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Gestionnaire de scolarité H/F

Article publié le 01 juillet 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : le 21 juillet 2022

     

    Date de prise de fonction :  dès que possible

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

2 postes

Catégorie : C

Corps : ATRF/SAENES

Affectation :

Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie –  Scolarité Licences-Masters

Géographique : campus d’Orsay

Mission et positionnement de l’agent :

Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie de l’UFR Sciences, la scolarité Licences-Masters assure l’ensemble des missions et des actes relevant du domaine d’une scolarité générale du niveau de formation L1 au M2. Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, l’agent assure l’ensemble des activités qui lui sont confiées.

Missions

Mission et positionnement de l’agent :

Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie de l’UFR Sciences, la scolarité Licences-Masters assure l’ensemble des missions et des actes relevant du domaine d’une scolarité générale du niveau de formation L1 au M2. Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, l’agent assure l’ensemble des activités qui lui sont confiées.

Activités principales de l’agent :

1- Accueil et information

  • Assurer l'accueil et l'information des usagers de l’établissement
  • Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
  • Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants

2-Gestion administrative du cursus de l’étudiant

  • Inscriptions :

Vérifier, corriger et valider les dossiers d’inscription ainsi que les données saisies par l’étudiant inscrit via le Web, réclamer les pièces manquantes

Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié

Editer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant 

Etablir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l’étudiant pour se connecter aux applications de l’université

Renseigner les étudiants concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d’assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc…)

  • Gérer les demandes de transfert inter-université :

Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi,

Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier,

Respecter le circuit de signature

  • Traiter les conventions de stage selon les procédures définies :

Veiller au respect de la réglementation en vigueur

Assurer le suivi des conventions

Assurer l’information des étudiants ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques et le service de prévention

Respecter le circuit de signature

  • Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes 
  • Diplômes/certifications/attestations de réussite :

Assurer l’interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central…),

Assurer l’ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage

3- Participation à l’ensemble des activités de la structure

  • Participer à la campagne d’inscription administrative
  • Renseigner des tableaux de bord
  • Participer aux réunions réseau
  • Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
  • Assurer des remplacements en cas d’absences de gestionnaires

4- Participation aux opérations collectives de la structure, notamment :  

  • Cérémonies de remise de diplômes
  • Journées portes ouvertes et autres manifestations

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université 
  • Connaître la réglementation en matière de scolarité
  • Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 
  • Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

  • Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l’établissement
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer 
  • Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
  • Travailler en équipe
  • Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les
  • interlocuteurs internes et externes 
  • Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine
  • Respecter les délais

Savoir-être :

  • Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
  • Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
  • Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
  • Capacité à assurer la continuité du service
  • Devoir de réserve impératif

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Pour postuler, merci de vous connecter à l'URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/y7q05avw38gkae3g7i