Publiée le 4 novembre 2019
Postuler jusqu'au : 4 décembre 2019
Ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation AgroParisTech Campus de Paris Claude Bernard 16 rue Claude Bernard – 75005 Paris
 

N° du poste :
Catégorie : B

Classement du poste catégorie A : -
Groupe RIFSEEP SA et TFR : G3

Poste susceptible d’être vacant

Présentation de l’environnement professionnel

AgroParisTech, établissement d’enseignement supérieur et de recherche, conduit deux missions principales : la formation (ingénieurs, masters, docteurs et formation continue) et la production et diffusion de connaissances. AgroParisTech est implanté sur 8 centres dont 4 en Ile-de-France, 3 en région et 1 en Guyane. Le poste proposé est situé sur le centre AgroParisTech. Les quatre centres franciliens ont vocation à être regroupés à Palaiseau à l’horizon 2021.

Objectifs du poste

Sous l’autorité de la secrétaire générale, l’assistant(e) de direction participe et contribue à l’instruction des dossiers afférents au secrétariat général. En outre, elle participe et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale – secrétariat général (1 chef de cabinet et 2 secrétaires).

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter
Secrétariat du secrétariat général :
  • Tenue de l’agenda
  • Accueil physique et téléphonique
  • Organisation des réunions
  • Gestion (enregistrement, suivi) du courrier arrivée/départ ; transmission par courrier et/ou scan de divers documents à différents destinataires
  • Ventilation des parapheurs signés
  • Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de courriers, tableaux et documents divers pour la secrétaire générale
  • Préparation des ordres de mission permanents des personnels des services du secrétariat général
Gestion financière du secrétariat général :
  • contact avec les fournisseurs, demande de devis
  • saisie des bons de commande et des engagements juridiques, constatation du service fait : fournitures, déplacements (billets, hébergements et états de frais), traiteur … pour le secrétariat général et certains de ses services (directions des affaires financières, direction des ressources humaines, direction de l’immobilier et du patrimoine)
  • attestation pour frais de réception, certificats administratifs, liste des participants et suivi
  • suivi des dépenses annuelles du secrétariat général

Les missions ci-dessus sont mutualisées avec le secrétariat de la directrice générale adjointe, notamment pour assurer la continuité de service en cas d’absence de l’une des secrétaires.

Activités mutualisées avec le secrétariat de la direction générale :
  • contribution à l’organisation du conseil d’administration (3 à 4 par an)
  • gestion du planning de réservation des trois véhicules de service
  • gestion des réservations de la salle Delage et des salles de l’espace Dubos et studio Dubos (visio)
  • gestion des stocks de consommables informatiques, fournitures de bureau, cartes de visite …
Activités propres au secrétariat général :
  • contribution à l’organisation du comité Transverses : assister aux réunions et rédiger les relevés de décision et les comptes rendus (3 par an)
  • secrétariat administratif du CHSCT (comité hygiène sécurité et conditions de travail)
  • tenue de la « base conventions » interne
  • mise à la signature du directeur général les contrats R&D via la base « contrats R&D » en lien avec la direction de la recherche et de la valorisation
  • contribution à la mise en œuvre de l’archivage et accompagnement des services dans leur démarche d’archivage
Champ relationnel du poste

Ensemble des services et centres d’AgroParisTech
Fournisseurs
Contacts de la secrétaire générale (tutelle, partenaires…)

Compétences liées au poste
Savoirs
  • Maitriser les outils bureautiques et informatiques : word, excel, zimbra, sirepa, plateforme voyagiste
  • Maitriser les techniques de communication écrite et orale
  • Maîtriser les techniques de restitution et de transmission écrite et orale
  • Savoir rédiger des courriers
  • Avoir une connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche
Savoir-faire
  • Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur
  • Avoir des qualités relationnelles (sens de l’écoute et du dialogue)
  • Etre réactive et avoir un esprit d’initiative
  • Etre autonome
  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir hiérarchiser l’importance des dossiers à traiter
  • Capacité à gérer dans l’urgence
  • Respecter et faire respecter la confidentialité des informations

Personnes à contacter

Mme Christine JACQUEMIN, secrétaire générale
Tel. : 01.44.08.17.96
Mél : christine.jacquemin@agroaparistech

Mme Carole MARCHAL, direction des ressources humaines
Tel. : 01.44.08.72.05
Mél : carole.marchal@agroaparistech

 

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