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FAQ BiblioHAL / HAL

Questions sur BiblioHAL

BiblioHAL est une application qui récupère vos publications présentes sur différentes bases de données et va vous permettre de les pousser vers HAL en vous proposant d’ajouter le texte intégral (la version finale du manuscrit acceptée pour publication)
Concernant les versions acceptées pour le dépôt dans HAL, voici une page qui vous apportera les informations nécessaires ici.

HAL Paris-Saclay est l’archive institutionnelle de l’Université Paris Saclay et assure la visibilité mais aussi la conservation des travaux des chercheurs. Elle est organisée en collections de Graduate Schools et de laboratoires. Dans HAL, vous avez un bouton « Déposer » qui permet de déposer uniquement un document à la fois. BiblioHAL n’est pas une archive mais une application qui va vous permettre de déposer un grand nombre de vos publications en peu de temps, en les récupérant sur différentes bases de données. BiblioHAL vous facilite le dépôt et permet ainsi un gain de temps.

BiblioHAL est ouvert à tous les chercheurs affiliés à l’Université Paris-Saclay. Pour se connecter, il est nécessaire de renseigner un identifiant Orcid et un IdHAL car BiblioHAL est interconnecté avec ces deux bases de données. Pour se créer un Orcid vous pouvez vous rendre ici. Pour se créer un IDHAL, vous pouvez vous rendre ici. Attention, l’idHAL est un identifiant distinct de vos identifiants de connexion à votre compte HAL.

Les fichiers sont probablement en modération sur HAL par le  CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe). Ils seront vérifiés et transférés ensuite sur HAL. Si votre dépôt est bien en modération, vous recevrez un mail de HAL qui vous l’indique (ce mail a pour objet "votre nouveau dépôt" précédé de la référence). La modération des fichiers prend en général quelques jours. Si vos fichiers ne sont toujours pas visibles sur HAL après un mois, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse science.ouverte@universite-paris-saclay.fr

BiblioHAL s'appuie sur les DOI (Digital Object Identifier) pour repérer quelles publications sont déjà présentes dans HAL. Si vous avez un grand nombre de publications déposées dans HAL sans DOI, BiblioHAL ne pourra pas les identifier avec certitude et les fera apparaître dans l'onglet "non présent dans HAL". Nous vous conseillons alors de cocher la case "publications avec DOI seulement" pour limiter les risques de doublons lors de l'envoi vers HAL."

Le dépôt effectué via BiblioHAL répond aux mêmes règles qu’un dépôt classique sur HAL. La version que vous pouvez déposer est en la version finale du manuscrit acceptée pour publication (avant la mise en forme de l’éditeur). Voici une page qui vous apportera toutes les informations nécessaires ici.

À partir de 6 mois en STM et 12 mois en SHS (loi pour une république numérique) vous pouvez déposer votre fichier (version finale du manuscrit acceptée pour publication ) ou sans délai si le fichier est librement accessible sur le Web. Le site Sherpa Romeo vous permet de vérifier ces informations à partir de l’ISSN de la revue. 

BiblioHAL vous facilite le dépôt et permet un gain de temps en récupérant directement vos publications sur différentes bases. BiblioHAL vous indique les documents non déposés et les références des documents déjà présentes sur HAL (avec ou sans texte intégral). Ce nouveau mode de dépôt est particulièrement adapté pour déposer rapidement un nombre important de publications dans HAL. Bien sûr, vous pouvez toujours passer par le bouton « Déposer » de HAL, selon vos habitudes de dépôt antérieures.

Les deux, c’est mieux ! L’idHAL vous permettra de regrouper sur HAL les formes multiples de votre nom (liées aux différentes formes auteurs créées par d’éventuels co-auteurs qui ont déposé des publications auxquelles vous avez participées) et ainsi un gain de visibilité de vos publications sur HAL. Tandis qu’ORCID vous permettra d’obtenir des services supplémentaires (auprès d’éditeurs ou de plateformes tierces, ou bien en mettant votre institution comme « tiers de confiance »). De plus, ORCID Id permet une meilleure visibilité de vos travaux de recherche. C’est l’identifiant à privilégier car il est international et est utilisé par beaucoup d‘éditeurs, de bases de données et d’institutions. Ces deux identifiants sont nécessaires pour avoir accès au service proposé par BiblioHAL.

