Publiée le 2 mai 2018
Postuler jusqu'au : 31 mai 2018

Affectation/Service : Ecole Doctorale (ED) SHS

Engagement : Mise à disposition - contractuel

Catégorie : A – BAP J

Hiérarchie : Directeur (rice) de l’ED-SHS

Temps de travail : 100%

Date de prise de fonction : dans les meilleurs délais

Affectation : Sceaux puis Evry et/ou St-Aubin

DUT/BTS/Licence professionnelle : gestion administrative et financière

Expérience similaire appréciée

  • Connaître le fonctionnement de l'administration universitaire et de l'organisation des études doctorales
  • Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Avoir une bonne aptitude relationnelle avec le public étudiant et enseignant
  • Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
  • Planifier son activité et en rendre compte
  • Respecter les délais, la confidentialité
  • Travailler en équipe
  • Etre polyvalent

Assister le directeur de l’école doctorale dans ses missions et les directeurs de pôle sur l’ingénierie de la formation.

L’assistante de direction coordonnera et réalisera de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières de l’école doctorale.

La personne sera le relais de l’ED, auprès des services administratifs des différents établissements opérateur de l’ED. Elle assurera la coordination générale des activités des assistantes des pédagogique de l’ED SHS au sein des différents établissements et prendra en charge la communication de l’ED SHS sur le site web Saclay.

Activités principales du poste de direction de l’ED SHS

  • Animer le réseau des assistantes pédagogiques dans les pôles de l’ED : diffusion des informations, partage et explications des procédures Saclay, animation du site web, préparation et suivi des concours CD dans les pôles, concours IDI (gestion des candidatures)
  • Informer et orienter les demandes en provenance de différents acteurs possibles (assistantes des pôles, doctorants, directeurs des thèses, directeurs de labos, …)
  • Entretenir la base de données de l’ensemble de l’ED et faire de la veille pour alerter/aider les assistantes en cas de besoin
  • Organiser les évènements de l’ED, journée de l’ED, manifestations diverses
  • Entretenir régulièrement, en lien avec le chargé de mission communication de l’ED, le site web de l’ED
  • Organiser, ou coordonner en lien avec les assistantes des pôles, les Jurys d’admission de l’ED
  • Assistance pédagogique pour les missions de l’ED au niveau global (assistance aux chargés de mission, en particulier mise en place des formations, international et communication), consolidation des propositions de formation dans les pôles et gestion de l’offre de formations depuis ADUM.
  • Organiser les réunions générales de l’ED, fixer au plus tôt, les 3 conseils de l’ED, les réunions du bureau de l’année, assister la direction de l’ED pour le calage des dates et des réunions liées aux concours et aux comités de suivi pour les thèses qui le nécessitent.
  • Préparer et diffuser les compte rendus de réunion, conserver les documents
  • Collecter les données pour les enquêtes annuelles ou consolider les données fournies par les pôles ; établir les bilans.
  • Etablir les devis et préparer les bons de commande pour ce qui relève de l’ED, assister la direction de l’ED pour la préparation du budget et les bilans budgétaires.

Postuler

Envoyer un CV et une lettre de motivation par email (objet du mail : Assistante de l’ED-SHS) à universite-recrutements@universite-paris-saclay.fr