Gestionnaire administratif(ve) de formation

Article publié le 13 octobre 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 31 octobre 2020

    Poste à pourvoir le plus rapidement possible 

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : Tech

    BAP : J

    CDD jusqu’à fin 2021

  • Localisation
    ORSAY UFR Sciences

Description du poste

Contexte : L’accès aux études de santé (deuxième année des études de médecine, de pharmacie, d’odontologie et de maïeutique) se faisait jusqu’à présent à partir d’une seule voie d’accès standardisée, la PACES. La réforme déployée depuis septembre 2020 est une évolution majeure qui multiplie les voies d’accès avec des parcours mixtes combinant formation en santé et formation disciplinaire dans des domaines variés (droit, économie, psychologie, sport, sciences…) qui sont dispensés dans plusieurs composantes voir plusieurs universités. Les licences accès santé sont de nouveaux parcours qui s’appuient sur les licences en ajoutant des enseignements « mineures santé » à acquérir en 1 à 3 ans. L’entrée dans les études de santé se fait via plusieurs concours spécifiques.

 

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la faculté des Sciences de l’Université Paris-Saclay, la division des formations coordonne les enseignements assurés par les départements de la faculté et propose des services d’appui aux formations. Elle comporte actuellement un pôle dédié au suivi administratif et pédagogique de la PASS, première année de l’accès aux études de santé en lien avec les facultés de Pharmacie et de Médecine. 

La personne recrutée sera positionnée au sein de la division des formations en lien avec le pôle accès santé et le pôle licence L1-L2. Elle assurera la gestion du secrétariat administratif et pédagogique associé aux filières LAS qui à ce jour se décompose de la manière suivante : 4 parcours de L1 et 3 parcours de L2 à la faculté des Sciences, 1 parcours de L1 à la faculté DEG et 3 parcours de L1 à l’université de Nanterre. En 2021, s’ouvriront au moins 7 parcours de L2 supplémentaires.

 

Missions

Missions principales :

Accueillir et informer les étudiants

  • Sur le suivi de l’évolution de leur candidature, sur les avis des jurys relatifs à leur recrutement ou non, ceci par la connaissance des procès-verbaux de recrutement donnés par les responsables d’éléments de formation
  • Sur le planning des enseignements, y compris celui des journées de rentrée
  • Sur le planning des examens
  • Participer aux journées et actions de communication sur la formation

 

Participer à l’organisation fonctionnelle des formations administrées

  • Assurer la diffusion (et la compréhension) des renseignements, avant la rentrée universitaire, sur la structure des formations (maquettes), sur les modalités de contrôle des connaissances, sur la composition et la tenue des comités de recrutement…
  • Réserver les salles d’enseignement et d’examen pour les unités d’enseignement sous sa responsabilité
  • S’assurer de la convocation aux examens des étudiants pour les unités d’enseignement dispensées dans les formations administrées
  • Prendre une part active à l’organisation des réunions annuelles des équipes de formation / pédagogique (rédaction des compte-rendu et relevés de décisions)
  • Collecter les évaluations des unités d’enseignement dans son domaine de gestion
  • Participer à l’organisation, déroulement et traitement du concours accès santé LAS

 

Mettre en œuvre les procédures pour traiter des informations d’ordre pédagogique et administratif

  • Avoir une compréhension précise du parcours pédagogique de chaque étudiant et une connaissance fine de leur dossier universitaire
  • Collecter les notes de la mineure santé et établir les PV en préparation des sessions de concours
  • Tenir à jour toutes les listes de « diffusion » nécessaires à la communication interne et externe
  • Alimenter le système d’information et contribuer à sa fiabilisation
  • Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ou attestations de réussite
  • Renseigner des tableaux de bords ou enquêtes

 

Alimenter les bases de données, les enquêtes

  • Suivre les cohortes en terme de devenir des étudiants
  • Collecter les informations en vue de répondre aux enquêtes

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale des textes législatifs et règlementaires relatifs à l’enseignement supérieur, à la scolarité et aux examens
  • Technologies de l’information et de la communication (TIC)
  • Outils numériques de la formation
  • Techniques de présentation écrite et orale

 

Savoir-faire :

  • Rédiger des rapports et des documents
  • Accompagner et conseiller
  • Élaborer des éléments de langage
  • Compléter des tableaux de bord
  • Organiser et planifier le travail
  • Hiérarchiser les priorités
  • Travailler en collaboration avec des interlocuteurs variés (interne, externe, personnel administratif ou enseignant…)
  • S’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes

 

Savoir-être :

  • Rigueur, fiabilité, confidentialité
  • Réactivité
  • Sens de l’organisation et de l’autonomie
  • Sens relationnel
  • Capacité à assurer ou organiser la continuité de service

Conditions particulières d’exercice :

Ce poste s’intègre dans un schéma organisationnel de mutualisation entre services au sein de la Division des Formations.

Poste lié au calendrier universitaire, aux contraintes des campagnes d’inscription administrative et du concours ainsi que des périodes de congés collectives.

Disponibilité requise- contraintes horaires liées aux variations d’activités du service.

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : NON                                       

Conduite de projet : NON

 

en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

 

Modalités pour postuler

Envoyer CV et lettre de motivation à :  division.formation@universite-paris-saclay.fr

Copie à : Loreynne Pinsard-Gaudart , vice-doyenne formation, loreynne.pinsard-gaudart@universite-paris-saclay.fr