Published on13 December 2018
Apply until : 15 January 2019

Affectation/Service : Direction de la Formation Université Paris Saclay
Catégorie : A
Temps de travail : 100%
Affectation : Direction de la formation de l’Université Paris-Saclay
 

Contexte

La Communauté d’Universités et d’Etablissements (ComUE) « Université Paris-Saclay » a été créée fin décembre 2014. Elle fédère un potentiel scientifique exceptionnel de nature variée et complémentaire regroupant des universités, une école normale, des grandes écoles ainsi que des organismes de recherche. L’Université Paris-Saclay propose une offre de formation de niveau Master adossée à une recherche du plus haut niveau  international, bénéficiant de l’effort de mise en synergie des moyens et de l’attractivité des partenaires, et s’adressant à une population d’étudiants variée (plus de  9000 étudiants répartis dans plus de 500 M1 et M2) et désireuse d’accéder au plus haut degré de connaissance pour se voir ouvrir l’accès aux emplois de demain. Ces formations sont coordonnées thématiquement et scientifiquement au sein de 46 Mentions de Master, mises en œuvre par plusieurs établissements membres de l’UPSaclay, et plus globalement au sein des 8  Schools de l’Université Paris-Saclay.

Mission

Au sein de la direction de la formation, le ou la assistant(e) est l’un(e)) des deux personnes supports des responsables de School. Dans ce cadre, vous apporterez un appui administratif et organisationnel au school (préparation des Conseils de school, suivi et mise en oeuvre de projets soutenus par la school, suivi des actions initiées par le Conseil des Tutelles à mettre en oeuvre par la school, cérémonies de remise des diplômes, …)

Activités principales

Rattaché.e à la Responsable administrative de la Direction de la Formation de l’Université Paris-Saclay, le ou la assistant(e) assurera les missions suivantes pour 4 des schools:

  • Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution,  synthèse,  suivi, mise  à  jour  de fichier,…) ;
  • Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour ;
  • Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l’archivage, au classement des documents ;
  • Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles ;
  • Participer à l’organisation des réunions de school ;
  • Assister aux réunions de school et contribuer aux actions validées par ce conseil
  • Rédiger des notes et des relevés de décisions des actions à lancer pour la School suite au conseil des tutelles ;
  • Exécuter les opérations financières liées aux dépenses (sur le budget alloué au school) et assurer leur suivi.

Compétences

  • Bonnes connaissances du milieu académique et notamment de la formation
  • Bonne connaissance des outils de bureautique (word, excel, …)
  • Bonne connaissance de la langue anglaise (niveau B2)
  • Travailler en équipe ;
  • Réaliser des synthèses ;
  • Rédiger des rapports ou des documents ;
  • Concevoir des tableaux de bord ;
  • Notion des règles financières applicables aux établissements publics

Qualités requises

  • Savoir travailler de manière autonome
  • Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Etre rigoureux
  • Savoir gérer les priorités
  • Excellents contacts humains

Profil

Formation de niveau bac + 2 : assistant(e) de direction, assistant(e) administrative

 

Informations pratiques

Envoyer CV + lettre de motivation par email à : (objet du mail : « assistant(e) school »)

upsaclay-rh@universite-paris-saclay.fr
veronique.mathet@universite-paris-saclay.fr

Direction de la formation de l’Université Paris-Saclay