POUR AgroParisTech : Gestionnaire administratif(ve) et Financier(e) du CFA

Article publié le 26 mars 2021
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    CDD de 1 an renouvelable

  • Localisation
    PARIS

Description du poste

AgroParisTech, établissement d’enseignement supérieur et de recherche, conduit deux missions principales : la formation (ingénieurs, masters, docteurs et formation continue) et la production et diffusion de connaissances.

AgroParisTech est implanté sur 8 centres dont 4 en Ile-de-France, 3 en région et 1 en Guyane. Les quatre centres franciliens vont être regroupés à Palaiseau en septembre 2022.

Affecté(e) à la Direction du Centre de Formation des Apprentis, le ou la gestionnaire administratif est placé(e) sous la responsabilité directe du Directeur du Centre de Formation des Apprentis.

Missions

Objectifs du poste

Assurer la gestion administrative des apprentis et assister la direction dans différentes missions :

1 - Gestion administrative et financière des apprentis (70% du temps)

• Diffuser les offres d’apprentissage,

• Mettre en place les contrats d’apprentissage, les conventions de formation de chaque apprenti et les avenants aux contrats si nécessaire,

• Etablir et adresser les factures aux opérateurs de compétence et les documents afférents

• Assurer le lien avec les employeurs des apprentis (ressources humaines, maîtres d’apprentissage …),

• Saisir les informations relatives aux apprentis sur le logiciel de gestion des apprentis (Yparéo) au fur et à mesure de l’évolution de la formation : contrat, convention de formation, avenant, expériences internationales des apprentis ingénieurs et garder les justificatifs, permis de conduire, etc.

• Assurer la transmission d’informations auprès des partenaires institutionnels : OPCO, France Compétences, CNFPT, Direccte, etc.

• Transmettre au cabinet comptable les informations nécessaires sur les contrats pour établir les factures des frais de formation,

• Assurer l’articulation avec le cabinet comptable auprès duquel le CFA externalise la comptabilité sur le payement des factures des frais de formation aux OPCO et aux organismes publics

2 – Aspects pédagogiques et logistiques

• Participer à l’organisation des 5 semaines de regroupements pédagogiques : réservation des salles, planning des intervenants, moyens spécifiques, demander des devis aux intervenants et récupérer les factures après les interventions, transmettre les factures pour payement au comptable, assurer l’accueil physique des participants,  …

• Mettre à disposition de l’information aux publics concernés (synapse, mails, intranet) ; récupération et mise à disposition des emplois du temps ainsi que des différentes ressources pédagogiques,

• Gérer certaines notes en 2A ingénieur : collecte des résultats, enregistrement et transfert aux scolarités de chaque centre

3 – Assistant (e) de direction du CFA

• Accueillir les différents publics du CFA : étudiants à la recherche de contrat, apprentis, enseignants, personnels administratifs de l’école, intervenants et prestataires extérieurs…

• Répondre au téléphone et prendre les messages si nécessaires pour les transmettre au directeur ou à son adjoint,

• Secrétariat :

  • traiter les courriers postaux et électroniques, suivi du circuit du parapheur,
  • Préparer les assemblées générales et conseils d’administration de l’ADASEV (association support juridique du CFA) : convocation, réalisation du compte-rendu, réservation de la salle, demande de devis au traiteur…

• Participer aux actions de communication du CFA : mise à jour des sites internet et intranet, actualisation de certains documents,

• Gérer l’archivage des documents du CFA,

• Aspects logistiques : commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du CFA et réceptionner les commandes,

Plus globalement, le (la) gestionnaire administratif et financier du CFA est l’interlocuteur privilégié des apprentis, des employeurs, des tuteurs enseignants, des maîtres d’apprentissage et des interlocuteurs institutionnels du CFA (OPCO, France Compétence, Etc.) : il/elle peut prendre en charge directement leur questionnement ou les orienter vers un interlocuteur compétent. Pour cela, la personne devra s’approprier le fonctionnement spécifique de chaque formation.

Collaborations avec les autres membres du service notamment lors des temps forts du calendrier des formations (rentrées ; accueil des nouvelles promotions, concours, séminaires…)

Champ relationnel du poste : 

Apprentis, Etudiants, Enseignants-Chercheurs, ressources humaines des entreprises et maîtres d’apprentissage, interlocuteurs administratifs du CFA (OPCO, France Compétence, …..), DEVE-DEP et autres services d’AgroParisTech

Compétences

Savoirs

  • Avoir une expérience en techniques de gestion administrative
  • Avoir des connaissances en archivage
  • Connaître les logiciels bureautiques Word et Excel et de messagerie électronique (Zimbra)
  • Aptitude à appréhender le logiciel de scolarité Synapses
  • Capacité d’adaptation à de nouveaux logiciels (Studéa, Sowesign, …)
  • La connaissance du logiciel Yparéo est recommandée.
  • Des connaissances générales sur l’enseignement supérieur et l’apprentissage seraient un plus.

Savoir-faire

  • Savoir prendre des initiatives
  • Savoir communiquer avec différents publics ou interlocuteurs
  • Savoir rédiger des courriers
  • Organiser son travail et en transversalité
  • Réactivité
  • Sens du travail en équipe
  • Capacité à travailler en télétravail

 

Modalités pour postuler

Personnes à contacter

  • Sylvain Baby, Directeur du CFA AgroParisTech

sylvain.baby@agroparistech.fr,

  • Céline Ragot, Directrice Adjointe du CFA AgroParisTech

celine.ragot@agroparistech.fr

  • Sophie Couzinet, Chargée de mission RH

recrutement@agroparistech.fr, Tel : 01 44 08 72 05