Prise de contact, logistique, confidentialité, 1er dépôt légal de la thèse

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Prise de contact, logistique, lieu de soutenance

Délai : au plus tard, 3 mois avant la soutenance

Le directeur de thèse prend contact avec l’école doctorale pour vérifier de manière informelle la conformité avec les règles en vigueur du choix des rapporteurs et de la composition prévisionnelle du Jury qu’il pressent. Le doctorant ou le directeur de thèse prend contact de manière informelle avec les rapporteurs et les membres du Jurys pressentis et fixe avec eux une date de soutenance prévisionnelle. Le directeur de thèse convient avec les membres du Jury pressentis et les rapporteurs des modalités de prise en charge des divers coûts liés à la participation aux Jurys.

Le doctorant, ou son directeur de thèse, réserve une salle pour la date prévisionnelle de la soutenance. Si la date de soutenance prévisionnelle est déplacée, il annule la première réservation et réserve la salle pour une nouvelle date. La salle réservée pour la soutenance doit permettre l’accueil du public (règles d’hygiène et sécurité) et être en accès libre sans restriction, sauf si une dérogation au caractère public de la soutenance a été accordée par le chef d’établissement.

La salle est, sauf exception, réservée dans les locaux de l’établissement de préparation de la thèse. Exceptionnellement, d’autres locaux, d’établissements membres ou associés de l’Université Paris-Saclay pour la formation doctorale, peuvent être retenus pour la soutenance, sous réserve de leur conformité (accueil du public, accès libre) et sous réserve d’accord préalable de l’établissement de l’Université Paris-Saclay accueillant la soutenance et de l’établissement de préparation de la thèse.

La soutenance pourra également avoir lieu dans des locaux d’établissements externes à l’Université Paris-Saclay, mais sous réserve d’un accord préalable formalisé du chef de l’établissement de préparation de la thèse et du responsable des locaux de l’établissement accueillant. Pour cela, une lettre motivant la demande, datée et signée du doctorant et de son directeur de thèse, devra être adressée au chef de l’établissement de préparation de la thèse, accompagnée d’un document faisant état de l’accord de l’établissement qui propose d’accueillir la soutenance.

De même, il est d’usage qu’un moment de convivialité fasse suite à la soutenance (cocktail…). Les locaux retenus pour cette réception devront être adaptés (règles d’hygiène et sécurité). Le doctorant devra veiller à l’état des locaux après la fin de la réception.

Déclenchement de la procédure dans Adum par le doctorant

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard 2 mois avant la date de soutenance :

Le doctorant initie dans ADUM la procédure de soutenance. Il complète son dossier ADUM en renseignant la rubrique consacrée à la soutenance : titre, mots-clés, date, lieu, confidentialité, rapporteurs, membres du jury, résumé.

Termine l’enregistrement en « Finalisant la procédure de demande de soutenance ». Cette action n’est possible que si tous les groupes de champs sont complets (champs obligatoires). Si des modifications s’avéraient nécessaires, l’école doctorale pourra autoriser la modification de la demande de soutenance.

Télécharge depuis son espace personnel ADUM le formulaire de désignation des rapporteurs, le formulaire de proposition de jury et le formulaire d’autorisation de soutenance, pré-remplis par ADUM.

Fait signer le formulaire de désignation des rapporteurs et le formulaire de proposition de jury par son directeur de thèse. Dépose à son cole doctorale le formulaire de désignation des rapporteurs, le formulaire de proposition de jury et le formulaire d’autorisation de soutenance.

Confidentialité

Délai : Au plus tard 3 mois avant la soutenance

Si la thèse présente un caractère confidentiel avéré (§ 2.3.4), une dérogation au caractère public de la soutenance (huis-clos) peut être demandée par le doctorant

  • au chef d’établissement,
  • après avis du directeur de thèse,
  • du directeur de l’unité de recherche,
  • et du directeur de l’école doctorale.

Les rapporteurs et les membres du Jury qui auront à connaître le contenu de la thèse, devront alors avoir établi et signé un accord de confidentialité avec l’établissement opérateur d’inscription et cela avant qu’un exemplaire de la thèse ne leur soit fourni.

Le public qui assistera à la soutenance devra avoir signé un accord de confidentialité avec l’établissement opérateur d’inscription avant d’être admis à entrer dans la salle ou se tiendra la soutenance le jour de la soutenance.

Dans ce cas, la diffusion de la thèse après la soutenance devra faire l’objet de restrictions. A cet effet, une copie des accords de confidentialité signés devra être fournie par l’établissement opérateur d’inscription au service documentaire de l’établissement en charge du dépôt légal des thèses.

