Assistant.e en gestion administrative à la maison du Doctorat

Article publié le 16 novembre 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 05/12/2020

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : A (ASI)

    BAP : J

Description du poste

MISSION DU SERVICE / POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE : 

Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance. Appui aux écoles doctorales. Interface avec les écoles doctorales, les graduate schools, les services des ressources humaines et de la vie étudiante, la bibliothèque ainsi que les autres services de l’Université Paris-Saclay.

Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance

Missions

MISSIONS PRINCIPALES DE L’AGENT :

 Gestion administrative scolarité: 

  • Assurer au quotidien l’accueil des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dansleurs différentes démarches administratives
  • Assurer l’interface entre les doctorants, les directeurs de thèses, les laboratoires de recherche et les différents services administratifs 
  • Gestion des procédures dématérialisées de l’école doctorale dans l’application de gestionetcontrôle de la qualité des données 
  • Constitution des dossiers d’inscription et de soutenance et notamment vérification de lacomplétude et de la conformité des dossiers pour prise de décision par la direction de l’écoledoctorale
  • Gestion du parapheur numérique
  • Inscription et Gestion des paiements des droits d’inscription, reporting comptable quotidien 
  •  

Gestion administrative école doctorale:

  • Gestion du conseil de l’école doctorale et notamment calendrier, logistique, ordre du jour etcompte rendu du conseil
  • Gestion du concours de l’école doctorale : collecte des projets doctoraux, collecte desdossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys
  • Support sur les enquêtes relatives aux doctorants et docteurs (notamment enquêtes ministérielles)
  • Suivi du devenir des docteurs et suivi du réseau des anciens (alumni)
  • Mise à jour du site web de l’école doctorale
  • Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils et concours de l’Ecole Doctorale
  • Support pour l’organisation des formations de l’école doctorale: gestion des intervenants, organisation logistique, gestion des inscriptions des doctorants
  • Suivi du budget de l’école doctorale et de son exécution, gestion des dépenses de l’ED.
  • Organisation de la journée d’accueil de l’Ecole Doctorale ou d’autres évènements concourant à l’animation de l’école doctorale.

Compétences

Connaissance, savoir : 

Connaitre le fonctionnement de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur serait un plus

Parfaite aisance dans les outils bureautiques courants

Pratique de langues étrangères : anglais souhaité

 

Savoir-faire : 

Appliquer la réglementation et respecter les procédures

Gérer la confidentialité des informations et des données

Rendre compte

 

Savoir-être :

Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité) 

Sens du travail en équipe

Autonomie et sens de l’organisation 

Adaptabilité et polyvalence

Gestion des priorités

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : 

Astreintes possible

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : /NON                                       

Conduite de projet : NON

 [DC1]Ce n’est pas à proprement parlé de la conduite de projet

en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à: 

Hamida.muller@universite-paris-saclay.fr

Copie : recrutement.drh@universite-paris-saclay.fr