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Gestionnaire planning H/F

Article publié le 29 juillet 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 16/08/2022

    Date de prise de fonction : 05/09/2022 au plus tard

  • Localisation
    Sceaux

Description du poste

Catégorie : C

Corps : ITRF

BAP : J

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay – UFR Jean Monnet Droit-Economie-Gestion

Géographique : 54 boulevard Desgranges – 92330 SCEAUX

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’UFR Droit-économie Gestion de l’Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l’organisation des plannings de cours et des examens pour 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay aux Roses).

Composé de 18 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à l’UFR ainsi que l’appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans l’organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l’accueil du public sur les différents sites.

Sous l’autorité du chef de service, l’équipe planning composée en tout de 4 personnes se répartit la gestion des plannings des cours et TD de tous les parcours de formation de la licence au Master, en liaison constante et fonctionnelle avec les autres services de la composante.

 

Missions

Missions principales de l’agent :

Le (la) gestionnaire planning exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de sa structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Ses activités principales :

  • Gestion des plannings d’enseignements à l’aide du logiciel CELCAT, en collaboration avec les secrétaires pédagogiques
  • Etablir un emploi du temps pour chaque formation et gérer la planification de cours mutualisés (contraintes pédagogiques), intégrer les nouvelles formations et les modifications de maquettes
  • Effectuer la gestion quotidienne et la diffusion des informations auprès des étudiants et des autres partenaires
  • Mise en forme et diffusion des emplois du temps (EDT) à destination des étudiants, transmission d’information à l’aide d’un logiciel d’annonces
  • Accueil au quotidien des enseignants pour organiser les rattrapages de cours et les changements de dates et d’horaires
  • Affecter les enseignants aux espaces de cours virtuels sur la plateforme e-campus (moodle)
  • Etablir le planning hebdomadaire d’occupation des salles de cours en fonction de la capacité d’accueil de chaque salle, établir des statistiques
  • Centraliser et assurer le suivi des heures de cours des enseignants et des enseignants vacataires en lien avec les services des ressources humaines et financiers
  • Organiser les consultations de copies, les cours de révisions et d’orientation
  • Participer à l’organisation des examens avec la réservation des salles
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés
  • Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Classer et archiver les documents et informations

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaitre le statut des enseignants (enseignants-chercheurs, vacataires, ATER etc.)
  • Connaitre les techniques de communication orales et écrites
  • Connaitre l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et des composantes universitaires
  • Connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat
  • Notions de base du domaine concerné
  • Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, messagerie électronique)
  • Connaissance du logiciel de gestion des salles (CELCAT) serait appréciée

Savoir-faire :

  • Discrétion et gestion de la confidentialité des informations et des données
  • Savoir hiérarchiser les priorités et réagir dans l’urgence
  • Utiliser les modes de communication orale et écrite
  • Appliquer la règlementation du domaine et respecter les procédures
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Analyser et traiter les demandes d’information
  • Travailler en équipe et en relation partenariale
  • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
  • Enregistrer les messages et rendre compte

Savoir-être :

  • Faire preuve de courtoisie et de maîtrise de soi en toute circonstance, d’écoute, de professionnalisme et de précision
  • Faire preuve de sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité)
  • Faire preuve d’adaptation, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de son champ de compétence

Conditions particulières

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : OUI/NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C

Conduite de projet : OUI/NON

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Pour postuler merci de vous connecter à l'URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/43uk7jmlv2e0lkthba