Dépôt légal de la thèse – 1er dépôt

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard, un mois avant la date prévue de la soutenance, avant de mettre la thèse en circulation :

Le doctorant procède au dépôt électronique de sa thèse. Pour cela, le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM le fichier électronique de la thèse au format PDF. Attention : le CINES qui assure la conservation pérenne des thèses n’accepte plus les versions PDF antérieures à 1.4.

Le doctorant fournit dans ADUM les méta-données requises pour procéder au dépôt légal de sa thèse,

  • le titre de la thèse en anglais et en français,
  • le résumé en anglais et en français (4000 caractères maximum, espaces compris),
  • les mots-clés en anglais et en français,
  • le cas échéant, si la thèse n’est pas rédigée en français, un résumé substantiel en français, annexé à la thèse, dont la longueur et le format sont définis par chaque école doctorale, et qui reste compris entre 4000 caractères espaces compris et vingt (20) pages.

Le doctorant télécharge l’attestation de 1er dépôt de la thèse dans son espace personnel ADUM et la signe.

Le doctorant s’adresse au service de l’établissement opérateur d’inscription en charge du dépôt et du signalement des thèses (service documentaire des thèses ou doctoral) pour s’informer des modalités pratiques pour le dépôt des thèses dans l’établissement (prise de rendez-vous, documents particuliers etc.).

Le 1er dépôt de la thèse permet aussi d’informer le doctorant sur les questions liées aux droits et devoirs d’un auteur, sur le dépôt légal d’un ouvrage (la thèse) et sur sa diffusion électronique, sur la diffusion des données personnelles et sur d’autres questions liées au dépôt de la thèse et de prendre connaissance des conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse.

Le doctorant transmet, par e-mail, l’attestation scannée de 1er dépôt électronique de la thèse au service de scolarité doctorale de l’établissement.

Désignation et examen de la thèse par les rapporteurs

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard 2 mois avant la date de soutenance :

Le directeur de l’école doctorale propose deux rapporteurs extérieurs à l’établissement et à l’école doctorale, après avis du directeur de thèse. L’école doctorale vérifie que les rapporteurs envisagés respectent bien les critères définis.

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et après avoir fait le 1er dépôt légal :

Le doctorant adresse un exemplaire de sa thèse aux rapporteurs,

Si la soutenance fait l’objet d’une demande de dérogation au caractère public de la soutenance (huis-clos), la thèse n’est transmise aux rapporteurs que sous condition de signature des accords de confidentialité associés par toutes les parties.

Délai : Au plus tard 1 mois avant la date prévue de soutenance : Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits qu’ils envoient au directeur de l’école doctorale ; il est attendu des rapporteurs qu’ils donnent leur avis sans ambiguïté et que les rapports se concluent par un « avis favorable » ou  un « avis défavorable » à l'autorisation de soutenance.  Attention : selon la règlementation en vigueur un délai incompressible de 14 jours doit impérativement séparer la date de réception des rapports des rapporteurs de la date de soutenance.

 

Proposition de Jury

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance et au plus tard, un mois avant la date prévue de la soutenance, avant de mettre la thèse en circulation :

Si la thèse est rédigée dans une autre langue que le français ou l’anglais, les membres pressentis du Jury doivent déclarer (déclaration sur l’honneur datée et signée) qu’ils maîtrisent la langue de rédaction de la thèse et qu’ils acceptent d’examiner la thèse.

Attention : Le président du Jury sera désigné par le Jury, parmi les membres du Jury le jour de la soutenance.

Délai : 3 mois avant la date prévue de soutenance, après avoir fait le 1er dépôt légal.

Le doctorant envoie un exemplaire de sa thèse à chacun des membres du jury.

Si la soutenance fait l’objet d’une demande de dérogation au caractère public de la soutenance (huis-clos), la thèse n’est transmise aux membres du Jury que sous condition de signature des accords de confidentialité associés par toutes les parties.

Autorisation de soutenance

Délai : dès réception de l’avis du directeur de l’école doctorale, au vu des rapports des rapporteurs :

Le service de scolarité transmet le formulaire d’autorisation de soutenance au chef d’établissement accompagné des rapports des rapporteurs. Celui-ci précise la décision prise sur le formulaire et le signe.

L’annonce de la soutenance apparaît alors automatiquement dans l'agenda des soutenances à venir sur le site web de l’université Paris Saclay, celui de l'école doctorale et celui de l'établissement de préparation de la thèse.

Le service de scolarité adresse aux membres du jury la convocation officielle à la soutenance, précisant le lieu, la salle, la date et l’horaire de la soutenance, accompagnée de la copie des rapports des rapporteurs.

En complément de la convocation officielle, il appartient au doctorant et à son directeur de thèse de s’assurer que chacun des membres du jury dispose des informations sur la soutenance et a bien reçu la convocation officielle et la copie des rapports des rapporteurs.

Il est également de la responsabilité du doctorant et de son directeur de thèse de diffuser l’information sur la soutenance sur d’autres vecteurs d’informations.