Published on4 December 2018
Apply until : 21 December 2018

Affectation/Service : Délégation générale/DGAAF
Catégorie : A administrative, attaché d’administration de l’Etat ou équivalent
Temps de travail : 100%
 

Contexte

La communauté d’universités et d’établissements (ComUE) Université Paris-Saclay, créé en 2015, est engagée, dans le cadre d’une IDEX, dans la construction au 1er janvier 2020 d’une université de rang international regroupant 14 établissements d’enseignement et de recherche parmi les plus prestigieux. Elle exécute directement ou pilote l’exécution de projets de dimension nationale ou internationale dans les domaines de,

  • L’enseignement supérieur et de la vie de campus
  • De la recherche
  • De l’innovation et des relations avec les entreprises

Dans ce cadre, la délégation générale doit, d’une part, assurer et développer la performance du soutien à l’activité et, d’autre part, préparer le transfert de son activité et à l’Université Paris-Saclay.

Pour ce faire, elle recrute un/une responsable du soutien à l’activité appelé à collaborer avec la responsable du soutien au fonctionnement déjà en place. Garant de la réussite de la mise en service du marché d’agence de voyage, il/elle devra faire preuve d’un sens développé de l’organisation et d’une aptitude à convaincre. Il est appelé à prendre des responsabilités croissantes en matière d’achats.

Fonctions

Le poste décrit relève principalement du domaine fonctionnel « Achats » : fonctions d’approvisionneu-r/se- achats évoluant vers celles d’acheteu-r/se et secondairement du domaine fonctionnel « technique, logistiques et maintenance ».

Missions

- Piloter la mise en production du marché d’hébergement et de transport :

  • Organisation de la fonction missions-déplacements
  • Paramétrage de l’outil
  • Relations avec le prestataire et le groupement d’achats
  • Formation et soutien des utilisateurs
  • Gestion administrative et financière du contrat

- Contribuer aux achats de toute nature en vue de satisfaire les besoins qualitatifs et quantitatifs des services et contribuer à la performance des achats et procéder aux achats simples :

  • Elaborer ou participer à l’élaboration des stratégies d’achat et les mettre en œuvre
  • Conduire ou participer aux procédures d’achat
  • Suivre l’exécution administrative et financière des contrats
  • Collaboration avec les services « achats » des autres établissements, notamment dans le cadre du partenariat en cours de définition avec l’Ecole CentraleSupelec
  • Archivage et transfert des contrats de la ComUE

- Suppléer la responsable du soutien au fonctionnement en son absence

  • Exécution budgétaire et comptable des crédits de la délégation générale
  • Fonctionnement général : courrier, gestion des moyens, supervision des prestataires de service
  • Gestion des bâtiments et des équipements
Profil

Niveau BAC+ 3/5 (niveau II -Licence professionnelle- à niveau 1 -master-)
Expérience impérative du fonctionnement d’un établissement public à caractère scientifique, culturel ou professionnel.

Connaissances

Règles du fonctionnement administratif public
Règles de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique
Secteur des transports et de l’hébergement

Savoir-faire

Conduite de projet
Paramétrage et utilisation de plateformes de services, notamment de commandes d’hébergement et de transport
Exécution des marchés publics, notamment des marchés de prestations d’agence de voyage
Passation de marchés publics (formation possible)

Qualités requises
  • Autonomie, sens de l’initiative et forte disponibilité en phase de lancement du marché d’agence de voyage
  • Esprit de synthèse, rigueur, sens de l’organisation
  • Esprit de service, capacité d’écoute et aptitude à la communication

Informations pratiques

Début de la mission : dès que possible

Envoyer CV + lettre de motivation par email à : (objet du mail : « responsable du soutien à l’activité »)
universite-recrutements@universite-paris-saclay.fr et remy.franco@universite-paris-saclay.fr

Université Paris-Saclay – Espace technologique – Bâtiment Discovery 91 190 Saint-Aubin