Agent de scolarité en formation initiale H/F

Description du poste

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP : J

Affectation

Administrative : IUT de Sceaux – Service de la Scolarité

Géographique : 8 avenue Cauchy – 92330 SCEAUX

Missions

Missions principales de l’agent 

Accueil et information :

• Assure l'accueil et l'information des étudiants et des personnes extérieures (entreprises, parents, associations…)
• Répond aux demandes relatives au département (par téléphone, courrier et mail)
• Assure la liaison entre les étudiants, les intervenants extérieurs et l’équipe pédagogique.
• Assure l’affichage et la circulation des informations à destination des étudiants (absences, rattrapages, convocations, changements d'emploi du temps, de salle, etc…) via l’affichage et l’environnement numérique de travail

Liaison, suivi des dossiers et relations :

• Interface entre le chef de département, les responsables des études et le ou la responsable des stages
• Interlocuteur immédiat des étudiants, des personnels, des contacts extérieurs (parents, entreprise, associations…)
• Assure le suivi des emplois du temps, des réunions, des évaluations, des conventions de stage

Gestion administrative des absences:

• Etablit et actualise les feuilles d’appel pendant l’année
• Gère les relevés de présence des étudiants aux activités pédagogiques.
• Collecte les feuilles d’appel des enseignants et justificatifs d'absence des étudiants
• Met à jour le fichier des absences (justifiées et injustifiées) et transmet au directeur des études et au chef de département

Gestion pédagogique:

• Suit les inscriptions pédagogiques des étudiants et les dossiers d’inscription.
• Réserve les salles à la demande du directeur des études.
• Réalise l’extraction du fichier de saisie des notes, l’envoie aux enseignants, collecte les notes, édite et transmet aux enseignants pour pointage et vérification, importe les notes de toutes les matières dans le logiciel dédié
• Met à jour le fichier récapitulatif des notes et absences pour préparation du bilan pédagogique
• Prépare les documents relatifs aux bilans pédagogiques, jurys

Gestion des documents administratifs

• Saisit et met à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
• Saisit et  met  en  forme  des  documents  divers  (courriers,  rapports,…),  assure  leur reproduction et diffusion
• Collecte les documents administratifs et pédagogiques auprès des étudiants et des enseignants
• Envoie des courriers d'information, convocations., aux étudiants, entreprises, et enseignants.

Compétences

Connaissance, savoir :

• Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Enregistrer les messages
• Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel), Internet, courrier électronique

Savoir-faire :

• Respect des procédures et de la confidentialité des informations et des données
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
• Savoir rendre compte

Savoir-être :

• Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
• Rigueur,
• Respect des délais,
• Autonomie et organisation