Assistant(e) polyvalent(e) pour les services des affaires générales, hygiène et sécurité et technique immobilier

Article publié le 24 juillet 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature :  6 septembre 2020

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ITRF  

    BAP : J

    Si contractuel : CDD jusqu’au 31 décembre 2020 renouvelable               

    Rémunération : entre 1578€ et 1636€ bruts selon profil du candidat

  • Localisation
    UFR Pharmacie

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service des Affaires générales assure le soutien logistique à l'ensemble des services administratifs, d'enseignement et de recherche. Il assure le service intérieur de l’UFR. Il gère les achats de l’ensemble des fonctions soutiens et supports de la Faculté. Le service est également en charge de gérer les demandes d’événements organisés par les associations étudiantes.

L‘assistant/e est hiérarchiquement rattaché à la responsable du service des affaires générales.

 

Missions

Missions principales :

  • Assurer le secrétariat du service des Affaires générales
  • Exécuter les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure
  • Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la structure
  • Participer à l’activité du secrétariat mutualisé des 3 services logistiques. 

Plus précisément, l’assistant/e pourra se voir confier des dossiers concernant plusieurs secteurs :

Secteur administratif et logistique :

- suivre les congés et des formations des agents du service, des activités des différents agents pour information de la DDGS

- effectuer toute tâche inhérente à un secrétariat dont les convocations, la rédaction de compte rendus, les prises de rendez-vous et la gestion des agendas, etc.

- gérer les demandes de badges de l’UFR selon le protocole en vigueur

- gérer l’application Abyla pour le service et la répartition entre gestionnaires

- gérer les demandes d’ordre de mission et d’autorisation de véhicule, transmettre les ordres de mission

- être la personne référente pour les cartes IZLY en lien avec le CROUS.

 

Secteur financier :

-  recenser les besoins en achats pour le service

- établir les propositions de commandes après mise en concurrence des fournisseurs quelle que soit la procédure

- suivre les commandes et les livraisons en lien avec le service financier de l’UFR et alimenter les tableaux Excel afférents

-organiser et gérer le magasin de fournitures de l’UFR.

 

Associations étudiantes :

L’assistant/e  a en outre la mission de gérer les demandes d’événements organisés par les associations étudiantes :

- gérer les conventions d’activités exceptionnelles (demande d’occupation des locaux par les associations pour leurs événements).

- mettre en ligne les dossiers FSDIE.

 

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d’élaboration de document
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

  • Accueillir et prendre les messages
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

  • Travailler en autonomie, en faisant preuve de discernement et en sachant rendre compte à sa hiérarchie
  • Faire preuve de capacités d’analyse
  • Etre réactif
  • Savoir gérer ses priorités et son temps

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :Mme Sylvie ETIEMBLE, Déléguée de la Directrice Générale des Services

Par Courriel : ddgs.pharmacie@universite-paris-saclay.fr