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Gestionnaire administratif H/F

Article publié le 13 juin 2022 , mis à jour le 13 juin 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date de prise de fonction : 01/09/2022

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps: TECH

    BAP : J - Gestion et pilotage

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

L’agent sera affecté au Service des Affaires Générales.

Les activités du service s’articulent autour de plusieurs axes :

  • Affaires juridiques et précontentieux : gestion des conventions et des contrats, questions relatives aux affaires statutaires, élections, tarifs
  • Planning des salles : gestion du planning des réservations de salles pour les enseignements et les examens, et hors enseignement
  • Suivi du marché de nettoyage.

Missions

1) Plannings hors enseignement

  • Etablir les accords de prêts de salles à titre gratuit ou payant, les diffuser et effectuer les réservations correspondantes sur le logiciel CELCAT
  • Vérifier les conditions d’organisation matérielle des manifestations – s’assurer de la mobilisation de moyens supplémentaires le cas échéant
  • En lien avec le service Hygiène et Sécurité du Travail et avec le service Sûreté et Protection, s’assurer du respect des exigences en termes de sécurité et de sûreté en fonction de la nature et du dimensionnement de la manifestation

2) Marché de nettoyage pour le campus Bures-Orsay-Gif

  • Réceptionner les demandes de prestations exceptionnelles, demander les devis au prestataire en lui communiquant toutes les informations nécessaires, vérifier leur conformité au regard du marché en cours, suivre le circuit de validation et s’assurer de la bonne mise en place
  • Etre le relais de communication entre le prestataire, les bénéficiaires de la prestation et les acteurs gestionnaires du marché – notamment en participant aux réunions hebdomadaires
  • Effectuer des visites de terrain avec l’agent en charge des contrôles
  • En lien avec l’agent en charge du contrôle des prestations sur site, se tenir informé du suivi général du marché de nettoyage pour éventuellement pouvoir prendre ponctuellement le relais sur la gestion des réclamations des usagers
  • Mettre à jour les éléments de référence (bâtiments, surfaces…) sur les fichiers Excel
  • A la rentrée 2022 : prendre connaissance du nouveau marché de nettoyage (cahier des charges largement modifié par rapport au précédent) et, à partir de sa mise en place au 1er octobre 2022, épauler l’agent en charge de son suivi sur le terrain à s’approprier les conséquences de ses nouvelles modalités

3) Elections

Participer à l’organisation des élections au sein de la Faculté en lien avec la Direction des affaires juridiques et institutionnelles et notamment, pour les élections concernant les instances de la Faculté : définir le calendrier, établir les listes électorales, contrôler les candidatures, gérer la mise en place des bureaux de vote, suivre les opérations et participer au dépouillement.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Etre à l’aise avec l’écrit (rédaction de rapports et compte-rendus)
  • Connaître le fonctionnement d’une université
  • Posséder des connaissances juridiques en droit public
  • Savoir solliciter d’autres services, chercher des informations

Savoir-faire :

  • Maîtriser les outils bureautiques (messagerie, Excel, Word)
  • Appliquer les procédures
  • Travailler en équipe
  • Gérer les priorités
  • Respecter les calendriers
  • Rendre compte
  • Connaître le logiciel CELCAT serait un plus

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Rigueur
  • Sens relationnel
  • Sens du service public

Conditions particulières d’exercice :

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Pour en savoir plus :

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles , d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français . Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation via : https://jobaffinity.fr/apply/bkiac9d9ueblapwriq