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Assistant.e de direction pour la Maison Du Doctorat H/F

Article publié le 04 juillet 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Poste à pourvoir : Dès que possible

     

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : TECH

    BAP : J - Gestion et pilotage

  • Rémunération
    Selon expérience
  • Localisation
    Campus Orsay plateau

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La maison du doctorat a pour mission de mettre en œuvre la politique de formation doctorale de l’Université Paris-Saclay et contribuer à augmenter la visibilité et l’attractivité du Doctorat.

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la maison du doctorat, l’assistant.e de direction de la Maison du Doctorat assure des tâches polyvalentes d’assistante pour la direction de la Maison du Doctorat et la gestion administrative et logistique.

Missions

Missions principales de l’agent :  

Gestion administrative

  • Traitement et suivi du courrier et archivage des documents
  • Accueil et installation des arrivants
  • Gestion des agendas, accueillir les usagers, suivre les demandes
  • Accueil physique des docteurs sur rendez-vous pour la remise des diplômes et pour les orienter
  • Assurer la gestion et le suivi de la production des cartes étudiant et la transmission aux écoles doctorales et mise à jour dans le système d’information Doctorat (ADUM)
  • Préparation des conseils et des réunions de la Maison du Doctorat
  • Rédaction des comptes rendu
  • Mettre en œuvre et tenir à jour classement, l’archivage des dossiers des docteur.e.s
  • Participation à l’organisation des concours de recrutement des doctorants organisés ou coordonnés par la Maison du Doctorat, (collecte des projets doctoraux, collecte des dossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys). 

Gestion financière

  • Etablissement, suivi et contrôle des opérations comptables et financières
  • Organisation des déplacements et traitement des demandes et notes de frais de mission
  • Réalisation de tableaux de bord pour le suivi des dépenses
  • Gestion des différentes commandes (consultation du marché, demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi de la facturation) et suivi des stocks

Communication et la circulation de l’information

  • Informer les services de scolarité et des assistantes pédagogiques sur les procédures à suivre
  • Assurer l’interface entre les doctorants, les directeurs de thèse, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment).
  • Accueillir et informer les directeurs et assistants des écoles doctorales, les responsables d’axe.
  • Participer à l’organisation et l’animation des événements de la Maison du Doctorat (Forums, cérémonies, événements…)
  • Mise en ligne des formations, suivi et validation des inscriptions
  • Echange avec les formateurs et gestion de la logistique (réservation des salles pour les formations, feuilles d’émargement, commande de matériel, émission de bon de commande et traitement des factures…)
  • Production de statistiques sur les formations à partir de l’outil de gestion

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de la réglementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
  • Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales

Savoir-faire :

  • Bureautique (Word, Excel, web)
  • Anglais : savoir se faire comprendre au quotidien à l’oral et à l’écrit
  • Savoir appliquer des procédures et des règles
  • Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir concevoir et rédiger les messages dans un style adapté
  • Connaissance basique des CMS et des réseaux sociaux

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en réseau
  • Excellent relationnel
  • Forte capacité d’autonomie
  • Confidentialité
  • Diplomatie
  • Créativité

Conditions particulières d'exercice :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Astreintes éventuelles.

 

Encadrement : NON                                       

Conduite de projet : NON

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par courriel à Hamida MULLER, Directrice de la Maison Du Doctorat via le lien URL suivant :

https://jobaffinity.fr/apply/46uo499qaubmwy9m4j