Gestionnaire de scolarité des examens

Article publié le 28 janvier 2020 , mis à jour le 03 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 06/07/2020

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ATRF

    BAP : J

  • Localisation
    Kremlin Bicêtre

Description du poste

Adjoint en gestion administrative

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine Paris-Saclay  est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle Forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

  • 7000 étudiants
  • 300 enseignants-chercheurs
  • 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose 3 MASTERS, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation 

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)

L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) -

L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)

Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 23 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 2 UMS, 1 LabEX…

 

Missions de la structure :

Le service de la scolarité composé de 16 agents a différentes missions :

  • Il organise les enseignements, les examens ainsi que les choix des stages hospitaliers. Ce qui implique une étroite relation avec les enseignants.
  • Il gère le suivi administratif de la scolarité des étudiants, de la finalisation de leur inscription administrative jusqu’à l’édition de leur diplôme.

Il accueille et informe les étudiants

 

Missions de l’agent :

Au sein du large Service des Etudes et de la Vie Etude de la faculté de médecine Paris Sud, l'adjoint en gestion administrative est l'interface entre le chef de service et les usagers. Il gère les examens du 1er et 2ème cycle des études médicales ainsi que des 4 années des études de Kinésithérapie. Il assure également la gestion de la cellule tutorat pour les étudiants du 2ème cycle des études

 

Missions principales

  • Gestion et suivi des examens des études médicales de la 2ème à la 6ème année des études médicales
  • Préparation des sujets et liste émargement des étudiants en kinésithérapie
  • Organisation des contrôles continus
  • Préparation des sujets d'examens
  • Préparation des délibérations
  • Report des notes dans APOGEE
  • Elaboration et mise à disposition des relevés de notes, attestations de réussite et diplômes
  • Référent SIDES (plate-forme examens tablettes numériques)
  • Participation aux ECNi
  • Mise en place des groupes de tutorat

Gestion des transferts sortant Etudes Médicales

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaitre la réglementation en vigueur du secteur des examens notamment le contentieux
  • Connaitre la réglementation dans le domaine de la formation doctorale
  • Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

Savoir-faire :

  • Maîtriser les outils informatiques courants (Excel, Word, courrier électronique)
  • Utiliser les outils informatiques spécifiques du domaine scolarité (APOGEE, SIDES)
  • Savoir planifier les activités et savoir faire face aux situations d'urgence
  • Gérer un système de classement et d'archivage
  • Participer aux diverses enquêtes

Savoir-être :

  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir travailler en équipe
  • Posséder de solides qualités relationnelles
  • Etre réactif et savoir établir les priorités dans l'urgence
  • Prendre en  compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Astreintes éventuelles

Les évènements spécifiques au Service des Etudes et de la Vie Etudiante tels que les périodes d'examens et du concours de l'internat (ECNi) peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures récupérée au cour de l'année.

Encadrement : NON-OUI                                          Conduite de projet : NON-OUI 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à :

Nadia.ould-younes@universite-paris-saclay.fr

Jeremy.jacquemet@universite-paris-saclay.fr