation des jurys ;
  • Coordonner l’impression des diplômes.

 

Compétences

Connaissance, savoir : 

- Connaître la réglementation en matière de scolarité ; 

- Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur et la Recherche ; 

- Savoir gérer des projets ; 

- Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ; 

- Savoir animer des réunions de travail ; 

- Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation. 

Savoir-faire :

- management d’équipe

- Être capable de faire une veille réglementaire et de la rendre opérationnelle ; 

- Avoir un attrait pour la gestion administrative ; 

- Etre capable d’entretenir un réseau ; 

- Informer et rendre compte ; 

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer ; 

- Planifier son activité ; 

- Travailler en équipe ; 

- Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ; 

- Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité ; 

- Etablir des rapports. 

Savoir-être :

- Discrétion ; 

- Faire preuve d’organisation ; 

- Rigueur, fiabilité et assiduité ;

- Sens du relationnel ; 

- Autonomie ; 

- Aptitude au travail en équipe ; 

- Capacité à assurer la continuité du service ; 

- Avoir le sens du service ; 

- Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs ; 

- Faire preuve d’adaptation. 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : OUI        Nb agents encadrés par catégorie : …1 A - …4 B  - …1 C

Conduite de projet : OUI  

en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à :

nathalie.hatton-asensi@universite-paris-saclay.fr

et recrutement.drh@universite-paris-saclay.fr