Published on10 December 2018
Apply until : 21 December 2018

Métier ou emploi type* : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel J2C46
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste 

Catégorie : Ingénieur d’études
Corps : Catégorie A
BAP : J – Gestion et pilotage

Affectation

Administrative : Direction Générale des Services – Université Paris-Sud

Missions

Au 1er janvier 2020, un niveau système d’information financier et comptable doit être mis en place pour tenir compte de la création d'un nouvel EPSCP « université Paris-Saclay » doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière. Cette structure sera issue essentiellement, en terme d'exécution budgétaire, du rapprochement de 2 entités, la COMUE et l'université Paris-Sud. La COMUE utilise actuellement le logiciel Cocktail, l'université Paris-Sud est déjà sur SIFAC et bénéficie de SIFAC DEMAT. La création de cette nouvelle structure juridique conduit à implanter une nouvelle instance de SIFAC en 2020.

Une deuxième étape du projet consistera à étudier la possibilité d’une consolidation des éléments financiers et comptables des établissements dotés d’une personnalité morale propre dans le SIFAC 202.

Enfin, l’intégration des universités d’Evry et de Versailles Saint Quentin constituera une troisième étape à organiser dans l’outil SIFAC.

L’ampleur et les ambitions de ce projet nécessitent le recrutement d'un chef de projet de niveau IE affecté à temps complet à cette tâche.

Le chef de projet sera placé au sein de la Direction Générale des services auprès de la directrice générale des services adjointe (DGSa). Il mènera la première partie de ce projet sous l’autorité hiérarchique de la DGSa et en liens très étroits avec la COMUE Paris-Saclay, la direction des achats, du budget et des Finances de l’Université Paris-Sud ainsi que l’Agence de Mutualisation des universités et Etablissement.

Le chef de projet pilotera le projet de déploiement du SIFAC 2020 puis son extension. Sa démarche s’inscrit dans une démarche projet de plusieurs années qu’il contribuera à mettre en place.

Les missions du chef de projet sont classiques :

  • Coordination du projet, articulation des différents temps et des différents partenaires
  • Formation de l’équipe et détermination des fonctions de chacun
  • Planification des tâches
  • Formalisation et rédaction du travail réalisé et des décisions.

Ses activités principales sont structurées en plusieurs temps :

- La phase de déploiement de la solution SIFAC et SIFAC DEMAT

  • la structuration du projet et la coordination de l’activité des différents services et directions de la COMUE et de l’université Paris-Sud en vue de l’implantation du nouvel outil
  • l’élaboration du plan d’actions commun mais aussi spécifique à chaque structure avant 2020 
  • le suivi des actions menées par chaque établissement pour assurer une bascule à SIFAC 2020 au 01/01/2020
  • la participation active aux décisions de paramétrage de l’outil (fichiers de personnalisation)

- Accompagnement de la phase de démarrage jusqu’en juin 2020

  • Participation aux différents choix en termes de paramétrage utilisateurs
  • Suivi de la mise en place des évolutions 
  • Diffusion de la documentation, rédaction des tutoriels et coordination des actions de formation 
  • Mise en place d'outils tiers de pilotage interconnectés.

- Consolidation des données

  • Etude des besoins de la nouvelle université
  • Travail d’élaboration d ‘un cahier des charges avec l’AMUE en vue de rendre possible cette consolidation dans l’outil SIFAC
  • Mise en place de l’outil

- L’intégration dans l’outil de nouvelles structures

  • Préparer et étudier les conséquences outils des intégrations
  • Conduite du projet d’intégration des nouvelles structures dans SIFAC


Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : pas de conditions particulières

Encadrement : NON                                                             Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C
Conduite de projet : OUI

Compétences

Connaissance, savoir 
  • Connaissance de la réglementation budgétaire et comptable appliquée aux universités
  • Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un EPSCP
  • Bonne connaissance de Business Object SIFAC souhaitée ou forte expérience dans les outils de traitements de données (ACCESS, BO…)
  • Maîtrise de Microsoft office
Savoir-faire 
  • Travailler en équipe
  • Savoir organiser et planifier ses activités
  • Qualités pédagogiques pour animer des groupes de travail ou des formations
  • Qualités rédactionnelles
Savoir-être
  • Aisance relationnelle, qualités de communication
  • Esprit d’initiative et d’autonomie
  • Rigueur et disponibilité
  • Esprit de synthèse et d’analyse

Informations pratiques

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : Direction Général des Services Université Paris Sud- Bâtiment 300, 15 rue George Clémenceau 91405 ORSAY Cedex

Ou par Courriel : dgs@u-psud.fr et ou par courriel : dgs@upsud.fr

copie secretariat.drh@u-psud.fr et universite-recrutements@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 21 décembre 2018

Date de prise de fonction :  1er janvier 2019

Campus d’Orsay - Bat 209 D – Ville d’Orsay