Gestionnaire administratif(ve) de formation

Article publié le 28 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 23/08/2020

    Date de prise de fonction : 01/09/2020

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ATRF

  • Localisation
    UFR Sciences Division des formations et de la pédagogie

Description du poste

Mission et positionnement de l’agent :

Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie et sous l’autorité hiérarchique des directeurs d’études, l’agent assurera la gestion d’un secrétariat de formation de 2ème année de licence en collaboration étroite avec la direction de la division. Il a un rôle d’appui administratif aux formations.

Missions

Activités principales de l’agent :

 

Accueil et information

  • Assurer l'accueil et l'information des usagers de l’établissement. Identifier les étudiants en difficulté pour les orienter vers les directeurs d'études ou les services adéquats
  • Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
  • Être l’interface des étudiants et enseignants en assurant une permanence d’accueil et faire le lien avec les autres services ou secrétariats, notamment la Scolarité Licences-Masters
  • Diffuser de manière ciblée les informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables (par voie d’affichage ou dématérialisée)

 

Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys

  • Gérer l’espace de travail numérique dédié à la formation : Alimenter le système d’information lié à la scolarité (Apogée) et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats…
  • Assurer le suivi du contrôle d’assiduité (en particulier des boursiers) et alerter les directeurs d’études si nécessaire
  • Assurer le suivi des étudiants bénéficiant d’un aménagement d’études en lien notamment avec le service central Handicap et Études
  • Gérer, mettre à jour les emplois du temps et réserver les salles, amphis etc. selon les procédures
  • Assurer la gestion des polycopiés
  • Aider à la constitution des groupes en fonction des choix d’options des étudiants
  • Gérer les procédures administratives liées aux stages : vérification des fiches de validation et des conventions de stage, de la présence de tous les documents requis, gestion et suivi des dossiers. Mise à jour de la base de données des services d'accueil dans l’outil P-Stage.
  • Assurer la gestion organisationnelle des examens et celle de la consultation des copies
  • Préparer les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury…
  • Organiser la consultation des résultats par les étudiants
  • Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l’année

 

Participation à l’ensemble des activités de la structure 

  • Participer aux activités liées aux campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques
  • Participer aux réunions réseau
  • Renseigner des tableaux de bord, notamment concernant les taux de réussite aux différentes sessions
  • Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

 

Participation aux opérations collectives de la structure, notamment : 

  • Election des représentants Etudiants, journées portes ouvertes et autres manifestations
  • Et de manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante. 
  •  

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) :

Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens mais aussi lié aux périodes de congés collectives obligatoires.

Les modalités à respecter sont définies chaque année dans le projet de service de la Division des Formations et de la Pédagogie.

Les fiches de poste sont susceptibles d’être modifiées notamment au moment des entretiens professionnels.

Encadrement : NON                                          Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C

Conduite de projet : NON

Compétences

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université 

Connaître la réglementation en matière de scolarité

Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 

Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation et respecter les procédures 

Rechercher l’information, la vérifier et la classer 

Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter et répondre aux demandes

Travailler en équipe

Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes 

Utiliser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine : Apogée, Dokéos, E-Campus, E-candidat…

Respecter les délais

Savoir-être :

Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation

Savoir être rigoureux, discret, ponctuel

Avoir le sens du relationnel et de l’accueil

Capacité à assurer la continuité du service

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à la Division des Formations et de la Pédagogie par courriel :

division-formations.sciences@universite-paris-saclay.fr