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Le directeur de thèse renseigne, sur l’interface en ligne de demande de cotutelle internationale de thèse, toutes les rubriques de la demande d’accord de cotutelle internationale de thèse.

Cette demande doit être faite, en ligne, via cette interface, dans tous les cas, y compris quand l'université étrangère se charge d'établir le texte de la convention. Le sujet de la thèse devra être fourni lors de la demande.

L’Université Paris-Saclay en tant que ComUE ne détient aucune propriété intellectuelle et n’impose aucune clause de confidentialité. Il est demandé de fournir une copie de tout accord, convention ou contrat déjà signé et comportant des clauses concernant le projet doctoral afin qu'il puisse en être tenu compte dans la négociation de l'accord de cotutelle (identifier les parties concernées, s’assurer de la cohérence entre le projet de convention de cotutelle et des accords déjà pris auparavant et, surtout, simplifier chaque fois que possible la rédaction de certaines parties en faisant simplement référence à ce qui a pu déjà être signé). Le directeur de thèse pourra télécharger, à l’aide l’interface en ligne, l’accord, la convention ou le contrat déjà signé qui comporterait, le cas échéant, des clauses portant sur ce doctorat.

Il est rappelé que seuls les projets doctoraux des candidats déjà admis à s'inscrire par l'école doctorale ou de doctorants déjà inscrits à UPSaclay peuvent faire l'objet d'une demande d'accord de cotutelle internationale de thèse.

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La demande est ensuite automatiquement envoyée par courriel

pour avis motivé (tenant lieu de signature, si avis favorable) :

  • au directeur de l’unité de recherche de rattachement du directeur de thèse,
  • au correspondant pour les accords de cotutelles internationales de thèse de l'école doctorale
  • au correspondant pour les accords de cotutelles internationales de thèse de l’établissement de l'Université Paris-Saclay où sera inscrit le doctorant,

pour information

  • aux personnes en charge des acccords de co-tutelles internationales de thèse au siège de l’Université Paris-Saclay.
  • au correspondant doctorat dans l'établissement hébergeant les locaux de l'unité de recherche d'accueil.

Il est demandé aux destinataires de vérifier la demande dans leur domaine de responsabilité et éventuellement d'apporter des précisions lorsque le directeur de thèse ne les a pas fournies et de donner promptement leur avis sur la demande aux personnes en charge des cotutelles internationales de thèse au siège de l’Université Paris-Saclay.

Par exemple :

  • Le directeur de l’unité de recherche d’accueil du doctorant est notamment invité à vérifier, selon les tutelles de son unité, si la convention de cotutelle internationale de thèse doit être vue ou signée par un autre établissement que l’établissement d’enseignement supérieur où sera inscrit le doctorant à l’Université Paris-Saclay.
  • Le correspondant cotutelle de l’établissement d’inscription est notamment invité à vérifier le calendrier de paiement des droits d’inscription entre les deux établissements ou les ressources dont pourra disposer le doctorant lors de son séjour en France.

Lors de cet envoi, le directeur de thèse qui a déposé la demande est invité à prendre des nouvelles de son dossier et à suivre l’avancement de celui-ci.

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Après réception des avis favorables, sauf si l’établissement partenaire à l’étranger souhaite s'en charger, le siège de l’Université Paris-Saclay initie et prépare le projet de convention de cotutelle internationale de thèse en lien avec le directeur de thèse et, si besoin, avec le ou les services juridiques des établissements co-contractants, par l’intermédiaire du correspondant cotutelle de l’établissement concerné.

Le siège de l'Université Paris-Saclay se mettra en contact avec le correspondant de l’établissement partenaire à l’étranger (s’il a été préalablement identifié dans la demande de cotutelle et si ce n’est pas le cas, UPSaclay identifie cette personne en lien avec le directeur de thèse à l’étranger) et se charge de la  négociation avec l’établissement étranger partenaire et les personnes / services concernées à l'Université Paris-Saclay ;

Si ces avis divergeaient, une commission issue du groupe des correspondants cotutelles et nommée par le président de l'Université Paris-Saclay, serait chargée d'examiner la demande et de se prononcer sur la suite à lui donner.

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Une fois que les négociations ont abouti et que toutes les parties concernées, ont approuvé le contenu et les termes du projet de convention, alors l’Université Paris-Saclay engage le circuit de signatures en accord avec l'établissement partenaire étranger. 

Accéder à l'interface de demande d'accord de cotutelle internationale de thèse

Les informations demandées sont toutes nécessaires pour finaliser un accord de cotutelle internationale de thèse. Si vous avez la possibilité de fournir toutes ces informations, l'accord pourra être mis en place dans les plus brefs délais.

Cependant, si vous n'avez pas certaines de ces informations ou si vous ne savez pas comment répondre à certaines questions, ne cherchez pas ces informations trop longtemps et ne restez surtout pas bloqués. Sauf s'il s'agit d'une réponse "obligatoire", il vous suffira d'indiquer que vous n'avez pas encore l'information demandée.

Nous pourrons préciser ces informations plus tard, soit en revenant vers vous par téléphone ou par courrier électronique, soit en nous adressant aux structures ou services concernés de l'Université Paris-Saclay et de l'université étrangère partenaire

Les contacts des correspondants pour les accords de cotutelle internationale de thèse à l'Université Paris-Saclay (siège de l'Université Paris-Saclay, écoles doctorales, établissements d'enseignement supérieurs membres ou partenaires) peuvent être trouvés ici. N'hésitez pas à les contacter, ils pourront vous aider.

Vous ne pourrez pas enregistrer les données en cours de saisies, il est conseillé de les conserver dans un fichier texte en parallèle au cas où vous seriez déconnectés.

Une fois que vous aurez complété la demande, vous devrez visualiser l'aperçu puis cliquer sur "soumettre" pour déposer la demande.

Vous recevrez alors un message d'accusé de réception à l'adresse mail que vous nous aurez fournie, vous informant de la suite donnée à votre dossier et récapitulant les éléments que vous avez fourni pour engager le travail de mise en place de l'accord de cotutelle.

Le directeur de votre unité de recherche (à l'adresse mail que vous avez fournie) ainsi que les correspondants cotutelle concernés au sein de l'Université Paris-Saclay recevront également un message dans lequel il leur sera demandé de donner un avis sur votre demande dans un délai de 15 jours, hors période de congés.