Assistant(e) de la direction du service des études et de la vie étudiante

Article publié le 28 janvier 2020 , mis à jour le 29 janvier 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 20/02/2020

    Date de prise de fonction : dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : C

    Corps : ATRF

    BAP : J

  • Localisation
    Administrative : Université Paris-Saclay – Faculté de médecine – Kremlin Bicêtre Géographique : Université Paris-Saclay – Faculté de médecine – Kremlin Bicêtre

Description du poste

Adjoint en gestion administrative

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine Paris-Sacaly est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle Forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

  • 7000 étudiants
  • 300 enseignants-chercheurs
  • 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose 3 MASTERS, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation 

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)

L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) -

L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)

Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 23 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 2 UMS, 1 LabEX…

 

Missions de la structure :

Le service de la scolarité composé de 16 agents a différentes missions :

  • Il organise les enseignements, les examens ainsi que les choix des stages hospitaliers. Ce qui implique une étroite relation avec les enseignants.
  • Il gère le suivi administratif de la scolarité des étudiants, de la finalisation de leur inscription administrative jusqu’à l’édition de leur diplôme.
  • Il accueille et informe les étudiants.

 

Activités principales :

Au sein du large Service des Etudes et de la Vie Etude de la faculté de médecine Paris Sud, l’Assistante de direction assure le secrétariat de la direction du SEVE :

  • Accueil en téléphonique et présentiel des étudiants et enseignants
  • Tri et distribution du courrier
  • Suivi administratif des gestionnaires du SEVE (gestion des absences et congés, gestion des contrats des surveillants d'examens)
  • Aide à la préparation des dossiers traités dans les différentes commissions
  • Collecte et suivi des dossiers de césure et CESP
  • Aide au pilotage pour l'évolution de l'offre de formation (mise à jour des fiches pédagogiques)
  • Appui administratif aux référents pédagogiques (prise de rendez-vous avec les représentants étudiants)
  • Recrutement des surveillants d’examen
  • Suivi des appels d’offre à projets pédagogiques

Relation avec les services de la faculté.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale de l'enseignement supérieur
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)

Savoir-faire :

  • Savoir accueillir, informer et orienter les usagers et personnels de la structure
  • Savoir planifier les activités et savoir faire face aux situations d'urgence
  • Savoir restituer et transmettre l'information
  • Travailler en équipe
  • Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-être :

  • Etre disponible, dynamique et à l'écoute des interlocuteurs
  • Etre réactif
  • Etre autonome
  • Faire preuve d'une bonne capacité d'adaptation

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : NON

Les évènements spécifiques au Service des Etudes et de la Vie Etudiante tels que les périodes d'examens et du concours de l'internat (ECNI) peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures récupérée au cour de l'année.

Encadrement : NON-

 Conduite de projet : NON-OUI 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à :

Nadia.ould-younes@universite–paris-saclay.fr

Et jeremy.jacquemet@universite–paris-saclay.fr