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Gestionnaire administratif.ve & qualité H/F

Article publié le 21 juin 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi
  • Profil recherché

    BAC à BAC +3, idéalement titulaire d’une licence professionnelle management de la qualité du service ou Gestion et administration GEA ou expérience équivalente

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le rôle d’un service de formation continue (FC) est d’informer et accompagner toute personne motivée par un projet d’évolution ou de reconversion professionnelle : salarié d’une entreprise ou de la fonction publique, personne en recherche d’emploi, jeune adulte ou retraité, le service FC & VAE de la faculté des sciences d’Orsay aide tout candidat dans sa reprise d’études pour l’acquisition d’un diplôme universitaire reconnu, dans la reconnaissance de son expérience personnelle et professionnelle par la validation de ses acquis, ou dans le développement de son savoir-faire par la réalisation de stages courts de formation.

Son activité est engagée dans une démarche qualité et d’exigences réglementaires certifiées Qualiopi.

Le service s’organise autour de plusieurs pôles d’activités : les formations en sciences de la vision et optométrie ; le diplôme d’accès aux études scientifiques universitaires, le pôle de validation des acquis, la reprise d’études pour l’obtention d’un diplôme national, les diplômes d’université ouverts à la formation continue et la gestion des stages de formation courtes non diplômants.

Le poste proposé est transversal à toutes ces activités.

Missions

Contribuer à l’amélioration de l’affichage de l’offre de formation du service et à l’information des candidats à la FC

  • Renseigner ou actualiser la plateforme numérique de recensement de l’offre de formation EDOF & DOKELIO
  • Renseigner les plateformes numériques de nos partenaires socio-professionnels facilitant la reprise d’études ou la VAE : KAIROS de Pôle emploi ; Plateformes de subventions régionales ou nationales
  • Contribuer à l’actualisation de l’affichage de l’offre sur le site web du service
  • Recenser, accueillir et inscrire les candidats aux réunions d’informations mensuelles du service de formation continue & VAE.
  • Renseigner les autorisations d’inscription.

Contribuer à l’amélioration continue du service par le suivi du référentiel QUALIOPI

  • Recenser, élaborer et mettre à jour les documents d’usage interne au service
  • Vérifier et mettre à jour le tableau de bord global des activités du service FC et de celles du pôle VAE
  • Recenser, élaborer et mettre à jour les documents informatifs pédagogiques ou administratifs et destinés aux candidats
  • Surveiller et déployer le suivi des indicateurs qualité à l’ensemble des formations recourant aux activités de FC & VAE de la faculté des sciences 
  • Assister aux réunions qualité
  • Préparer et participer aux audits internes et externes en coordination avec le service Qualité de l’Université Paris Saclay 
  • Mettre à jour le tableau de bord de suivi des actions d’amélioration et des réclamations,
  • Reprendre et analyser les enquêtes de satisfaction du service.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Procédures Qualité
  • Dispositifs et procédures spécifiques aux financements des projets de formation (CPF ; aides régionales…)

Savoir-faire :

  • Excellentes qualités orthographiques et rédactionnelles
  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir communiquer et informer
  • Maitriser l’environnement numérique de travail partagé
  • Maitriser les techniques bureautique d’élaboration de documents (Word , Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat, logiciel de traitement d’images, logiciel de réalisation d’enquêtes)

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Aptitude à communiquer et bon sens relationnel
  • Rigueur et fiabilité

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles , d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français . Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Modalités pour postuler

Pour postuler merci de vous connecter au lien URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/1s4pcu52mujjrrwup9