Assistant(e) de Direction

Article publié le 22 octobre 2020
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date limite de candidature : 6 décembre 2020

    Date de prise de fonction : immédiate

  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : ITRF –TCH

    BAP : J - Gestion et pilotage

Description du poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’UMR CNRS 8612 a pour objectif principal de concevoir de nouveaux systèmes pharmaceutiques pour la délivrance contrôlée et l’administration des médicaments. Elle développe particulièrement des nanomédicaments et des méthodes de diagnostic.

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice d’unité, l’agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif. 

 

Missions

Missions principales :

- secrétariat de la directrice et vice-directeur

- gestion de l’agenda et des déplacements de la directrice

- gestion et traitement du courrier de l’Unité (arrivée, départ)

- accueil et orientation des visiteurs et personnels de l’Unité

- communication et diffusion de l’information en interne et externe

- participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu- responsable de l’organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l’unité

- création, organisation et alimentation de bases de données internes à l’unité (excel, access, google drive…)

- veille sur les appels d’offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay

- accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l’Unité

- Gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunion, bilans, procès-verbaux…)

- coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d’activité de l’Unité

- rédaction des annexes de la demande d’évaluation du laboratoire

Compétences

 

Connaissance, savoir :

- connaissance générale sur l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l’Unité, de l’Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts serait un plus

- connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative

- connaissance générale des outils de communication actuels

Savoir-faire :

- Savoir exploiter les systèmes d’information 

- Maîtrise des outils bureautiques et des outils de réunion en distanciel

- Savoir planifier son activité et proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’Unité

- Excellent rédactionnel

Savoir-être : 

- esprit d’initiative

- autonomie

- sens de l’organisation

-  sens de l’accueil

- aptitude à la communication

- capacité de Travail en équipe

- discrétion

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Néant

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions

Encadrement : NON

Conduite de projet : NON

 

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :

Mme Myriam TAVERNA Directrice de l'UMR 8612 – IGPS UFR de Pharmacie par courriel : myriam.taverna@universite-paris-saclay.fr

ET

Mme Sylvie ZEMMOUR Administratrice de l'UMR 8612 – IGPS par courriel : 

sylvie.zemmour@universite-paris-saclay.fr