Assistant(e) gestionnaire de l'Ecole universitaire de 1er cycle Paris-Saclay

Article publié le 10 septembre 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 28 septembre 2020

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : T

    BAP : J

    CDD 18 mois

  • Niveau d'études
    Niveau De Formation Et Expérience Requis Diplôme requis : Bac à Bac +2, formation en secrétariat, gestion administrative

Description du poste

Mission du service :

Un des objectifs de l’université Paris-Saclay porte sur la création de l’Ecole universitaire de premier cycle de Paris-Saclay (EUPSaclay) dont la mission est de proposer un premier cycle rénové et exigeant ouvert à la diversité des aspirations étudiantes, et conforme à la mission de service public, tout en restant connecté à l’université de recherche.

L’EUPSaclay est l’école de l’université qui porte tous les types de diplômes de licence, licences professionnelles, DUT et DEUST et diplômes de type DU et formations paramédicales.

Dans ce cadre, l’EUPSaclay constitue une structure totalement innovante qui permet de faire le lien entre l’ambition d’excellence qui prévaut à l’université Paris-Saclay et la formation de plus grand nombre, les étudiants pouvant décider de se former au niveau licence ou de continuer en master, voir doctorat.

 

Affecté.e à l’EUPSaclay sous la responsabilité de la directrice administrative et financière, l'assistant-e en gestion administrative contribue à l'organisation des activités et au suivi des projets portés par le directeur, les directeurs adjoints et chargés de mission de l’EUPSaclay. Il/elle assure de façon autonome, des travaux de secrétariat et d'assistance à la direction de l’EUPSaclay, de soutien à la gestion administrative et financière et apporte un soutien logistique aux membres de la direction.

 

Missions

Mission du service :

Un des objectifs de l’université Paris-Saclay porte sur la création de l’Ecole universitaire de premier cycle de Paris-Saclay (EUPSaclay) dont la mission est de proposer un premier cycle rénové et exigeant ouvert à la diversité des aspirations étudiantes, et conforme à la mission de service public, tout en restant connecté à l’université de recherche.

L’EUPSaclay est l’école de l’université qui porte tous les types de diplômes de licence, licences professionnelles, DUT et DEUST et diplômes de type DU et formations paramédicales.

Dans ce cadre, l’EUPSaclay constitue une structure totalement innovante qui permet de faire le lien entre l’ambition d’excellence qui prévaut à l’université Paris-Saclay et la formation de plus grand nombre, les étudiants pouvant décider de se former au niveau licence ou de continuer en master, voir doctorat.

 

Affecté.e à l’EUPSaclay sous la responsabilité de la directrice administrative et financière, l'assistant-e en gestion administrative contribue à l'organisation des activités et au suivi des projets portés par le directeur, les directeurs adjoints et chargés de mission de l’EUPSaclay. Il/elle assure de façon autonome, des travaux de secrétariat et d'assistance à la direction de l’EUPSaclay, de soutien à la gestion administrative et financière et apporte un soutien logistique aux membres de la direction.

 

Missions de l’agent :

- Assurer le secrétariat : gestion des agendas, aide à la logistique (fournitures, courrier, …)
- Organiser des réunions, assurer leur suivi : programmation, réservation, devis, demande d’achat...
- Assurer la circulation de l'information au sein de l’EUPSaclay
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.

- Assistance aux missionnaires pour toutes les démarches administratives préalables à la mission
- Mettre en place un classement efficient destiné à faciliter la collecte des informations lors de l'établissement des demandes d’achat et mission

- Contrôler les états de frais et les pièces justificatives pour autoriser la demande de liquidation,

- Participer à l'alimentation d'outils de pilotage

- Contribuer à la répartition du budget de la direction selon les centres de dépenses,

- Suivre l'exécution des différents centres de dépenses par type de dépenses ou d'opérations

 

Compétences

Savoir :
- Savoir organiser, mettre à jour et classifier des documents de gestion financière
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
- Connaître le fonctionnement d'un EPST
- Organiser la circulation de l'information en interne et en externe
- Notions d'anglais


Savoir-faire :

- Respecter les circuits administratifs et les procédures
- Planifier ses activités, gérer les priorités et les aléas
- Savoir travailler en collaboration
- Savoir analyser et synthétiser les informations
- Utiliser les fonctionnalités d'un tableur
- Respecter la confidentialité
- Rendre compte de son activité
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion.
- Communiquer avec les usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de l'établissement et avec des structures externes.


Aptitudes et qualités :

- Sens de l'organisation et de la méthode
- Sens du service
- Aptitude à travailler en équipe
- Grande capacité d'adaptation
- Respect de la hiérarchie
- Rigueur
- Esprit d'initiative

 

en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : NON                                       Conduite de projet : NON

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à :

direction.ecole-1cycle@universite-paris-saclay.fr