Directeur(rice) Administratif(ve) Adjoint(e) de la Division des Formations H/F

Article publié le 02 avril 2021
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature :  30/04/2021

     

    Date de prise de fonction :  1er JUILLET  2021

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’études ou attaché

BAP : J - Gestion et pilotage

Affectation :

Administrative : Université Paris-Saclay – UFR Sciences – Division des Formations

Géographique : 91 – Orsay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Division des Formations et de la Pédagogie de la Faculté des Sciences est une structure soutien aux activités de formation initiale de la Faculté des Sciences d’Orsay au niveau Licence et Master, soit près de 10000 étudiants. Elle est en charge des inscriptions administratives de l’ensemble des étudiants, des secrétariats pédagogiques et administratifs des niveaux L1 et L2, de la logistique d’une centaine d’amphithéâtres et de salles mutualisées et prend en charge les projets transverses aux départements de discipline ainsi que les échanges avec la direction de la formation et de la réussite, service central de l’université. 

La Division des Formations et de la Pédagogie est conjointement dirigée par un-e directeur-trice (vice-doyen-ne) et par une directrice administrative.

Le-la directeur-trice administratif-ve adjoint-e est rattaché-e à la directrice administrative et l’assiste dans sa fonction.

Missions

Missions principales de l’agent :

  • Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels de la structure
  • Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels (y compris financiers) nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
  • Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
  • Remplir un rôle d’information et conseil auprès des services et usagers
  • Piloter des dossiers techniques, organisationnels, ou transversaux
  • Veiller à la carrière des agents
  • Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
  • Préparer les contrats et les conventions et suivre leur mise en application
  • Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
  • Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité

Environnement et contexte de travail :

L’activité s’exerce au sein de la Division des Formations rattaché à l’UFR Sciences, situé sur le campus d’Orsay (91).

Le poste exige une capacité à s’adapter et à gérer les situations d’urgence notamment en ce qui concerne la fonction Logistique.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaître le fonctionnement des EPSCP
  • Connaître les dispositifs et les structures en lien avec l’offre de formation ;
  • Savoir animer une équipe ; 
  • Maîtriser les techniques de communication écrites et orales ;
  • Savoir faire preuve de capacités d’analyse et de projection ;
  • Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes ;
  • S’avoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmettre ses connaissances ;
  • Savoir exercer une fonction de veille ;
  • Savoir conduire un projet, participer aux projets et groupes de travail transversaux ;
  • Savoir déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord.

Savoir-faire :

  • Planifier son activité ;
  • Savoir conduire des réunions ;
  • Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités ;
  • Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation.

Savoir-être :

  • Avoir une capacité d’écoute ;
  • Faire preuve de rigueur et de méthode ; 
  • Sens du relationnel ;
  • Aptitude au travail en équipe ;
  • Capacité à assurer la continuité du service.

 

Conditions particulières d'exercice

Encadrement : OUI             Nb agents encadrés par catégorie : 2 A – 8 B – 25 C

Conduite de projet : OUI

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Laurence Mouchard et Cindy Menchez