Gestionnaire administratif(ve)

Article publié le 28 juillet 2020 , mis à jour le 28 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 15 août 2020

    Date de prise de fonction : 01/09/2020

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : TCH

    BAP : J

  • Localisation
    UFR Sciences

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique : Secrétariat pédagogique du Master MEEF (METIERS DE L'ENSEIGNEMENT, DE L'EDUCATION ET DE LA FORMATION) Second Degré Parcours PCL  Mathématiques, et de l’AEU (Attestation d’Enseignement Universitaire) parcours Mathématiques (environ 70 étudiants). Secrétariat du L3 Mathématiques de l’école universitaire (60 étudiants) dont un des débouchés principaux est le master MEEF.

L’agent est placé sous la responsabilité directe des enseignants responsables de cette formation. Il fait partie du pôle Enseignement du Département de Mathématiques d’Orsay constitué au total de 6 personnes.

 

Missions

Missions principales de l’agent :

•               Accueil et information des étudiants et des enseignants (trois publics d’étudiants : les étudiants en première année M1, ceux en deuxième année M2 et ceux en AEU parcours Mathématiques (ce sont des fonctionnaires stagiaires) et du L3EU).

•               Interface entre les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs

•               Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs (par affichage, messagerie électronique, en utilisant la plateforme eCampus)

•               Lien avec les services de scolarité gérant les certifications C2I2e

•               Mise au point des plannings d’enseignement, organisation des examens, réunions et conférences

•               Préparation des délibérations et saisie des notes sur sur le logiciel de scolarité Apogée

•               Contact avec les établissements scolaires pour la mise en stage et le suivi des stages des étudiants, conventions de stage

•               Contact avec le Service de Formation des Enseignant (Faculté des Sciences d'Orsay), l’INSPE (Saint-Germain en Laye) et son Pôle Paris-Saclay.

•               Gestion des tirages des polycopiés et photocopies nécessaires pour les formations

•               Gestion des dossiers d’inscription, saisie des résultats sur e-candidat

•               Mise à jour des pages internet (université et département de mathématiques) de la formation

•               Création et gestion d’une base de données pour assurer le suivi des cohortes d’étudiants et le suivi des tuteurs au cours des années

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie, …)
  • Connaissance des logiciels spécialisés Apogée (gestion des notes) et eCampus (échanges d’informations pédagogiques), éventuellement après formation
  • Notions de base en compréhension et expression écrite et orale en anglais.

Savoir-faire :

  • Qualités d'organisation et d'autonomie,
  • Savoir hiérarchiser les tâches et gérer les flux d’informations en provenance et à destination d’interlocuteurs multiples.
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

  • Dynamisme, goût des relations avec le public
  • Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : frederic.menous@universite-paris-saclay.fr