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Gestionnaire administratif H/F

Article publié le 07 juin 2022 , mis à jour le 07 juin 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date de prise de fonction attendue : Dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : ITRF ou AENES

    BAP : J

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle / Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Etudiant.

Missions

Le gestionnaire administratif H/F apporte un appui aux activités du pôle dans le domaine de la formation continue, la validation des acquis et de l’apprentissage.

Il est placé sous l’autorité du responsable de pôle.

Il a en charge plus particulièrement de la formation continue, la validation des acquis, l’apprentissage mais peut être amené à travailler ponctuellement sur toutes les thématiques concernées par la Direction (événementiel notamment).

  • Participation à la gestion des tâches de secrétariat (gestion des boites mail et courriers) et traitement /diffusion des informations au niveau des composantes 
  • Gestion des formations FC portées par la direction
  • Suivi des outils de la formation professionnelle (FC VAE Apprentissage) et mise à jour des données en lien avec les correspondants sur ces sujets dans les composantes.  
  • Compilation, consolidation et contrôle des données pour les enquêtes ministérielles ou internes relatives à la formation professionnelle.
  • Participation à la préparation des réunions en interne/externe, participer à des groupes de travail thématiques en interne ou avec des partenaires externes et à des évènements en lien avec les missions du pôle
  • Participation à la liaison avec les composantes et les partenaires de la formation professionnelle
  • Travail en lien avec le qualiticien à la démarche qualité (consolidation des tableaux de bord, des bases de données, mise à jour de logigrammes…) et à la mise en place de processus et procédures.
  • Mise à jour et traitement des documents ou de supports (courriers, modèles, plaquettes, insertions, sites internet…) en lien avec le pôle appui à l’évènementiel 

Ces missions sont menées en équipe (direction, chef de pôle, équipe du pôles- Interactions avec les réseaux des services apprentissage, FC et les entités de l’Université).

L’agent peut être amené à travailler en soirée (présentation, JPO) et quelques samedis par an.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Savoir mettre en forme des documents administratifs et techniques et en vérifier la conformité
  • Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

  • Utiliser les logiciels courants de bureautiques (Word, Excel), de messagerie électronique, de site internet et les logiciels métiers spécifiques à l'établissement (Formatic, Dokelio, … )
  • Gérer les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Savoir rechercher l'information, la vérifier, la diffuser de façon ciblée, la classer
  • Savoir rendre compte
  • Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation

Savoir-être :

  • Organisation 
  • Rigueur, fiabilité
  • Sens du relationnel 
  • Autonomie 
  • Avoir le sens du service 
  • Faire preuve d’adaptation 
  • Aptitude au travail en équipe

Conditions particulières d’exercice :

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
  • Encadrement : NON
  • Conduite de projet : OUI

Pour en savoir plus :

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation via : https://jobaffinity.fr/apply/z7l467kdla93fqlunx