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Assistant en gestion administrative H/F

Article publié le 11 mai 2022
  • Type d'offre et durée du contrat
    Offres d’emploi

    Date de prise de poste : Dès que possible

  • Profil recherché

    Catégorie : A

    Corps : ASI - Assistant-ingénieur

    BAP : J – Gestion et Pilotage

  • Rémunération
    Selon expérience

Description du poste

Mission du service :

La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DiReV) a pour missions :

  • L’administration de la recherche et services transverses ;
  • L’accompagnement des unités de recherche dans leurs partenariats recherche publics et privés, nationaux et internationaux ;
  • Le soutien à la valorisation pour tous les scientifiques qui souhaitent contribuer à toutes les étapes de la chaine de l’innovation ;
  • L’ingénierie et la gestion financière.

Au sein de la DiReV, le Pôle Administration de la Recherche et Services Transverses (PAST) apporte une aide au pilotage de l’administration de la recherche : organisation des instances recherche telle que la Commission recherche et à mise en œuvre des décisions, suivi administratif des structures de recherche et des personnels scientifiques ; et fournit des services d’appui transverses : indicateurs, prospective, services numériques recherche.

L’agent est rattaché hiérarchiquement au Directeur-adjoint de la DiReV responsable du PAST.

 

Missions

Missions principales de l’agent

L’agent sera chargé de la coordination et de la réalisation des activités de gestion administrative du PAST.Dans ce cadre, l’agent sera amené à accomplir des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures afférentes à la DiReV. L’agent participera également à la conception et au suivi/contrôle des procédures de gestion du PAST.

L’agent réalisera également des activités pour l’appui à la Vice-Présidence « recherche » de l’Université Paris-Saclay.

Plus particulièrement, l’agent assurera la gestion des instances recherche de l’Université Paris-Saclay dont la commission de la recherche du conseil académique, en lien avec son Responsable de Pôle, la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles et la Vice-Présidence « recherche ».

L’agent aura les missions suivantes pour la gestion administrative du PAST :

  • Organisation, planification et suivi des activités du PAST
  • Gestion des conventions instruites par le PAST :
    • Instruction préliminaire pour identification du type de convention et collecte d’informations complémentaires auprès des partenaires
    • Respect du circuit de validation des documents
    • Mise à signature des documents, suivi des circuits de signature et relances associées
    • Référencement des conventions dans la base contrats
  • Gestion, traitement et optimisation des données :
    • Conception et mise à jour de tableaux de bord, mise en qualité des données et analyses
    • Organisation du classement des fonds documentaires et archivage des documents du PAST et de la vice-présidence « recherche »
  • Gestion des adresses génériques de messagerie du PAST, et des listes de diffusion du domaine « recherche »
  • Gestion des appels à projets internes de l’Université Paris-Saclay opérés par le PAST
  • Appui au suivi des structures de recherche, notamment accompagnement de l’évaluation HCERES
  • Appui à la préparation et au suivi du volet Recherche du contrat d’établissement

L’agent aura les missions suivantes pour l’appui à la vice-présidence « recherche »

    • Gestion de l’agenda des événements de la vice-présidence
    • Organisation de réunions et manifestations : réservation et préparation de salle, collecte et diffusion de documents, mise en place de visioconférences
    • Contribution à la réalisation et à la synthèse d'enquêtes et d’opérations de recueil d’informations auprès de partenaires
    • Préparation de dossiers et de supports de présentation en amont de réunions et retranscription des notes de séances sous forme de relevés ou compte rendus

L’agent interviendra en appui du responsable du Pôle PAST, en fonction des besoins.

 

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques de communication
  • Connaissance de la recherche académique et de son environnement
  • Connaissance de la structuration et du fonctionnement de l’université
  • Anglais parlé et écrit

Savoir-faire :

  • Réaliser des synthèses et rédiger des rapports
  • Concevoir des tableaux de bord
  • Connaître l’environnement bureautique et maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel – dont tableaux croisés dynamiques, PowerPoint, messagerie électronique)
  • Sens de l’organisation, ordonné, souci du détail
  • Forte capacité d’adaptation
  • Bonne capacité à savoir rechercher, vérifier et transmettre l’information

Savoir-être :

  • Discrétion et sens de la diplomatie
  • Capacité d’adaptation, d’anticipation et polyvalence
  • Rigueur et réactivité
  • Savoir faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité à travailler en équipe

Conditions particulières d'exercice :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : NON

Conduite de projet : OUI

Pour en savoir plus :

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Modalités pour postuler

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par courriel à Bruno BOST via le lien suivant :

https://jobaffinity.fr/apply/qnd4g4iksuftgz1tfv