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Référent Vie étudiante et Stages H/F

Article publié le 01 juillet 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : le 21/07/2022

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

Catégorie : B

Corps : SAENES / TECHNICIEN

BAP : J – Gestion et Pilotage

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay, UFR Sciences, Division des Formations et de la Pédagogie, Scolarité Licences-Masters

Géographique : Campus Vallée-Orsay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l’entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie de l’UFR Sciences, la scolarité Licences-Masters assure l’ensemble des missions et des actes relevant du domaine d’une scolarité générale. Elle assure également des missions d’accueil des étudiants.

Missions

Missions principales de l’agent :

1. Référent Vie étudiante

  • Représenter la composante et participer aux différentes commissions du domaine : ASIU, etc.
  • Traiter les dossiers en particulier pour le FSDIE
  • S’impliquer dans la mise en place des dispositifs relatifs à la vie étudiante du type césure, service civique, engagement étudiant, étudiants ambassadeurs et établir des bilans des activités
  • Répondre aux enquêtes de la tutelle ou des partenaires par l’intermédiaire de la DVEEC ou DFR notamment l’enquête sur l’assiduité des étudiants demandée par le CROUS
  • Gérer les procédures du domaine, les documenter, assurer la diffusion d’information : démarches Titres de Séjours, logement CROUS par exemple

2. Référent Stage

  • Assurer et suivre la mise en place de de la gestion des stages et de l’outil (PStage) 
  • Assurer la diffusion de l’information : construction d’un réseau, veille et mise à jour des espaces communs de travail, animation d’amphis à destination des utilisateurs (étudiants et personnels)
  • Répondre aux questions relatives aux stages des usagers
  • Répondre aux demandes du central, être le relais en interne à la composante
  • Participer à la gestion des conventions au niveau des filières, si nécessaire

3) Participation aux projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure

  • Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l’environnement, aux outils, aux procédures et circuits
  • Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d’amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices

4) Participation à l’ensemble des activités de la structure 

  • Participer à l’accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information
  • Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service
  • Participer aux réunions réseau
  • Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d’inscriptions, cérémonies, élections, journées portes ouvertes…).

Compétences

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université 

Connaître la réglementation en matière de scolarité, examens et concours

Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 

Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Connaître la réglementation et les dispositifs du FSDIE

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation et respecter les procédures 

Rechercher l’information, la vérifier et la classer 

Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes

Travailler en équipe

Savoir animer des réunions de travail

Etre capable de créer et entretenir un réseau

Organiser le travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes et respecter les délais

Maîtriser les logiciels courants et spécifiques au domaine 

Etablir des rapports, bilans

Savoir-être :

Faire preuve, d’organisation, d’autonomie et d’adaptation

Savoir être rigoureux, discret, ponctuel

Avoir le sens du relationnel et de l’accueil

Capacité à assurer la continuité du service

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Pour postuler, merci de vous connecter au lien URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/n82ymbicvoxuee1988