  • HAL
  • BiblioLabs : outil de bibliométrie interne à l'Université Paris -Saclay qui a comme source primaire différentes bases de données bibliométriques, dont Scopus
  • ORCID

Les fichiers sont probablement en modération par le Centre pour la Communication Scientifique Directe. Ils seront vérifiés et transférés ensuite sur HAL. Cependant, si vous n’avez pas reçu de mail de confirmation de la part de HAL, contactez-nous sur science.ouverte@universite-paris-saclay.fr.

Oui, pour les publications de la période où vous étiez affilié à l’université Paris-Saclay. BiblioHAL peut récupérer vos publications depuis 2009 sur les différentes sources moissonnées, et sans limite de temps sur HAL.

Oui. Le message de la modération vous sera envoyé, étant donné que vous êtes considéré comme auteur des publications déposées.

La taille limite des dépôts de fichiers sur BiblioHAL est la même que la taille limite de dépôt sur HAL, à savoir 200 Mo.

Pour des raisons de performance, les publications issues de BiblioLabs et Scopus ne sont pas prises en compte avant 2009. En revanche, les publications trouvées dans HAL sont prises en compte sans limite de date.

Questions sur HAL

En cas de perte de votre identifiant ou mot de passe HAL, des fonctions de récupération sont disponible sur la page de connexion de HAL : pour y accéder, cliquez sur « login oublié » ou « mot de passe oublié » selon votre situation.

Un compte HAL est un ensemble login-mot de passe permettant de vous connecter à HAL pour accéder aux services de dépôt et de gestion de HAL. Avoir un compte HAL ne signifie pas automatiquement avoir un idHAL. Votre idHAL est votre profil créé et géré par vous sur HAL : il regroupe les publications qui vous appartiennent et permet l’édition de votre CV HAL. Vous ne pouvez pas le créer sans avoir de compte HAL. Il permet également de rendre votre profil « validé ».

Vous ne pouvez créer un idHAL que si vous disposez d’un compte sur HAL. L’idHAL est nécessairement associé à un compte HAL. Les login et mot de passe sont toujours ceux du compte HAL.

Une page d’aide spécifique vous donne les informations utiles à la création de votre idHAL, vous y trouverez également les services associés (simplification du dépôt de publications, édition de CV HAL). En cas de doute n’hésitez pas à nous contacter : science.ouverte@universite-paris-saclay.fr

Lorsque vous êtes connecté sur HAL avec votre compte HAL, vous verrez apparaître en bas des pages de description des publications un bouton « demander la propriété ». Ce bouton vous permet de faire savoir au déposant que vous souhaitez, en tant que coauteur, avoir le droit de modifier le dépôt. Une fois que vous aurez la propriété du dépôt, vous pourrez modifier l’affiliation ou la forme auteur utilisées. Si vous n’obtenez pas de réponse vous pouvez contacter le référent recherche de votre laboratoire qui fera les modifications nécessaires.

Si un ancien laboratoire auquel vous étiez affilié n’existe plus et n’apparaît pas dans la liste des affiliations disponibles sur HAL, vous pouvez ou bien le créer lors du dépôt, auquel cas il apparaîtra en tant que structure non validée, ou bien demander à science.ouverte@universite-paris-saclay.fr que la structure soit créée et validée sur HAL. Certaines informations seront nécessaires à la création d’une structure dans HAL (dates d’existence, adresse etc.).

L’Université Paris-Saclay vous accompagne

Une question, une remarque sur HAL et/ou le portail de l’université ou encore sur l’application d’aide au dépôt « BiblioHAL » ?

Des bibliothécaires vous répondent à cette adresse : science.ouverte@universite-paris-saclay.fr