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Assistant en gestion administrative H/F

Article publié le 17 mai 2022 , mis à jour le 17 mai 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi
  • Profil recherché

    Catégorie : B

    Corps : Technicien

    BAP : J - Gestion et pilotage

  • Localisation
    Gif sur Yvette

Description du poste

Mission du service :

Rattachement à l’école doctorale avec un lien fonctionnel avec la Maison du Doctorat.

Gestion administrative de l’école doctorale.

Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance. Interface avec les unités de recherche rattachées à l’école doctorale, la graduate school BIOSPHERA, les services des ressources humaines et de la vie étudiante, la bibliothèque ainsi que les autres services de l’Université Paris-Saclay

Missions

Gestion administrative école doctorale :

En lien direct avec le directeur ou la directrice de l’école doctorale, l’agent aura en charge :

  • Assurer au quotidien l’accueil des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs différentes démarches administratives
  • Assurer l’interface entre les doctorants, le directeur/directrice de l’école doctorale, les directeurs/directrices adjoint.e.s de l’école doctorale, les directeurs/directrices de thèses, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment)
  • Gestion de l’instance de l’école doctorale (conseil de l’ED, autres comités) et notamment calendrier, logistique, ordre du jour et compte rendu
  • Gestion du concours de l’école doctorale : collecte des projets doctoraux, collecte des dossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys, gestion des résultats et de la communication aux candidats
  • Support sur les enquêtes relatives aux doctorants et docteurs (notamment enquêtes ministérielles)
  • Suivi du devenir des docteurs et suivi du réseau des anciens (alumni)
  • Mise à jour du site web de l’école doctorale
  • Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils et concours de l’ED
  • Support pour l’organisation des formations de l’école doctorale: gestion des intervenants, organisation logistique, gestion des inscriptions des doctorants
  • Veille administrative et mise en qualité des procédures internes à l’ED
  • Suivi du budget de l’école doctorale et de son exécution, gestion des dépenses de l’ED
  • Organisation de la journée d’accueil de l’Ecole Doctorale ou d’autres évènements concourant à l’animation de l’école doctorale tels que les « PhD days »

Gestion administrative scolarité :

  • Gérer les procédures dématérialisées (inscriptions, réinscription, soutenance) de l’école doctorale dans l’application de gestion ADUM et veiller à la qualité des données saisies
  • Organiser la gestion pédagogique et administrative des inscriptions dans la base ADUM :

- Constitution des dossiers d’inscription et vérification de la complétude et de la conformité des dossiers pour prise de décision par la direction de l’école doctorale

- Gestion du parapheur numérique

- Finalisation de l’inscription dans ADUM

  • Organiser la gestion administrative et pédagogique des soutenances dans la base ADUM :

- Vérification des données pédagogiques et administratives et vérification de la complétude et de la conformité des dossiers en vue de la soutenance pour prise de décision par la direction de l’école doctorale

- Organisation de la soutenance : réception des rapports préliminaires à la soutenance, envoi des convocations officielles et des ordres de missions aux membres du jury, vérification de la conformité des documents après soutenance et des dépôts légaux à la bibliothèque, validation des résultats dans la base ADUM en vue de la délivrance du diplôme

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
  • Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales
  • Anglais  (se faire comprendre à l’oral et à l’écrit)

Savoir-faire :

  • Appliquer la réglementation et respecter les procédures
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
  • Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)

Savoir-être :

  • Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)
  • Sens du travail en équipe
  • Sens important de l’organisation, de la gestion des priorités et forte capacité d’autonomie
  • Adaptabilité et polyvalence
  • Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité

Conditions particulières d’exercice :

  • Astreintes possible

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions
  • Encadrement : NON
  • Conduite de projet : OUI

Pour en savoir plus :

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail via : https://jobaffinity.fr/apply/e8udcbatiq0bgomysb