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Remise du procès-verbal de soutenance complété et du rapport de soutenance

A l'issue de la soutenance, le jury complète le procès-verbal et le rapport de soutenance de doctorat. Le président signe le procès-verbal de soutenance et le rapport de soutenance, l'ensemble des membres du jury présents à la soutenance, sauf le directeur de thèse puisqu’il ne prend pas part à la décision, le contresignent.

Si l’un des membres a participé à la soutenance par visioconférence, le président du Jury signe le procès-verbal et le rapport de soutenance au nom du membre non présent physiquement.

Si le jury demande au candidat d'effectuer des corrections majeures sur sa thèse, le président du jury complète et signe la lettre de désignation du membre du jury chargé de contrôler les modifications, la remet à ce membre du jury accompagnée de de l'attestation de vérification des corrections.

Délai : au plus tard, trois jours ouvrés après la soutenance

Le procès verbal de soutenance devra être retourné, complété, daté et signé, à la scolarité doctorale de l’établissement de préparation de la thèse, dans tous les cas au plus tard trois jours ouvrés après la soutenance. Si possible accompagné du rapport de soutenance.

Délai : au plus tard, un mois après la soutenance

Le rapport de soutenance devra être retourné, complété, daté et signé, à la scolarité doctorale de l’établissement de préparation de la thèse, si possible, en même temps que le procès verbal de soutenance, dans les trois jours ouvrés après la soutenance,  et, sinon, au plus tard un mois après la soutenance, séparément su procès verbal de soutenance.

Deuxième dépôt électronique,

Dans un délai de 3 mois maximum après la soutenance, (1 mois pour des corrections mineures laissées sous la responsabilité de l’auteur (le docteur) ou 3 mois pour des corrections majeures, demandées par le jury, effectuées par l’auteur et vérifiées par un membre désigné du jury).

Même si le jury n’a pas demandé de corrections et même si l’auteur n’a pas de corrections à apporter, ce second dépôt est, de toute façon, nécessaire pour préciser le nom du président du jury sur la page de couverture et y ajouter le numéro NNT.

Attention, si un des membres du jury, autre qu’un rapporteur, avait été absent le jour de la soutenance son nom ne devra pas apparaître dans la composition du jury.

Si le jury a demandé des corrections majeures de la thèse, le doctorant effectue les modifications et soumet la nouvelle version de sa thèse au membre du jury chargé de les contrôler. Celui-ci complète l'attestation de vérification des corrections majeures et la remet au doctorant.

Le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM la version définitive de sa thèse au format .PDF.

Si la version de diffusion est différente de la version d’archivage, le doctorant dépose également dans son espace personnel ADUM la version de diffusion électronique de sa thèse au format .PDF.

Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM l’attestation de 2nd dépôt électronique de la thèse et se charge d’obtenir la signature et le cachet du service documentaire en charge du dépôt des thèses, en présentant le procès-verbal de soutenance et le cas échéant l'attestation de vérification des corrections majeures.

Le doctorant télécharge dans son espace personnel ADUM le formulaire des « conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse », le remplit, en signe deux exemplaires originaux et les transmet pour signature au service documentaire en charge du dépôt des thèses.

Attestation de réussite

Dans un délai de 3 semaine maximum après le 2ème dépôt électronique

Le service de scolarité de l’établissement opérateur d’inscription délivre, aux doctorants qui en font la demande, une attestation de réussite au diplôme de doctorat, à condition que le doctorant fournisse :

  • l’attestation de 2ème dépôt électronique de la thèse et les « conditions de diffusion de sa thèse » datées et signées par le nouveau docteur.
  • la demande de fabrication de son diplôme, datée et signée par le doctorant,

Si des informations requises pour l’élaboration de son diplôme s’avéraient incorrectes, le nouveau docteur doit demander leur correction dans la base de données ADUM, au service de scolarité de son établissement opérateur d’inscription. Le doctorant édite, après correction, depuis ADUM, une nouvelle demande de fabrication de son diplôme. Ce point est essentiel : l’imprimerie nationale utilise la base de données ADUM pour élaborer les diplômes, il est impératif que les docteurs veillent à ce que les données disponibles dans ADUM soient bien exactes.

Diverses organisations (employeur, services d'immigration etc...) peuvent demander ultérieurement des attestations, sur leurs propres formulaires. Celles ci devront alors être demandées au service de scolarité doctorale de l’établissement opérateur d’inscription qui a suivi le docteutr pendant la préparation de sa thèse.