Assistant(e) de Direction H/F

Article publié le 01 avril 2021
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 18/04/2021

    Date de prise de fonction : Dès que possible

  • Localisation
    ORSAY

Description du poste

Catégorie : B

Corps : Technicien(e)

BAP : J – Gestion et Pilotage

Affectation :

Administrative : Université Paris-Saclay, UFR Sciences, Division des Formations et de la Pédagogie

Géographique : Campus Vallée - Orsay

 

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l’entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

Placé sous l’autorité hiérarchique de la direction administrative, l’agent a pour mission la mise en œuvre des activités d'intérêt collectif de la Direction mais aussi d’assurer le secrétariat, l'assistance technique et logistique de la Direction enseignante et administrative.

L’agent travaille directement avec la Directrice Administrative, la Directrice Administrative Adjointe mais aussi avec les membres de l'équipe. Il prend particulièrement en charge les actes de gestion administrative liée aux domaines de la pédagogie et de la vie étudiante et peut être amené à intervenir dans d'autres domaines en fonction des besoins.

Missions principales de l’agent : 

1 – Secrétariat polyvalent :

  • Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), plannings, calendriers partagés
  • Accueillir et informer les personnels et les usagers
  • Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
  • Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
  • Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
  • Classement/Archivage

2 – Gestion administrative

  • Gestion des dossiers types « fraude en examen »
  • Réception et préparation des dossiers en lien avec les formations
  • Suivi de l’avancement des dossiers et relai d’information
  • Mise à jour et adaptation de la procédure en lien avec la Direction, la scolarité, la DFR et la DAJI
  • Gestion des conventions de formations dans le respect de la procédure interne à la composante

Relative à la vie étudiante :

  • Assurer en lien avec le chargé de mission de l’UFR, le Doyen de l’UFR et la DEVEC :
  • La gestion de la campagne « logement » à partir des quotas attribués par le CROUS : recenser les besoins des formations, organiser la répartition entre les formations et les remontées pour les campagnes d’admission
  • La gestion des attributions de logement via le GUPS
  • Répondre aux enquêtes du domaine, non spécifiques à la scolarité
  • Assurer la gestion des dossiers d’aides et vie étudiante en particulier pour le FSDIE et faire évoluer la procédure le cas échéant
  • S’impliquer dans la mise en place des dispositifs relatifs à la vie étudiante du type césure, service civique, engagement étudiant, étudiants ambassadeurs etc.
  • Mettre en place des enquêtes/sondages en utilisant notamment le logiciel SPHINX
  • Etablir des bilans des activités du domaine

3 – Gestion de dossiers techniques :

  • Communication/diffusion :
  • Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, listes Zimbra…)
    • Mise à jour du site internet et des pages Ecampus de la Division en lien avec la Direction, la scolarité et autres services
  • Correspondant Adonis : saisie et mise à jour des informations dans Adonis et lien avec le service RH

4 – Participation aux projets d’évolution technique et organisationnels de la structure

  • Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l’environnement, aux outils, aux procédures et circuits
  • Participer à l’accompagnement des nouveaux arrivants, les former sur les procédures mises en place
  • Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d’amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices

Véritable interface des différents interlocuteurs internes et externes, l'agent participe à l'organisation des manifestations organisées par la Division (participer à l'organisation de colloques) et au fonctionnement des différents services (participer aux JPO, concours PACES...)

 

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université 
  • Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 
  • Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
  • Respecter les dispositifs et procédures de l’établissement
  • Langue anglaise : B2 minimum souhaité

Savoir-faire :

  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer 
  • Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
  • Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes 
  • Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent est saisi
  • Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion (bureautique ou spécifiques au domaine tel que SPHINX et Apogée)
  • Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
  • Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...)
  • Savoir recueillir l’information, la présenter au supérieur hiérarchique et la diffuser

Savoir-être :

  • Savoir s'adapter à une Direction collégiale
  • Savoir travailler en équipe
  • Faire preuve d’organisation, d’autonomie, d’adaptation et d’anticipation
  • Rigueur (organisation et méthode, réponse adaptée à la demande)
  • Attrait pour des fonctions polyvalentes
  • Discrétion, réserve, ponctualité
  • Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
  • Capacité à assurer la continuité du service

 

Conditions particulières d’exercice

L'organisation du travail tient compte des nécessités liées aux besoins des enseignements et des périodes de congés collectives.

Les fiches de poste sont susceptibles d’être modifiées notamment au moment des entretiens professionnels.

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.

Télétravail possible sous certaines conditions.

Encadrement : NON

Conduite de projet : NON

Pour en savoir plus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Mme Menchez Cindy

par courriel : division-formations.sciences@universite-paris-saclay.fr