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Gestionnaire de scolarité doctorat H/F

Article publié le 19 septembre 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : le 19/10/2022

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Localisation
    GIF-SUR-YVETTE

Description du poste

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay – Faculté des Sciences Service Etudes Doctorales de la Faculté des Sciences

Géographique : Maison du doctorat de l’université Paris-Saclay, 2ème étage, aile Ouest, de l’ENS Paris-Saclay – 4 avenue des sciences, 91190 Gif-Sur-Yvette

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le doctorat de l’Université Paris-Saclay, c’est 4 000 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.

L’activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 21 écoles doctorales chargée d’organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d’accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.

Le Service des Etudes Doctorales de la Faculté des Sciences a en charge la gestion des dossiers des étudiants en thèse.

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service études doctorales de l’UFR des Sciences, le-la gestionnaire de la scolarité contribue aux activités, assure la gestion administrative des doctorants, assure une veille réglementaire et met en place les procédures administratives

Missions

Missions principales de l’agent :

  • Gérer les inscriptions administratives des doctorants
  • Accueillir et informer les doctorants, ainsi que leurs encadrants ;
  • Accueillir et informer les directeurs et assistant.e.s des écoles doctorales, les responsables d’axe
  • Participer à l'instruction de dossiers ;
  • Suivre les dossiers administratifs des doctorants, relancer les interlocuteurs concernés ;
  • Appliquer la règlementation et les procédures relatives aux inscriptions en doctorat ;
  • Informer les assistant.e.s pédagogiques sur les procédures à suivre
  • Système d’information : Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données (mise à jour des informations sur ADUM, assistance de base pour l’utilisation du système d’information).
  • Gérer les soutenances des doctorants en lien avec les écoles doctorales
  • Vérifier, corriger les dossiers des soutenances
  • Rassembler et vérifier les documents post-soutenance (PV, rapport final etc…)
  • Fiabiliser les données des doctorants dans la plateforme ADUM
  • Accueil physique des docteurs sur rendez-vous pour la remise des diplômes
  • Mettre en œuvre et tenir à jour classement, l’archivage des dossiers des docteur.e.s

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de la réglementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
  • Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales

 

Savoir-faire :

  • Bureautique (Word, Excel, web)
  • Anglais : savoir se faire comprendre au quotidien à l’oral et à l’écrit
  • Savoir appliquer des procédures et des règles
  • Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir concevoir et rédiger les messages dans un style adapté
  • Connaissance basique des CMS et des réseaux sociaux

 

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en réseau
  • Excellent relationnel
  • Forte capacité d’autonomie
  • Confidentialité
  • Diplomatie
  • Créativité

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 65 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Modalités pour postuler

Pour postuler, merci de vous connecter à l'URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/f2c89ubc879u7hs1rh